创建档案编研工作的新平台—试论《档案信息摘报》的编撰及意义
编研工作作为档案信息资源开发的主体，它包含着为领导决策服务，为学术研究服务，为社会大众服务三方面的内容。传统的编研理论和方法比较侧重于后两者。相对而言，出于历史和现实等各方面原因，档案系统由于缺乏直接为领导决策服务的平台，故而造成这一方面的编研工作长期处于较为滞后的状态，在一定程度上直接影响了档案事业的深入推进和进一步发展。随着新世纪的到来，改革开放的不断深化和经济建设的发展大局，更迫切地凸显了这种矛盾。在这一情形下，２００１年，上海市档案局馆创办了《档案信息摘报》这一崭新的编研形式，并在卷首语上明确指出：“上海面临着提高城市综合竞争力的历史使命，档案工作者理应为完成这个使命竭尽所能。为此，编发摘报供领导参阅，希望通过它使档案工作更好地为上海改革开放和经济建设的大局服务，为领导决策服务。”这就是说，《档案信息摘报》直接承担了档案系统为领导决策服务的信息传输平台的功能。作为一种创新的编研服务形式，《档案信息摘报》具有怎样的性质、功能、和特点？如何进行编研操作？编撰《档案信息摘报》有什么意义？在此，笔者结合几年的编研实践，加以浅要的探讨。
一、《档案信息摘报》的性质与特点
从信息论的角度看，一个通信系统的生成和运作，必须具备信源、信道和信宿三个基本要素。《档案信息摘报》的定位，是作为信源的档案部门向信宿———领导部门传输档案信息资源的一种信道。因此，它的性质可以界定为：档案部门为领导决策提供资政服务的一种定期或不定期的内部（或公开）的刊物（或资料）。如有的学者就将其定义为：“摘报是及时为领导提供档案信息以作工作参考的一种撰述型编研成果。”可见，《档案信息摘报》的主要功能就是通过发掘丰富的档案文献和相关资源，及时、准确、可信地把其中蕴涵的、对各种决策有帮助的历史或现实的材料，用最便捷的信息传输语言把它表述出来，并经过精心的编辑加工后上报给相关决策机构的领导。我认为，它除具有公认的短、平、快的形式特点外，其内容方面还应具有客观性、科学性和严密性，必须符合历史与逻辑相统一的基本规律，所提供的材料必须经得历史和现实的考验。这是由《档案信息摘报》本身的服务对象所决定的，其重要性不言而喻。
所谓客观性，是指《档案信息摘报》必须以事实为依归，所反映的内容都有据可查，而不是无中生有、杜撰编造；科学性，是指《档案信息摘报》无论题目大小，每一条材料都必须是建立在精心考证的基础上，是经得起推敲和拷问的；严密性，是指在表述方面，《档案信息摘报》必须做到严谨缜密，文理清晰，实现历史与逻辑的统一，要避免出现逻辑紊乱、行文不畅、前后矛盾等问题。三者之中，客观性是编撰《档案信息摘报》的基础，科学性是客观性的进一步深化，而严密性则是外在的表现形式，这三种特性在编撰过程中是紧密结合为一体的。
二、《档案信息摘报》的编研操作
关于《档案信息摘报》的具体操作方法，仍随着各地的实践在不断地丰富完善之中。在此，我主要根据上海市档案局（馆）在编撰《档案信息摘报》过程中形成的经验进行粗浅的探索。
编撰《档案信息摘报》首先必须立足于各档案馆（室）的馆藏档案和资料的基础之上，才能够真正做到依托根本，进而紧扣时代发展脉搏，抓住当前社会的热点、重点问题，及时挖掘整理出有关的档案资料，为领导决策提供参考。以上海为例，上海是近代中国最大的工商业城市和近代经济文化的中心，在短短一百余年的时间里，上海就从一个沿海小县发展成为中国最大的工商业中心，乃至国际大都市，其快速成长的历史轨迹如何？有什么经验和教训？这将对当代上海的大都市建设及尽快融入国际化环境，具有极高的借鉴价值。上海市档案馆保存的２００余万卷档案及大量珍贵的历史资料、图片音像等，清晰地反映了上海自开埠以来政治、经济、社会、文化等各方面的发展脉络，通过结合现实热点、重点问题，及时地、有选择地整理提供有关的档案信息及历史经验，无疑可起到鉴往知来、为领导决策提供参考的作用。这是我们编撰《档案信息摘报》可行性的主要依据和基础资源，也是档案部门提供决策参考服务的优势所在。因此，我们在进行摘报的编写时，应该优先考虑怎样将馆藏的独特的资源挖掘出来，充分发挥档案兼具原始性和记录性于一体的、不可替代的特长和优势。
但是，面对浩如烟海的档案资料，怎样选题？如何选材？编辑方面有什么特殊要求？要选择合适的课题，提炼整理成主题明确、针对性强且文字简洁的材料供领导参阅，我认为一般应包括下列几个方面：
