档案背景信息在编研成果中的地位和功能
１档案编研中背景信息的地位
档案背景信息与档案自身的本体信息是有差别的，本体信息是档案编研所关注的原始材料，而档案背景信息也是构成档案编研成果的一个必不可少的部分。档案是人类历史的记录，没有背景信息也就没有真正意义的档案，也就难以真正有效地开发档案信息资源。鉴于背景信息的重要地位，只有在对编研成果的背景信息进行充分的挖掘和利用后，编研成果的利用者才能充分实现对编研成果的有效利用。
２档案编研中背景信息的功能
基于文件自身的形成过程，我们可以看出，背景信息不但将文件与文件自身形成的管理和职能环境联系起来，而且将文件与其他文件联系起来，因而在这样的情况下档案具有记录历史的作用，具有对现代及未来提供凭证及信息和知识的作用，也就是通常意义上所说的档案具有凭证价值和情报价值。在档案编研过程中对这两种联系做认真分析后，可以确定背景信息对编研成果而言具有如下三个层面上的功能：
（１）在提供凭证价值层面上
１）背景信息是利用者完整和充分理解档案本身所必需的信息。档案编研以其成果提供大量的、系统的具有凭证价值的档案为利用者服务，在这大量的、系统的档案中，就包括了大量利用者所需的背景信息。这些背景信息对由于专业差异、年代、历史及社会等诸多因素造成的偏差能够给利用者一个相对完整的专业背景、年代背景、历史背景和社会背景，在这样的背景下使档案具有真实性、可靠性，从而为利用者充分理解档案的内容扫清障碍。
２）背景信息也是利用者完整和充分理解与档案有关的事务处理及活动所必需的信息。与档案有关的事务处理及活动，其本身就是档案背景信息的一种，档案是事务处理及活动过程中形成的副产品，所以，要理解档案本体信息，就必须理解与档案有关的事务处理及活动，这是不言而喻的。档案的这部分背景信息，是利用者在利用编研成果的时候需要认识的重要信息，这对有效开发和利用以档案编研成果为形式的档案信息资源来说极其重要。
（２）在提供情报价值层面上
１）背景信息可以是与档案文件处理过程有关的信息（如文件的鉴定、迁移和移交等）。档案文件处理过程中的许多环节，如收集、整理和移交等过程，反映了档案材料所要说明事物的机构隶属和状态变化，留下了大量真切的历史标记，本身也蕴含了丰富的情报信息，收入了此类背景信息的档案编研成果对许多研究者更有情报研究价值。
对档案工作者自身而言，每一部档案史料的汇编或者档案参考资料的编写，绝不只是对档案材料的简单摘选与整理排列，而是必须进行不同程度的情报研究工作，诸如了解特定选题历史背景的过程就是一个历史研究过程，这是背景信息所具有的情报价值的绝好体现。
２）在提供社会文化价值层面上，档案作为历史的存贮和原始记录，具有与生俱来的文化内涵与品格，是人类文化传承和文明发展的重要组成部分，并发挥着不可替代的作用，尤其是当人类社会由信息社会迈向知识社会时更是如此。于是，档案也就成了一种文化，档案编研工作也就成了人类的一种文化活动。档案编研不仅能够贮存历史文化，而且能够选择优秀文化，凭借档案编研的传播，历史得以重现，传统得以延续，知识得以继承。如果不对社会对档案信息的需求做前期预测和客观论证，就投入大量人力、物力和财力，很有可能制造出一堆毫无价值的信息垃圾。
档案编研工作者对各种原始档案资料中所含的各种文化要素进行编纂加工时，必然要对包含背景信息在内的相关档案信息加以筛选、提炼、富集，增加信息的纯度、精度，这在很大程度上改变了档案信息的原始存在状态，使其得到集中、整合，从无序到有序，从分散到集中，形成新的文化成果，既解决了人们阅读、利用档案原件的困难和不便，也使人们可以获得某一方面集中、系统的信息成果。只有全方位地考察、研究和论证社会各层面对档案背景信息的不同需求，才能真正实现和开发档案的文化价值。因此编研活动对背景信息的重视本身就是对社会文化价值重视的一种体现。
（３）在提供利用档案信息资源的易用性上
档案编研工作的成果是在对档案材料中的信息进行分析研究的基础上加工而成，经过了一定的考证和梳理，从而为档案利用者节省出查阅档案的时间。在阅读编研成果的同时，背景信息也是有效检索和利用编研材料所需要的信息，读者可以从中得到启发，产生新的思路。背景信息中的许多项目是有效的检索入口，通过它们利用者可以更快更准地对档案编研成果中的某些信息进行定位。
鉴于档案背景信息在档案信息资源的开发与利用中所具有的如此重大的功能，国际档案理事会２００５年４月发布了《电子文件管理———档案工作者业务指南》（ＥｌｅｃｔｒｏｎｉｃＲｅｃｏｒｄｓ —ＡｗｏｒｋｂｏｏｋｆｏｒＡｃｈｉｖｉｓｔｓ），其中对档案背景信息的作用作了专门的阐述：
背景信息具有证明文件的真实性、可靠性和完整性的作用。这一点对于电子文件尤其重要。文件形成组织的事务处理、职能和保管系统也是文件背景信息的一部分。背景信息可以通过文件的内部要素保存起来（例如附属文件，附加信息、链接、数量和参考编码等），也可以通过文件的外部要素进行保存（如元数据）。
１）背景信息是完整和充分理解文件所必需的信息；
２）背景信息是完整和充分理解与文件有关的活动和事务（如责任、义务）所必需的信息；
３）背景信息是与文件处理过程有关的信息（如文件的鉴定、迁移和移交等）；
４）背景信息是有效管理和长期保存文件所需要的信息；
５）背景信息是有效检索和利用文件所需要的信息。
由以上对背景信息的阐述，我们又可以自然地、逻辑地与合理地得出这样一个结论：背景信息是档案凭证价值和情报价值所必需的，也是保证档案社会文化价值和保证档案信息资源共享所必需的，所以，忽视背景信息就是忽视档案的凭证价值和情报价值，忽视背景信息也必然会对档案社会文化价值形成和档案信息资源共享产生障碍。由此可知，在档案编研中，如果不从理论高度重视档案背景信息，那么档案编研的质量就不可能得到有效的保证。
