编研工作开发档案信息资源的特点

档案信息除具有可扩充性、可压缩性、可扩散性及可共享性等一般信息所具有的特征外，它还有其自身的特点，即回溯性和本原性，又称历史性和原始性。档案的这种原始记录性和凭证性的特征，使之具有图书报刊等其他文献所不具有的可靠性和权威性，从而成为研究社会政治、经济、科教文化和历史发展的最重要的信息资源。档案编研工作具有扩充档案信息、浓缩档案信息、扩散档案信息的作用，从而使档案信息被利用者所共享，档案编研工作能够主动地为利用者提供比较集中的、精选的、可靠的、完整的、系统的档案信息。

１．编研工作具有扩充、扩散、压缩档案信息的作用，从而使档案信息被利用者所共享

作为信息资源三大组成部分（即图书、情报、档案）之一的档案信息资源的可扩充性、可压缩性、可扩散性及可共享性的特征，是通过编研工作来实现的。在现实工作中，由于种种原因，有些档案，特别是历史档案，往往散存各处，丢失、损毁情况比较严重，因此这部分档案信息就处于一种分散、零碎、封闭的状态之中，长期得不到开发利用，造成被埋没的现象。档案编研工作则从大量的档案材料中将那些零碎的档案信息挖掘出来，采用某种形式传播出去，当利用者获取了这种经过编研工作者加工的新的有价值的档案信息后，就会以此为基础进行扩充。档案信息的可压缩性，是指人们为了一定的目的，对收集到的档案信息进行加工、提炼、总结、归纳、概括，将其浓缩。档案编研工作具有浓缩档案信息的作用，如档案史料选编，是通过对材料的挑选，将重要的、精华的部分集中到一起，达到少而精的效果。大事记、组织沿革、专题概要、会议简介、数字汇集等则是将收集到的某一问题、事件或人物的信息加以浓缩，编写成简明扼要、高度概括的资料，所以都具有浓缩档案信息的作用。档案信息的可扩散性，是指档案信息的传播渠道多种多样，借助这些渠道，档案信息可以很快发散出去。档案编研工作通常是以书本形式或公布的方法向社会传播档案信息，由于发行量大，传播面广，所以编研工作可以全方位的扩散档案信息。由于档案编研工作具有扩散档案信息的功能，所以档案编研成果必定被利用者所共享。

２．编研工作能够为利用者提供科学的、系统的档案信息

档案信息是人类知识、智慧的结晶，而只有系统化了的档案信息，才具有实用价值。档案编研工作实际上就是对档案信息进行系统化的工作。所谓档案信息的系统化，就是指档案信息必须经过一系列的加工程序，使相对零散、孤立、庞杂、无序的档案信息条理化、科学化、实用化。由于档案文献数量庞大，那些分散的，特别是反映某一问题、事件或人物活动的材料，往往分藏在不同的地点或单位，即使它们在同一档案馆，也往往分散在不同的全宗、类别或案卷中，这对利用者很不方便，很难满足利用者对档案信息的专题性和集中性的利用需求。同时，档案内容复杂，形式多样，档案的利用价值有大小之分，内容有可靠和不可靠之别，文件形式有正本和副本、手稿之不同，一些年代较久的文件往往还有字句脱落等现象，给利用者带来不便，档案编研工作就是把这些零散、庞杂、无序的档案信息按相关专题进行搜寻、分析、选择、考订、组织编排、注释、加按、作序等一系列加工，使档案信息达到条理化、有序化、科学化，从而为利用者提供比较集中的、精选的、完整的、科学的、系统的档案信息。

３．编研工作能够主动为利用者提供档案信息

大力开发档案信息资源，为党和国家各项事业提供有效服务是档案工作的根本宗旨。编研工作对开发档案信息资源，开展档案利用服务有着举足轻重的作用，是主动为社会提供档案信息的重要形式。档案文献通过编研，将档案信息主动扩散到社会的各个领域，使档案利用工作由“你查我调”的被动式服务转变为主动服务，由零散档案资料的提供转变为系统提供，既为利用者节省了检索时间，又为其获得更多详尽、系统的档案信息提供了方便，同时也大大提高了利用工作的效率和服务质量。