信息化给传统整理工作带来的变革

数字化技术正在深刻地影响和改变社会及人类的生活，它对档案行业所造成的改变更是革命性的: 数字化使得档案的信息属性、资源属性以及知识属性得到了淋漓尽致的彰显；数字化改变了档案机构的工作方式和管理理念；数字化改变了社会和民众对于档案机构的认识；数字化甚至改变了档案工作者对于这份职业的自我评价。

信息化条件下，档案工作的载体对象发生了变化，使得传统档案的载体形态开始向数字化形态过渡，档案管理的主要环境开始逐渐向数字环境迁移。因而档案工作的管理方法、管理理念、管理流程等多方面都发生了明显的变化。就档案整理这一专业领域而言，因数字化而发生的变革也是十分显著和深刻的。

在传统的纯手工整理档案阶段，档案整理的主要对象是实体档案，往往通过划分全宗、全宗内档案分类、组卷等方式，在对档案实体进行整序的同时又对档案信息(特别是隐含其中的历史联系) 进行了整序，并以全宗目录、案卷标题、卷内文件目录等形式将这一整理结果固定下来。但是这种手工整理方式难以解决档案实体单线排列与用户多角度利用档案信息需求之间的矛盾。当时为缓解这一矛盾，各档案馆能够采取的主要方法就是以手工抄写的方式将一套目录复制成多套，再分别排列组合，衍生成所谓的分类目录和主题目录，工作效率非常低。

２１ 世纪初计算机技术开始在档案系统得到运用，为解决档案实体单线排列与用户多角度利用档案信息需求之间的矛盾提供了可靠的技术支持。通过编制机读档案目录或检索工具，档案信息系统取得较大的自由度，其环境适应能力增强，从而满足多种利用的需求，大大方便了用户对档案信息的查询和利用，档案部门的信息服务水平也因此得到了很大的提高。不过，这一阶段的计算机技术对档案工作的影响只是局部的或者说是过渡性的，处于档案管理的自动化阶段。

档案部门开展大规模档案数字化以后，以计算机技术为基础，网络技术、数据库技术、海量存储技术、多媒体技术等为依托的智能控制日渐成为档案整理实践的重心，档案管理的现代化程度越来越高，促使档案整理发生了重大变革。档案信息整理的内涵日益丰富，档案信息处理的对象也因此转向了对电子信息的全面管理，实现了对档案信息组织的高度有序化和标准化。

信息化催生了新的档案业务工作模式——外包，各档案馆在基础整理工作中普遍地引进了外包服务，从社会化人力资源、技术资源以及智力资源中获得有利支持。近几年来，档案系统在推进馆藏档案数字化工作的过程中，将自身力量同社会力量相结合，普遍地采取了业务外包的方式，选择有一定经验和能力的专业公司来进行档案的数字化建设。档案部门将档案数字化外包之后，有效地弥补了人力资源和技术手段上的不足，对于扩大档案数字化的规模、加快档案数字化的进度收到了显著的成效，全面提升了档案整理工作的整体水平。

总之，现代信息科学技术的发展和运用催生了一个新的档案整理时代的来临，它将档案记录历史的水准提高到前所未有的高度。随着现代科学技术的飞速发展和广泛应用，以及档案信息处理技术和方法的不断革新，人们对“档案信息” 概念的认识不断深入，档案整理实践也经历着从实体控制为主到实体控制和智能控制并重，再到以智能控制为主的两大转变，档案管理的现代化程度越来越高。