高校档案编研现状剖析

高校档案事业的飞跃发展可以追溯到１９８６年上海交大成立全国高校第一家档案馆之际。从此，随着高等教育事业的发展和社会信息化的进程，作为高层次的档案开发利用形式，高校档案编研的地位得到提升，突出表现在档案编研机构纷纷建立，档案编研成果层出不穷，档案编研队伍壮大发展。使高校档案在主动、系统、广泛地开展利用服务和保护档案原件方面也发挥了重要作用，拓展了高校档案工作由传统管理向信息开发与信息服务转变的空间。

一、成就喜人，类型多样

高校档案编研以高校馆（室）藏档案为主要物质对象，在分析、研究、综合档案内容的基础上，按照一定的主题，对档案资料信息进行搜集、筛选、加工、编辑、评价，以不同的载体发布编研成果，以满足高校和社会的需要。信息时代，高校档案编研突破了传统意义上的编研类型，依托新兴的网络技术，将档案编研与多媒体技术结合，形象地展现了档案的蕴含的历史风貌：

第一，利用档案的完整性，汇编档案文献和专题。这类编研作品注重向利用者提供原文形态的档案材料，真实、准确、可靠。如专题文件汇编、选编等。

第二，利用档案的系统性，编辑档案参考资料。这类编研作品在档案材料的原文基础上进行一定程度的加工，属于半加工产品。如大事记、年鉴、手册、指南等。

第三，挖掘档案史料和信息，考证、撰写校史资料，出版论文和专著。这类编研作品在对档案材料原文深入研究中形成有一定创见、能成一家之言的论文和专著，属于有独特见解的成品，是编研的较高形式，也是编研工作中研究性最强的工作。如上海交大编的《校友院士风采录》（上、下）、《中国近代高等工程教育研究》（史贵全著）等。

第四，配合重大活动、重大事件（如校庆、校友名人来访），举办专题展览。这既是档案宣传的基本形式，又是档案编研的立体引申。这类编研作品立足于馆藏声像档案材料和实物，具有很强的典型性、针对性和动态性，直观、真切。如山东大学欢迎丁肈中来访的“丁观海与山东大学”图片展、上海交通大学纪念钱学森回国５０周年“爱国奉献求真创新”的图片展等。

第五，与媒体合作，制作形象、生动的多媒体作品。这类编研作品打破了馆藏档案的局限性，网罗了馆藏档案之外与专题内容有关的各种载体材料，经汇总、布局和编排，以鲜活的画面和声响，多层次、多角度地反映主题。通过编辑和出版图册和光盘、拍摄电视片、制作档案缩微制品等方式，制作精良的多媒体作品。如上海交大与东方电视台合作的《交大有些老房子》、复旦大学的《数学王国的不老松———苏步青百年华诞纪念》等。

二、问题扰人，阻碍发展

高校档案编研因其工作过程的研究性、服务方式的主动性、材料内容的系统性及作用对象的广泛性，活化了档案资料信息，促进了学校档案工作。但是，受各高校档案馆馆藏档案的库存量和利用率的不均衡、馆藏结构的不合理、人员配备的不齐全、资金投入的不足等因素的影响，高校档案编研工作发展水平参差不齐。即使是规模大的名校，因其档案馆藏量远不及省、市档案局（馆），其档案编研工作的开展也会受到客观条件的限制。因此，高校档案编研工作在自身建设中也暴露了一系列的问题。

１．编研来源上“内”多“外”少

所谓“内”指馆藏资源，所谓“外”指馆藏档案之外的任何载体形式的社会信息。如同综合性档案馆，高校档案编研在起步阶段均立足于本馆的库存档案。丰富的馆藏档案是优秀档案编研作品的基础，是主要的资料来源，且编研成本低。但是，因为高校档案馆的馆藏量远远低于综合性档案馆，在编研中必然需要丰富的社会信息来补充。如果过度依赖馆藏，必将使高校档案编研成果停留在文献汇编、资料编辑的低级形态，弱化了档案编研高层次的信息开发功能，阻碍了档案编研成果的社会现实效用。

２．编研方式上强“编”弱“研”

所谓“编”指对档案的一次文献的整理、加工与汇编，是一种低层次的编研工作；所谓“研”指对档案二次或三次文献的加工、考证和研究，是一种深层次的编研工作，是档案编研的高级形态。虽然个别高校档案编研涌现了一些高质量的编研作品，甚至精品，但是，较之综合性档案馆，整个高校的档案编研工作仍处于初创阶段，重“编”轻“研”的现象较为突出。

３．编研对象上厚“史”薄“今”

