档案机构与各类信息服务部门的合作
（一）合作的趋势
随着信息化建设的发展，档案工作所具有的信息管理属性日益增强。档案信息也不断地由静态向动态转变，成为信息资源的重要组成部分，在信息资源系统中起着不可替代的作用。有鉴于此，档案工作应进一步纳入社会信息管理系统，档案机构要与各类信息服务部门进行合作。系统思维的理论认为：一个系统离开了其赖以生存的环境，就成为不可理解和毫无意义的东西。在信息技术飞速发展的时代，仅在档案工作系统内部实现信息交流与技术协作，所实现的资源共享是有限的。档案机构不仅要与图书馆进行合作，还应注意加强与情报机构、博物馆、科技馆、文化艺术馆、新闻出版部门、文化艺术部门、音像影视单位、数据信息生产中心等各类信息服务部门的合作。
档案机构与各类信息服务部门合作的基础正是基于网络环境。网络环境的形成从根本上改变了传统的信息结构和人们利用信息的途径，信息资源共享成为人类追求的最终目的。正如著名科学家钱学森在《论系统工程》中指出的： “从系统工程的技术角度来看，情报资料、图书、文献和档案都是一种信息，系统工程的目的是信息的存贮，信息的检索和提取，信息的传输和显示。”在网络环境下，档案机构同各类信息部门一样，成为社会信息系统的一个个节点和信息资源的集散地、管理站。档案机构及各类信息服务部门在网络环境都要重新定位自身的服务方向，及时调整服务策略、服务内容、服务形式及服务手段，充分利用先进的网络技术和丰富的网络信息资源，更好地开展信息服务，实现信息服务的社会化。
档案机构与各类信息服务部门的合作可以极大地满足信息利用者的利益。在他们看来档案馆也好、各类信息服务部门也好，都是他们可以方便地获得信息的地方。在网络环境下，信息传递与交流消除了时间、空间的限制和地理位置的差异，使知识与信息在更高的程度上实现了全社会的共享。美国加州大学在规划设计校园时，已从蓝图上取消了图书馆建筑， “网上图书馆”、“无墙图书馆”正成为科研、教育部门追求的时尚。“馆长们不再夸耀自己有多少馆藏，而是告诉读者‘我馆拥有和传播多少信息’。” 尽管档案馆有不同于图书馆的实际情况，但资源共享所体现的整体意识、协调意识却同样适用于档案馆。“美国、加拿大、澳大利亚、英国等国家将国家档案馆与图书馆、政府新闻网、文件中心、学术团体等有机地结合起来，形成庞大的国家信息资源体系，提供全方位、多功能的网络在线服务。” 各类信息服务部门都面临同样的问题：人类的知识和信息总量在急剧增长，任何一个个体的机构都不可能对各类信息网罗齐全。而且，用于收集和保管的资金是有限的，虽然有些机构的资金相对充裕一些，但对于全社会来说，不能不考虑投资和收效之比。因此，大力开展行业间、系统间的合作，打破各类信息服务机构各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，充分发挥整体优势，通过网络联结和整合各类信息资源，可以更好地适应信息时代的需要。
（二）合作的形式
档案机构与各类信息服务部门合作的形式，是建立网络信息中心。网络信息中心不是一个单独的实体或信息存储处，而是一个以用户为中心的虚拟的信息体系。各个机构在后台可能仍是不同的实体机构，然而在网络中，以同一种界面和服务手段面向信息利用者提供各类信息。在这个信息体系中，信息资源组织是通过网络动态地围绕用户特定需要来进行的，信息的处理、检索、获取和利用也根据用户需要，通过灵活联结和调用各类资源及系统集成地完成的。未来用户在网络上的信息获取将是IDO（Information On Demand）模式，即“任何人在任何时刻，从任何地点，都可以获取任何模式的信息”。用户只要与网络连接，便可不受时间限制，不受信息存储区域的影响，方便地检索、选择，获取自己需要的信息。
目前我国在这方面，走在最前面的是一些企业的档案馆、资料室等信息服务部门。在信息传输高速化、商业竞争全球化、科技发展高新化的时代，各类企业面临着激烈的市场竞争。一个企业要想在竞争激烈的市场上求得生存与发展就必须适时掌握必要的信息，以了解市场需求，把握营销机会，确定营销决策。形势的发展给企业档案信息化建设提供了难得的发展机遇。许多企业档案馆抓住这个机遇，实现了企业内各信息服务部门的横向联合。浙江富润集团，努力把档案馆建成企业的情报中心、信息中心，将档案信息转化为现实生产力。该集团数次获得省、部级的科技进步成果奖，每年都有许多技术改造项目并有三到五个省级以上的新产品开发成功。这其中很多工作的起始信息或相关科技情报都是由该集团档案馆提供的，档案信息资源已成为其技术创新的动力源之一。档案信息的价值在企业的生产经营和技术创新等各项工作中实现得淋漓尽致。再如，一家国营企业转换机制后成立了档案信息中心，对档案、情报、图书、报刊杂志中的信息进行开发和整理，对全国同行业信息网的网上信息和信息员搜集来的信息进行筛选和加工，及时提供利用。企业档案部门不再是单一地只提供档案信息利用，而是全方位地提供利用所有的信息；不再提供滞后的信息，而是提供企业各方面所急需的有用信息，从而真正把包括档案信息在内的各类信息开发利用好，使之变成生产力，真正为企业立足于市场服务。这两个例子仅是两个企业内部的信息服务部门的合作与联合。在全国的档案工作中，企业档案工作所受的关注程度还不高，所能发挥的影响力还不是很大。然而，它们站在信息竞争的最前沿，其工作中的变革很能体现档案工作的发展趋势。