１确定选题
选题是决定《摘报》能否做好服务的关键，只有找准找好对象，挖掘目前急需了解的档案信息资源，才能做好服务工作。对此我们进行了一些探索。目前，我们的选题来源主要有六个方面。一是通过与上级有关领导和各级相关部门建立广泛的联系，及时了解领导和各级部门的需求信息，并建立相应的信息反馈系统来不断调整选题。如我们通过到上海市委、市政府的走访和联系，了解和掌握了决策机关在一年内的基本工作计划和安排，从而也就相应奠定了该年度《档案信息摘报》的选题计划和大方向。二是及时把握各种社会热点、难点问题和突发性事件，将其列入选题范围。如２００３年“非典”爆发不久，我们就迅速编发了《上海防范“非典”大事记》，获得了市领导的好评。三是从平时阅读档案中发现一些有价值的题目。四是从各种参考资料、图书和报刊、网络、电视、广播等大众传媒中采集。五是通过召开座谈会、笔会等形式，从领导、专家学者和作者的建言里收集，即充分利用“外脑”来参与编研选题工作。如我们曾召开过几次小型的专家座谈会，讨论了上海建设国际金融中心方面的历史经验与现实借镜等方面的问题，收效极好。六是与上海市档案馆所办的《档案与史学》杂志等刊物和档案馆网站联合，及时了解学术界的最新动向和新研究成果，并通过上述媒体获取相关信息。
选题中面临的一个最重要问题，就是编辑者如何具有一定的超前意识。因为，如果仅仅反映一些当前已解决的问题，显然没有太大的价值，这就要求我们必须考虑上海现代化建设中亟待解决，但还没有解决好、正在解决、尚在酝酿甚至于还没有提出来的问题，并提供相应的、可靠的档案和历史参考资料。如２００１年第一期《摘报》，就根据当时突出的租地制度问题，从租界档案中找出相关材料编撰成《摘报》；第二期又针对当时市领导关心的政府职能转换、加强行业协会职能的战略设想，及时查找旧上海同业公会的档案，并结合我们已有的学术研究成果，从组织职能、机构设置、市场作用等方面对历史上上海的同业公会进行了全方位介绍，引起市领导的注意。当时的上海市市长徐匡迪在看到摘报中有关同业公会的材料后，十分重视，专程带人到市档案馆调研，了解有关同业公会情况，后又要求各行业协会和企业领导到我馆听取介绍，并讨论如何吸取历史经验以改进行业协会，以适应中国加入ＷＴＯ后对行业协会的新要求。又如征信档案，上海历史上就有专门的征信机构，这些征信机构并不是政府行为，而是商业性机构，其运作模式、经营方法等都已经比较成熟，这对于现在如何创建征信体系无疑具有相当的借鉴意义，因此《摘报》刊发有关内容后也引起了广泛的注意。此类事例很多，如旧上海金融业的发展及其对重建上海国际金融中心的历史启示，外贸体制的建设、民族企业品牌的创立、城市建设与管理、社会救济事业、文化事业和居民道德建设的开展等问题。事实上，历史留给我们思考的问题很多，如黄浦江造桥还是造隧道、上海城市如何规划发展等，历史上就有过很多争论和不同的方案。将过去有争议的材料拿出来看，对现在的决策也有一定的借鉴作用。上海市档案馆通过创办《摘报》，在利用历史档案为现实服务之间架起了一座桥梁，使大量的宝贵档案资源转化成为可资利用的现实材料，提升了档案馆的地位和在社会经济发展中的作用。
２选择材料
确定选题、明确方向之后，就要着手挖掘档案材料，这是一项需要付出极大努力的、十分艰辛的工作。例如，上海市档案馆藏档案几百万卷，即使缩小到某项主题，其材料也可以千万计，如同业公会的档案，上海同业公会４００余家，收藏的档案全宗３００多个，较大的全宗档案每个都有成百上千卷，要从中筛选出合用的材料无异于大海捞针。我认为，在选材时主要应坚持四个原则：一是材料必须有典型性，必须把对说明某一问题最具代表性的材料，用去粗取精的办法选出来；二是要有一定的现实性，也即该材料对解决现实问题必须有一定的参考价值；三是真实性，材料必须是经过考证、去伪存真的，绝不能将错、伪材料当作真实的历史资料来用，否则其后果将是十分严重的；四是集中性，即所选材料必须是集中说明一个主题的，彼此之间要有一定的历史和逻辑联系，不能随心所欲。实践证明，只要我们事先对有关材料的历史背景和基本内容有所了解，要做到以上几点还是可行的。
３设置栏目