所谓“史”指历史研究，所谓“今”指现实指导。传统档案编研是为历史研究服务的，高校档案编研也不例外，在馆藏档案史料的基础上，创作了颇具校园文化特色的编研精品和一系列校史研究文章，但在为学校领导决策提供依据、为学校科技成果转化为生产力服务、为高等教育改革提供经验等方面很少涉及。由此造成高校档案编研作品的时代特色不明显，现实针对性不强。

４．编研目的上重“评”轻“用”

所谓“评”指参考、评估，所谓“用”指宣传、利用。档案编研是档案管理工作深层次发展的一个重要标志，备受各级高校档案机构的推崇，并被作为考核档案工作优劣的重要指标。但是，无形中也造成一些高校档案编研纯粹地为档案考评服务而非档案利用，忙于应付检查、评估，疏于编研作品的服务大众功能。因此，高校档案编研作品在选题和取材上很少以档案用户的利用需求为依据，而是较多地考虑内部工作参考和外界工作考评的需要；在内容和形式上重视政治性、政策性，忽视趣味性、可读性；割裂了编研作品与社会用户的联系，削弱了档案经济效益和社会效益整体功能的发挥。

二、创新在人，观念更新

二十年来，高校档案编研的喜人成就使人欣慰，激励着编研人员励精图治、再创辉煌的决心，而其存在的问题也使人反思。在高校国际化进程和现代信息技术的影响下，高校档案编研人员必须冲破传统档案理念，更新档案编研观念，激活档案服务于现代社会需求的价值。

１．丰富编研素材，拓宽档案资源

由于高校档案馆源于档案室，馆藏量远低于市、区局馆，且结构单一，内容单调，带有浓厚的档案室特点。所以，首先必须加强馆藏档案的征集和整理工作，丰富和优化档案资源，夯实档案编研工作的基础。

高校是高新知识的聚宝盆，一些百年学府不仅传承下了凝聚百年沧桑的丰富的教育、科学和文化遗产，更是铭记下了可歌可泣的爱国爱校的事迹。所以，要建立完善的归档制度，抓住体现高校地域风貌、文化丰采和名家风范的特征，在重视文书档案的基础上，增大这类专门、专业档案及相关的声像资料、实物原件等的比重，丰富归档材料的来源、载体和内容，以便编辑选题独特、特色显著的高校档案编研精品。同时，为了弥补馆藏档案资料的不足，要面向社会各个领域、各个层次广征博采。不仅要发挥社会力量，配合学校或社会重大事件或重要活动，将散存在社会和个人手中的有关本校的珍贵资料收集起来，还要时刻以档案意识关注发生在周围的活动，注意发现和收集报刊、杂志、网络等媒体上有关本校的新闻报道，从中提取翔实、系统的档案编研资料，扩展档案编研的主题。

总之，丰富馆藏，突破馆藏，既可扩大档案编研选材的时空范围，又可使档案的编研选题更具广泛性、综合性，真正实现编与研有机统一地同步发展。

２．探求编研空间，开放档案思路

在资源共享的信息社会中，高校档案编研应摒弃闭门编研的方式，走出馆藏小天地，改革传统编研体制，探求档案编研的新领域。

实地编研。虽然高校档案编研基于档案资源，但它属于创作类，因而可以借鉴文艺作品的创作经验，围绕一定的编研主题，通过实地采访或调查，现场取材进行编研。这既丰富了编研资料的来源，又确保了编研信息的真实可靠。以笔者所在的上海交大档案馆为例，在筹备钱学森图书馆的过程中，积极开展对钱老科学成就、爱国精神和人生信仰的研究，同时，组织人员分期分批奔赴钱老曾经留下脚印的北京、湖南、安徽等地实地考察，北上黑龙江、南下广州，收集了一批内容翔实、资料丰富的资料，为研究钱老的思想积累了大量珍贵的第一手资料。

合作编研。社会的信息化要求高校档案编研必须打破馆藏的物理概念，以互通互补、资源共享为导向，采取跨学科、跨行业、跨地区、跨媒体，甚至跨国际的合作编研体制，实现高校档案编研的社会化。它可与科研机构及其档案部门联合，增强编研内容的科学性；可与有一定名望的企业组织及其档案部门联合，提高编研服务经济的时效性；还可与媒体联手，打造源于珍贵档案的形象的多媒体作品，扩大档案的影响。面对全球化的国际社会，它更可以联合国际相关档案部门就共同关注的国际问题开展编研，实现档案编研的国际化。

网络编研。社会的数字化与网络化促使高校档案编研用高科技手段进行档案资源信息化建设，逐步实现档案信息资源的网络化管理，建立档案信息数据库和档案信息网，在此基础上从事档案网络编研。第一步是采用数字化技术，大量地检索、收集分散的、静态的档案信息，再有效地加工、存储为有序的档案编研信息；第二步是建立档案编研数据库，以编辑、制作、存储、发布编研信息，实行编研信息的网络化管理，使档案编研信息与公众之间实现全方位、立体化的双向传播和反馈，既有利于提供即时、精练又充满活力的编研信息服务，又有利于馆际之间编研题材和编研信息的交流与切磋，加强合作编研。