档案机构与各类信息服务部门合作的最高形式，是建立国家综合信息系统。“衡量一个国家信息产业发展程度的一项重要指标就是这个国家所组建的信息系统的完善程度与综合程度。” 组建国家综合信息系统的思想源于1950年联合国教科文组织提出的“国家信息系统”思想。1974年在巴黎召开的关于全面规划国家文献、图书馆和档案基础机构的世界科技信息大会更提出： “一项世界系统的科技信息服务工作是一项可行的目标，而这项工作又是需要得到国家信息系统的支持，以便建立在政府支持的关于文献、图书馆和档案服务规划的广泛基础之上，而且必须把服务规划设想为‘国家信息系统’。这个所谓的‘国家信息系统’主要涉及全部学科领域的文献、图书馆和档案服务。” 由此可见，完善的国家信息系统，包括档案信息系统的建立和完善。现代科技的发展，尤其是计算机和网络通信技术的广泛运用，使得国家信息系统的建立和完善变成可能。
在档案机构与各类信息服务机构合作过程中，必须强化宏观管理机构的调控能力。国家档案局与相关部局要在充分进行调查研究的基础上，制订出国家信息系统建设的总体战略目标、战略步骤和重点。制定和完善有关政策、法规和标准，推动标准化、规范化建设。协调组织社会各方面的力量，建立布局合理、各有侧重、多层次的网络信息中心。
（三）在网络基础上提供更高层次的服务
档案机构与各类信息服务部门进行合作，有利于档案机构学习其他信息服务部门的技术与经验，提高档案管理工作水平。同时，也有利于档案信息与各类信息进行融合，在网络的基础上提供更高层次的利用服务。在未来信息服务合作与信息融合的趋势下，档案管理工作除进行档案实体管理外还要增加信息管理、知识管理方面的内容。档案实体管理是档案信息管理的工作基础和前提条件，档案信息管理是档案管理的深入和延伸。档案信息管理是通过网络收集信息，在计算机上进行信息整理和储存，又通过网络提供利用。而知识管理又是信息管理在知识经济时代的延伸与发展。如果说信息管理使数据转化为信息，并使信息为组织设定的目标服务，那么知识管理则使信息转化为知识，并用知识来提高特定组织的应变能力和创新能力。知识管理是信息管理发展的新阶段，它要求把信息与信息、信息与活动、信息与人连结起来，在人际交流的互动过程中，通过信息与知识（除显性知识外还包括隐性知识）的共享，运用群体的智慧进行创新，以赢得竞争优势。
在信息管理和知识管理的前提下，要提供更高层次的档案信息利用服务。
一方面，在档案信息的利用服务工作中，要注重对档案资源进行深层次的开发，把馆藏静态的档案资源激活，使之成为知识、情报、信息流，最大限度地为利用者所用。例如海淀区档案局编写的“世界科技工业园区研究”专题信息，对美国硅谷、台湾新竹、印度班加罗尔等世界著名科技园区的模式、特点、成功经验及存在问题进行分析汇总，在此基础上与中关村科技园区进行了横向比较，为中关村科技园的园区建设、领导决策提供了最新的有研究价值的数据和信息作参考。
另一方面，信息服务的提供者要帮助利用者完成沙里淘金的工作，为利用者提供尽可能少、但质量高的信息。有人指出： “网络环境越发展，内容专家越重要。” 未来的网络信息服务实际上是以专家为核心的业务，专家队伍决定了网上信息服务的竞争力。美国有一个私人开办的气象网站，该网站有90多位高级气象专家来帮助用户分析、预测气象，其服务效果与收益远远超过国家气象局。原因就是气象云图人人都可以看到，但只有专家才能看懂云图并进行分析。是专家在决定一切，而不是信息资料在起决定性的作用。也就是说，在网络时代信息利用者最需要的是专家的帮助。目前，在我国信息市场上，已经有了对“信息经纪人”的需求。信息经纪人在信息买卖双方中进行中介和沟通，即提高对有关生产、销售和市场需求信息等的收集、整理、研究和提供，沟通信息生产者和信息消费者的联系，协助双方选择交易对象，从而使得双方达成共识，买卖成交，使得知识形态的信息商品转化为现实生产力，同时实现自身利益。图书馆员、档案工作者和情报研究人员都可以向这个角色转变。届时，档案工作者和其他信息服务部门的工作者一样，成为信息服务专家。成为善于查找、复制、传递和分析信息的专业人员。加拿大的档案工作者特里·库克说：“我们必须停止扮演实体保管员的角色，而成为概念、知识的提供者。”
