编研工作面临的机遇和挑战

近年来，我党对外工作蓬勃发展。无论是与外国政党的联络，还是进行政党政治的调研，都需要优质、便捷的档案信息服务；事业的传承，人员的更替，也需要了解和把握历史；进一步树立中国共产党良好的国际形象，更需要加大对外宣传的力度。因此，编研工作的发展势在必行。

同时，计算机和数字化也为开拓编研工作新领域创造了条件。例如，取消纸质永久档案的第二套卷和十来种案卷级、文件级检索目录的编制，减少了工作量；利用计算机辅助立卷并进行编研工作，提高了质量和效率；提供数字档案的网络利用，降低了纸质档案的借阅率；等等，这些实实在在的变化，不仅改变了传统的工作模式，实现了从手工管理向计算机辅助管理，从纸质档案利用向数字档案利用，从封闭式管理向开放式管理的发展，而且为编研工作的发展提供了空间。但是，如何对数字档案进行编研开发，是我们面临的一个实际问题，也是向传统的编研理念和编研方式提出的挑战。

笔者以为，数字档案具有纸质档案无可比拟的可开发性，如果仅仅用来延续传统的档案编研工作，既不能充分发挥其本身的优势，也不能更好地为我党的对外工作服务。应该通过编研开发，对数字档案本身进行加工、整理和编辑，优化其结构，丰富其内涵，挖掘其不曾具有的利用价值，发挥其不曾具有的被开发功能，使档案不仅仅是历史的真实记录，而且要成为一种新型的历史的科学记录，更好地为现实和未来服务。同时，网络技术在利用者和数字档案之间架起了桥梁，实现了“直通”，使档案人员退出了“中介”的历史舞台。但在检索和查找档案方面，档案人员有着特殊的优势和“专利”。应该通过对数字档案的编研开发，使这种优势和“专利”成为一种固化产品，随时随地为网络利用者提供更加优质的信息服务。而且，档案信息是我党对外工作信息体系中的核心和重点，但却不是全部。应该通过对政党外交数字信息资源的整合，使档案信息同相关的多媒体资料信息融为一体，实现信息资源管理、开发、利用一体化。

提出这样的创意，主要源于三方面的原因。

１．需要提高网络检索的查全、查准率。新中国成立以来，文书档案的立卷规则几经调整，文件的密级、重要程度（保管期限）、种类（文件和电报）等都曾是问题（事由）的上位分类标准。也就是说，同一问题的文件，可能因为密级、保管期限、文种等的不同而被分散在不同的案卷之中；不同问题的文件，又可能因为密级、保管期限、文种等的相同而成为一个案卷的成员。案卷目录却未必能准确揭示所有的问题，其用词也不尽规范。因此，熟悉馆（室）藏的情况一直都是档案人员的基本功，而那些被尊称为“活档案”的老同志，会在提供利用上发挥重要的作用。在数字化过程中，不可能对全部历史档案重新进行整理，目前的计算机检索技术又不具有语义分析功能，于是，那些既不了解档案、又不熟悉历史的网络利用者，要想查找有关某一问题的全部档案就会遇到困难。而且，无论是现在还是将来，由于立卷单位和文件涉及范围的不同，以及纸质案卷封皮厚度的限制，同一问题的文件仍然可能保存在若干个案卷之中，只是杜绝了一卷多事的情况。

２．应该实现档案同编研材料，以及相关资料的信息利用一体化。一般来说，编研材料是档案的二次信息。尤其是大事记、大事纪要等编述性材料，是对特定档案内容的归纳和提炼，与一次信息之间有着固有的、内在的密切联系。对整体而言，两者是平行、并列的关系；对个体而言，两者是一一对应的关系，只是一简一详、一少一多。利用这种联系和特点，一些编研材料可以在档案利用过程中发挥简介和导读的作用。但对纸质编研材料而言，这是不可能的。它们或作为文件二次归档，或因发表、出版而与档案分离，从来没有，也不可能在帮助利用者方面有所作为。

随着改革开放和对外宣传工作的发展，愈来愈多的有关我党对外工作的信息在文件以外的数字媒体上报道或发表，成为了档案内容的重要补充和丰富。但由于管理机构和网站的不同，这些资料信息同档案信息天各一方，既不便于利用，也不能充分发挥其应有的作用。

３．开发、挖掘数字档案信息资源。中联部档案数字化的完成，使之成为最宝贵的信息资源。它的完整性、准确性、系统性及可开发性，对分析研究我党对外工作的历史、探索政党外交工作的发展规律具有特别重要的意义和价值。但要发挥它的作用，需要具备条件。比如说，要想了解一个单位职工的年龄结构和性别比例，首先要掌握职工的“出生日期”和“性别”，否则工作无法展开。目前，机关文书档案的整理、著录遵循着统一的规范和标准，而且著录项的设置不是用于今天的资源开发，而是用于昨天的案卷检索。因此，作为纸质档案的数字附本，数字档案本身目前还不具有被系统开发、挖掘的属性和功能。