内部调整：相关档案业务环节的调整

随着档案信息网络化建设的全面深化，相关档案业务环节会有所调整。档案管理工作的发展是一个动态的过程，这种调整是符合其发展规律的。长期以来，我国档案界将档案管理业务分成 “六个环节”，后来随着实践发展，检索与编研日益趋向分立，又成为“八个环节”。“随着档案管理现代化的发展，档案管理业务的内容与结构还将发生新的变化。”在网络环境下，原有的、适合手工管理的传统档案业务环节必将进行相应的调整。与档案信息网络化建设相适应的环节将得到更多的重视，如鉴定、著录标引、检索、电子文件的保管等；不适应档案信息网络化建设的环节相应被弱化，如整理环节。为此，档案工作者必须认真地重新思考档案管理的全过程，并使之适应新的网络环境。

一、强化收集工作

收集是档案管理工作的首要环节，用以解决档案的分散形成与集中利用之间的矛盾。在网络档案信息发布与利用过程中，依旧要首先做好收集工作，尤其要加强对电子文件的收集，以全面地保持社会记忆。档案管理工作的特点是“藏以致用”，所收集的档案的数量与质量是其赖以生存的基础，为此收集工作必须做到数量丰富、质量优化、成分充实、结构合理。数量丰富是指馆藏档案的数量必须足以全面、系统地反映出档案机构职责管理范围内工作活动的历史全貌；质量优化是指保存的档案信息有现实利用价值和历史研究价值；成分充实是指馆藏档案记述的内容详实，能够反映出社会政治、经济、军事、科学、文化等各个方面；结构合理是指馆藏档案的门类齐全，文书档案、科技档案和各种专门档案合理配置。

我国以往的馆藏档案主要以接收政府机构的文书档案为主，馆藏结构比较单一，鲜有面向社会利用需求收集的档案。在网络环境下，档案机构不能再局限于接收送上门来的档案，档案收集不仅限于利用因特网或内部网将应接收的职责范围之内的档案信息接收过来，还要积极扩大收集范围，将一些职责范围之外，但具有重要价值的档案信息收集并管理起来。利用网络的便利条件，加大宣传力度，畅通收集渠道，直接或间接地通过网络收集传统载体形式的档案和电子文件。这有利于切实改变以往馆藏结构不合理的现象，为档案信息利用服务和信息资源开发奠定基础，使馆藏档案信息在主要为政治服务、为编史修志服务的原有基础上积极向为经济服务、为科研服务、为文化和社会教育服务的方向延伸，尽力满足社会多方面的利用需求，迎合信息时代的要求。

积极实现电子文件的网络收集。电子文件数量的迅猛增长，对收集工作提出了新的要求。在电子文件的收集、发布、利用等管理过程中，网络扮演着不可或缺的角色。实现电子文件的在线归档，通过网络对电子文件进行接收、管理和提供利用，是适合电子文件生存与发展的收集方式。目前的管理、商务、科技、经济活动中有大量的电子文件有等收集，例如国外许多公司将与业务有关的电子邮件列入收集范围之内。

此外，有人提出，档案馆要同图书馆等机构一样，将一些有关的网络信息列入收集范围。笔者认为，这部分信息在传统档案管理中就不属于档案职责范围内，它们也不具备档案的价值与意义，对这部分信息在部分程度上可以通过信息组织与档案信息相链接，方便地供利用者利用，以达到为利用者提供相关背景知识等目的。

二、加强鉴定工作

加强鉴定工作包括二个方面，一是强化对已有档案的鉴定工作，二是提高对电子文件鉴定的水平。

首先，要强化对已有档案的鉴定工作。我国以往的档案鉴定决不轻言销毁，文书档案留存率一般在40%至50%左右。这不仅使得为保存许多不必要的文件而消耗和浪费大量的人力、物力、财力，更使得档案管理工作远远跟不上文件工作的步伐，永远疲于奔命地整理档案，无法分出更多的精力更好地实现利用服务工作。在网络环境下，在档案信息数字化过程中这个问题显得更为突出。并且在网络环境下，各种文献与信息还在不断地以指数级的速度形成与增长。在这种情况下，档案工作人员必须“为未来选择历史”，大力加强鉴定工作，制定极为详尽的、具有很强的可操作性的保管期限表，严格控制文件转化为永久档案的比例。在这方面，可以借鉴其他国家的有益经验。以美国为例，美国国家档案与文件署特别重视文件鉴定工作，设置了由14人组成的专门鉴定小组，负责制定和修改鉴定标准与鉴定指南，审批文件形成机关报送的文件处置申请表，指导文件中心的鉴定工作。其中供文件形成机构参考的保管期限表制定得极为详尽，具有很强的可操作性。保管期限短则几个月，长则百年以上，有的还注明特殊的计算方法。其档案鉴定工作在进馆前已完成，通过鉴定工作只有很少部分文件转化为档案。各部门机构中约20%的文件被送往文件中心，文件中心中3%至4%的文件转化为档案。严格的鉴定工作使得馆藏档案具有很高的利用价值，减轻了日益膨胀的库房压力，以宝贵的时间和经费保存真正有价值的档案。

其次，要提高对电子文件的鉴定水平。对电子文件的鉴定有许多不同于以往档案鉴定的特点，包括许多新的方法与工作内容。在电子文件鉴定中要确保电子文件的真实性、完整性；内容鉴定与技术鉴定必须相辅相成，缺一不可；从事鉴定的工作人员中必须吸收一些行政管理人员和计算机技术人员。这其中每一个问题都是一个内容复杂，难以以传统鉴定方法解决的大课题。目前，许多接收电子文件的档案机构都是文件形成单位交什么就收什么，或是仅对二套制中的纸质文件进行鉴定而对电子文件的鉴定工作尚未展开。

