机关档案编研工作亟待解决的问题
从社保基金会近几年的档案工作状况看,编研工作还存在很多问题。其中有些机关档案编研工作中共有的问题,有些是独有的问题,在此一一罗列,意在与大家共同探讨解决问题的对策。
1.对编研工作认识不足,编研深度不够
社保基金会成立时间短,档案编研工作相应起步晚、起点低,既缺乏系统的理论指导,又无实践经验可资借鉴,编研工作大都从编写基础性材料做起,即使深度大一些的,也不过是编纂分类资料汇编、项目概况等介绍性材料,“编”的成分多,而“研”的成分较少。从编研材料看,内容单一,存在着重文书轻科技的档案编研现象,使得科技类档案信息没能最大限度地得到开发利用,从而没有产生应有经济效益。应该看到,编研是一项具有较高层次的信息开发工作,做得好、挖掘得深,是能为机关经济发展提供更好的服务的,是能够为领导决策提供准确信息的。目前,机关档案部门的这种潜能尚未充分发挥出来,究其原因:一是长期形成了档案编研方面的依赖性、被动性,不能密切跟踪机关的中心工作,主动性服务意识差;二是在编研工作考核内容上,“求量不求质”,致使编研工作简单化、任务化,缺乏对档案资源的深入研究;三是业务开放性差,缺乏与其他业务部门、专业部门建立协作关系,由此出现了目的上的盲目性、选题上的局限性、研究上的低层次性、应用上的不适应性等弊端;四是个别机关领导认为档案只要保管好,到时能查找到就行了,不必再费力搞编研。因此,据笔者所知,除一部分机关档案室专业力量较强外,多数档案部门的编研力量都比较薄弱,往往没有固定的编研人员。档案工作人员忙于应付收集整理工作,没有多余的精力做编研工作。
2.库存不丰富,经费不充足,制约着机关档案编研工作的深入开展
编研工作就是利用库存档案进行编辑研究的一项工作,库存不丰富,就不能为编者提供大量翔实、系统的资料,编研工作就很难进行。编研材料编写出来以后,不能打印发给有关单位和个人,也就不能很好地发挥其作用。
3.档案编研人员业务素质不高,人员缺乏
机关档案室缺乏专职编研人员,编研人员综合素质尚待提高。档案编研人员只熟悉档案管理知识或档案编研知识,而不熟悉甚至不了解机关的相关业务,这是造成档案编研成果档次偏低的主要原因。此外,编研人员缺乏创新意识也是导致编研工作进展缓慢,编研水平不高的重要原因。当然,机关档案编研人员少也给编研工作带来了较大的困难。档案编研的专业性与知识性特征,要求拥有能够胜任此项工作的集档案管理、编研及相关业务知识的复合型人才,这是提高编研工作水平的前提和基础。但是,目前机关人事管理制度上的问题,常常造成档案人员专业过于单一,知识结构不尽合理,所以,当编研人员面对着大量的经济、科技类档案材料时,往往不知如何精选,更不能很好地缩编、删节、分析、综合,致使编出来的材料其科学性无法得到保障。另一方面,近年来,机关和上级主管部门虽然在档案专业培训工作方面下了很大功夫,但这些培训、学习,仅是侧重于档案的管理技术、方法,以及档案编研方面的知识,并没有将机关业务知识的培训作为专项重点予以考虑。没有相关业务知识的编研人员,犹如无土之木,无水之鱼。
4.档案编研工作的组织问题
机关档案编研工作普遍缺乏统一规划,往往靠各单位的积极性和编研力自发地开展工作,有的未经调研便盲目上马,结果事倍功半;有的工作缺乏计划性,收效甚微;更多的是闭门搞编研,缺乏外界帮助;有些机关单位在档案升级时,出了几种编研成果,升级之后没有新的进展。