设置栏目可以使摘报的内容进一步突出，并达到信息相对分类的目的。而摘报的具体栏目，可根据文章内容的不同来加以灵活多样的处理。如我们先后开设过“百年经纬看上海”、“小资料”、“案例选编”、“海纳百川”、“背景介绍”、“历史资料”、“参考资料”、“海上旧闻”、“历史文献”、“他山之石”、“域外传真”、“资料汇编”等栏目，使读者在阅读《档案信息摘报》时更为便捷。同时，为适应领导决策参考和深层次开发档案信息资源的需要，我们在《摘报》中又开辟了“专家建言”、“专家点评”、“百家谈”、“专家来稿”等栏目，组织各领域的专家学者，从专业的、历史的宏观角度对现实问题建言献策，收到了良好的效果。另外，我们还将历史的探索和现实的考察有机结合起来，设置了“调研报告”专栏，编撰了有关上海杨浦工业区的考察报告，也受到领导的好评。
４编辑稿件
《档案信息摘报》对文字编辑要求很高。由于是送领导参阅的材料，要求编写者对问题的阐释必须简洁明了、一目了然，使领导在阅读时可以马上抓住问题所在，在最短的时间内获得最大的信息量。因此，要尽量避免学术性文章的撰写模式，长篇大论，滔滔不绝；更要避免档案部门通常选择档案史料的做法，原文照录，半文半白，使人读后不得要领。所以，摘报编辑的很大一部分工作就是改稿，常常是要把那些文白夹杂、冗长的文字通俗化、简洁化，还要配发提纲挈领的编辑按语等，以便使每一篇摘报文章都能发挥其应有的作用。有的稿件内容不错，但不全面或叙述不清楚的，编辑还要花费大量的精力、时间去补充材料，甚至重新改写。同时，稿件的编辑还要有很强的政治性、原则性，如何遣词造句，如何把握历史事实与现实要求之间的界限，恰如其分地反映历史、提供借鉴，尤其对于一些复杂的问题怎样掌握好表述的尺度，等等。编辑人员不仅要有一定的专业眼光和相关知识，还必须具备相当的政治素养、判断力和敏感性，才能对稿件加以正确的处理。
三、编撰《档案信息摘报》的意义
《档案信息摘报》的编写，是对档案工作的开拓创新，意义重大。
其一，通过这一编研新形式提供的服务平台，档案系统可以更直接、更有效、更迅速地为领导提供各种档案信息，使沉睡的、浩瀚的档案资源找到了一条为改革开放和社会主义现代化建设服务的新路子，有利于档案部门打破“两耳不闻窗外事”，漠视社会变革和时代要求的传统生存状态，实现了从“请进来”到自觉“走出去”的飞跃式发展。
其二，《档案信息摘报》的编写极大地提升了档案部门的社会地位，充分展示了档案工作者“有所为”的锐意改革创新的精神，使过去默默无闻的档案编研的工作成果，第一次直接发挥了为领导决策参考服务的功能，相应地使档案部门实现了“有所得”的战略目标，档案工作可获得了上级机关的进一步重视和支持。
其三，《档案信息摘报》的开发对推动档案工作发展和档案系统资源的整合，起了积极的促进作用。这是由于它对档案信息资源的开发面极大极广，且要求高、频率快，因此必须将档案编研、利用、整理编目、保管等部门的力量有机地调动、组合起来，建立一种快速反应的开发机制，才能有效地适应领导部门对档案信息全方位的获取要求。这对推动档案系统资源围绕以开发为中心的重新整合无疑将起到十分积极的促进作用。
其四，《档案信息摘报》的诞生，对传统档案编研工作具有一种革命性的变革意义。传统档案编研主要围绕着为学术研究服务而开展，开发周期长，涉及面较窄，相对缺乏为现实社会变革直接服务的意识。而《档案信息摘报》的出现，就迫使档案编研者必须时刻关注现实社会的各种要求，主动、积极地参与社会变革的进程，并养成快速反应的编研意识，建立新的机制。同时，由于摘报涉及的面极其宽广，这就要求编研工作者必须具有相对全面的知识素养和敏锐的判断力，这对提高编研工作者的能力和素质无疑提出了更高的标准。进一步说，《档案信息摘报》还拓宽了档案编研的领域，使档案编研真正实现了将为领导决策服务、为大众服务和为学术研究服务结合起来的目标，这对于巩固和夯实档案编研在档案工作中的龙头地位，具有重要作用。
其五，《档案信息摘报》的出现还促进了传统档案编研工作的进一步发展。由于《档案信息摘报》是建立于档案资源初步开发基础上的二次开发，因此传统档案编研工作做得越扎实，成果越丰富，《档案信息摘报》的编撰就越顺利。因此，《档案信息摘报》不仅不会否定传统编研工作的价值，相反可以更好地推进传统编研工作的进展，使之更好地与社会现实的需求结合起来，发挥更大的作用。
总之，档案部门编撰《档案信息摘报》，不仅开拓了为领导决策服务的新途径和新空间，直接提升和扩大了档案部门的社会地位与社会影响，还为新时期档案编研工作的开展，创建了一个潜力无穷的发展平台。《档案信息摘报》的创办和不断进步完善，必将极大地推动中国档案事业可持续发展的前进步伐。