此外，在网络环境下的鉴定工作，还要包括许多新的鉴定内容。不仅要进行收集鉴定、销毁鉴定，还要进行等级鉴定、数字化鉴定、知识产权鉴定等。我国档案界必须积极研究鉴定问题，提高鉴定工作水平。

三、简化整理工作

整理工作是采用一系列方法使档案有序化，解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的矛盾，便于档案实体管理与查找利用。我国档案工作历来重视整理，其整理方法在国际档案界独树一帜。这在档案的手工检索阶段取得了显著的成效。但是，在以网络传播与计算机辅助管理为特色的环境下，我国的档案整理工作已跟不上时代的发展。由于信息量剧增，整理过程过于繁琐而跟不上档案积累的速度。另外采用计算机自动化检索，可以方便地找到指定的文件，过细的整理工作已失去存在的意义，而且整理过程中对档案的装订加工也是对档案载体和原始性的一种损害。为此必须简化整理工作使之简明实用，档案整理只要做到在充分尊重文件形成的自然形态的基础上保持文件之间的内在联系，不必强求外观上的整齐划一，而且整理工作的重点应放在为档案计算机检索系统或管理系统做好数据准备上。

我国自2001年1月1日起施行的档案行业标准《归档文件整理规则》的颁布实施，就是我国机关档案管理工作面临信息化、网络化建设形势而对档案管理进行改革的一项重大举措。《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于传统立卷方法的“文件级”整理方法。由于取消了“案卷”这一档案管理单位，卷内页号、卷内备考表、卷皮、案卷标题、案卷目录等将不复存在，跟案卷有关的一系列整理任务，如进行案卷的系统排列、案卷装订、检查案卷质量等都可以省略了。同时，以“件”为单位管理降低了人为因素在文件归档整理工作中的影响，档案人员只要能够判断文件的保存价值和文件所反映的职能工作就可很好地完成归档工作。以“件”代“卷”大大简化了归档文件整理的工作程序，客观上避免了进馆文件的反复整理，在一定程度上影响和带动了归档前的鉴定工作，提高了档案整理工作的质量。

那么，如何体现全宗内文件间的有机联系呢？此时，就要完全发挥计算机的作用。计算机辅助档案管理可以做到一次著录标引，多次输出。可以通过计算机技术进行虚拟“组卷”，此处只是引用“组卷”这个概念以方便理解，其实质是利用数据库技术或超媒体技术在各份有联系的文件的目录或内容之间建立关系，随时自动整序，互相参见指引。计算机可以对档案目录和内容从任何角度进行分类组合，尽情展现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的联系。这提高了其后的保管和利用工作的效率。

以“件”为档案整理的基本单位，是从传统的档案管理向网络环境下的档案管理过渡的一种衔接，它符合电子文件的形成和发展规律，有助于计算机辅助档案管理，有助于实现电子文件的网络归档。在以“件”为单位对档案进行整理的过程中，作为文件向档案转化的一个环节， “立卷”已是名不符实，在归档这一环节，只是进行介质归档或网络归档。当档案管理中电子文件达到相当比例，技术应用发达到一定程度，电子文件的归档、鉴定与整理有可能合而为一。

四、深化检索工作

在网络环境下，档案信息检索这一工作环节日趋重要。它决定了数字档案信息的著录标引及存储，决定数字档案信息的现实使用价值和历史参考价值能否得以充分实现。目前我国网络档案信息检索系统还存在数量少、数据准备不充分、可供检索的信息范围比较小等不足，极大地影响了档案检索系统的检索效率。在网络环境下，必须过一步深化档案检索工作，为利用者提供高效的信息服务。

五、研究和实现数字档案信息的保管保护工作

数字档案信息的保管保护，不同于以往任何载体档案的保管保护。由于信息容量大，数字档案信息的存储载体如磁盘、磁带、光盘等的排架长度与占用空间比较小。这一点，利于档案库房管理。但是，数字档案信息的存储载体在其保管条件上又有不同于纸质档案的特别要求，包括必须存放在专用库房中，对库内温湿度进行严格控制，配置防尘、除尘、防磁场和电场的设施。对于使用设备必须严格防范计算机病毒，传统的裱糊、杀虫等纸质档案保护手段已失去意义。定期或不定期的档案检查，不仅是清点档案信息载体的磁盘、磁带、光盘数目，还要在计算机屏幕上审阅有关计算机文件数目与内容有无删减、短缺，定期进行移植、备份等等。这些数字档案信息的存储、管理都是档案保管保护工作的新课题。解决这些新课题既要建立新的管理理论、标准和方法，又要采用先进技术手段。

六、加强利用服务工作

利用服务工作是档案信息化建设的重点。一份档案若只被尽善尽美地保管着而得不到开发和利用，那么虽然它“活”着，我们也称其为“死档”。档案工作最主要的目的就是要有效地开发档案信息资源，变档案潜在价值为现实价值，最大限度地服务于社会。在传统档案管理中，档案工作人员不得不把大量时间花费在对大量繁杂的档案进行整理、著录等基础工作上。但在网络环境下，档案管理采用自动化手段，从而可以使档案工作人员从繁重、复杂的手工劳动中解脱出来。这有利于档案工作改变以往“重藏轻用”的思想，向利用服务方向转变。档案工作者应致力于开发档案信息资源，更好地进行咨询、编研、服务、统计等工作。制定实行一系列有效措施，多渠道、多角度地为利用者提供快捷的信息服务。