３．拓宽编研视野，结合社会现实

从编研工作的基本点出发，高校档案编研理应为学校的教学、科研、管理等中心工作提供有价值的信息服务，树立档案编研为高校改革和发展服务的主动性、时效性。而开放的档案编研观，又必然将社会大舞台纳入档案编研的宏观视野，使高校档案编研走出校门，围绕社会文化和经济建设的发展精心选题，为社会生产、生活服务。因此，捕捉社会热点信息，并使之与高校档案信息切合，成为高校档案编研的一项重要任务。

首先，高校档案编研要从不同层次、不同方面、不同角度对源于学校实践活动的复杂的档案信息进行分析、提炼、加工、整合及有序处理，使之分门别类、条理清晰、各成体系，为有效开发档案信息、保证编研信息质量奠定基础。其次，要经常性地跟踪、观察社会对档案的需求，及时捕捉社会生活中的热门话题、热点事件。最后，以社会利用需求为导向，挖掘馆藏特色资料，拟定切实可行的编研主题，采用创新的编研形式，编研出服务社会的实用性编研作品。

只有拓宽编研视野，积极寻找高校档案编研与社会利用的结合点，才能使高校档案中蕴含的科学技术知识和人文艺术成果尽快转化为生产力，使高校档案编研富有鲜明的时代感和浓厚的人文色彩，争取经济效益和社会效益的双丰收。

４．加强编研宣传，实现效益丰收

高校档案编研在近二十年的发展进程中，为开展校史传统教育和爱国主义教育作出了巨大贡献。但是，仍有许多编研作品幽居深闺，有的虽已出版，也仅囿于小范围中交流。所以，为了更好地彰显和提高档案编研的社会地位和影响，也为了最大限度地发挥编研作品的经济效益，高校档案编研工作还需注重自身的宣传。

对档案编研作品的自我宣传，必须走市场化道路，寻求广泛的社会基础。从编研选题伊始，就要做好预测，把握热点，加强编研成果的适用性、针对性。这样的精品，因为其选题的合理性很容易为社会公众接受，还能取得令人满意的发行量，获得一定的经济效益。

对档案编研作品的自我宣传，还可以利用计算机技术、网络技术和信息技术等现代技术手段。依托高校雄厚的技术力量，完善档案网站的建设，以图片展、视频展等方式形象、生动地展示档案编研作品。而依靠网络的即时编辑功能，又可以打破编研作品的时空界限，开展编研人员与社会公众的互动交流，实现编研信息的全社会共享。

对档案编研作品的自我宣传，要突出特色，强化热点，并以创新的服务理念为先导，以丰富的档案信息为基础，以多彩的编研作品为主体，积极参与校园文化建设，从而实现档案编研社会效益和经济效益的双丰收。扎实而优秀的编研成果终将博得领导的重视和支持，从而带动档案编研的发展。

５．培养编研人才，提高编研水准

人才是任何事业前进的动力。高校档案编研要创新思路，获得发展，就必须造就一支素质高、观念新的复合型档案编研队伍，除了自身较高的政治素质、较强的业务素质，还必须具有一定的文字功底、科研能力、网络技能，并兼具信息素养、超前意识等多种意识素养。

高校是知识信息创新的前沿，所以，高校档案编研工作者要从信息的意识、信息的能力、信息的潜能等方面培养自己的综合信息素养，即：不断学习的自我发展意识、高效提取有用信息的能力、有序处理零乱信息的能力、准确表达系统化信息的能力。由此，以现代化的信息理念，树立档案信息的主动服务意识，敏锐搜索社会的热点信息，充分挖掘高校档案信息的潜在资源，创造出具有实用文化价值的新颖独特的编研精品。

高校档案编研的开放思路，要求高校档案编研工作者具有多向意识，跳出长期单一、封闭的工作环境和单向、凝固的思维方式，多角度、多侧面地思考，寻求编研选题的新颖性、编研体裁的丰富性和编研方式的兼容性，使档案编研与社会、与世界接轨。

档案编研是一种信息创新活动，也是一种凝聚档案信息精华的高层次档案服务。高校档案编研要在立足高校、面向社会的基础上统筹规划，把孤立、静止的档案资料变成系统、动态的有用信息，并在深度和广度上加以创新，从而提高高校档案编研的精确性、实效性和其特色，体现高校档案的真实性、服务性和社会化。在未来开放的知识氛围中，高校档案编研任重而道远。