网络档案信息利用服务的经济效益
（一）案例一：从我国航拍片“回归”，看网络档案信息利用
2002年6月，中国历史博物馆从美国国家档案馆复制回1.1万张“二战”期间有关中国大陆的航拍照片。这是一次规模较大的跨国档案利用活动，而这次利用活动的起点正是网络档案信息利用。
1.网络：宣传与公布的最佳手段
美国国家档案与文件署网站自建成之日起，就成为其所有机构宣传档案工作、公布档案内容的基地。美国国家档案馆也在其中发布了大量馆藏档案信息。有了ARC等能够全面、完善地揭示档案馆藏信息的网络检索系统，美国国家档案馆开放档案的具体内容信息可在瞬间传遍全球。
1995年开始，美国国家档案馆相继解密一批航拍照片（aerial photographs）。航拍照片可以说是该馆的特色档案之一，目前共存有9百多万张。其中关于中国大陆的航拍照片，一部分是“二战”后从日军手中得到的，另一部分是20世纪50至60年代冷战期间美国U2间谍飞机、Corona间谍卫星拍摄的。这些照片解密的消息及部分目录通过网络发布后传向世界各地。我国华东师范大学的刘树人教授在因特网上发现了相关信息。他意识到这些照片档案的重要价值，进行呼吁，引起社会各界强烈反响。我国学者认为： “半个世纪前的航拍片，保存了未受现代城市快速发展破坏的原始地表状态及古代遗迹景观，⋯⋯是珍贵的信息资料。”终于，由国家有关部门立项，实现了部分航拍片的“回归”。可见，网络的影响范围是何等广大，通过因特网发布档案信息、进行档案宣传是何等卓有成效！
2.开放：制度与执行之间的差异
美国档案工作者以本国的档案馆是“世界上最开放的档案馆”为傲。的确，美国档案开放工作可以说是有法可依、执法必严。在相关法律和原则的制定中，关于文件密级的法规比较严密。档案馆的文件要由档案主管部门会同文件形成机关提出解密的具体意见。一份文件一旦被解密，档案机构就千方百计要让利用者可以用到，网络就是其中主要手段之一。而且“联邦和州政府并不享有版权，任何一个人都可以公布不被安全保密法和其他法律所特别保护的文件”。“外国利用者拥有美国公民同样的利用权”。
但是，这次在我国利用者查阅航拍片的过程中，却遇到了障碍。他们查阅完日军在其侵华战争期间拍摄的航拍片后，按照档案目录索引要求查阅美国U2间谍飞机、Corona间谍卫星拍摄的航拍片及影像资料时，遭到了拒绝。“工作人员开始还礼貌地进库查找，后来就不客气地婉言拒绝，最终干脆不予理睬。” 从这个事件中，可以看到美国的档案开放在制度规定与具体执行之间存在着差异，或者说， “言行不一”。
美国关于档案利用的观念是：档案是社会财富，人人有利用它的平等权利。这种观念还以法律形式认定下来。哪些档案不能用，为什么不能用，档案部门必须给予合理的解释。这些解释是以《信息自由法案》、《隐私权法》、安全保密法等法律为依据。至于拒绝我国查档人员利用要求，可能更多地是从国家安全角度考虑。但是，按照美国的司法解释，美国U2间谍飞机、Corona间谍卫星于上个世纪50至60年代拍摄的航拍片及影像资料已经解密，并列入开放目录，我国的查档人员同美国公民一样有权利用这些档案。如果美国国家档案馆拒绝利用理由不充分、不能为我们所接受，或许可以执子之矛、攻子之盾，通过法律途径进行申诉。如果美国法律真的是如他们所宣传的那般民主，最终应该可以得到相关档案的利用权。
3.费用：免费与巨资的鲜明对比
在中美档案工作交流过程中，给人印象比较深刻的是，美国档案工作者针对我国的有偿服务反复强调他们的利用服务是免费的。“在美国，宪法规定政府文件属公共范畴，⋯，国家不能通过向公众出售文件或文件信息来获取利润。只能收取用于档案复印和散发的少许费用。”“对外国利用者收取复制费和其他服务费也和美国公民相同。”
那么这次航拍片“回归”的“少许”复制费用是多少？我国斥资达20万美元之巨。这固然与复制量较多，照片幅面较大有关。但也反映出美国档案利用中复制与拷贝的费用还是相当高的。还有，正如某些垄断行业的行为一样，这些复制与拷贝也要在档案馆指定的公司完成。当然，档案行业这种做法与档案工作性质相关，有着较为正当的理由，从安全角度考虑可以防止档案内容通过非法途径外流。
另外，虽然在美国不能限制任何一个利用者将档案用于商业用途。但是，若档案馆认为利用目的是用于商业用途，会加倍收费。我国这次利用是通过中国历史博物馆实行。在美国，博物馆、档案馆、图书馆、美术馆等科学文化设施同属于公益事业单位，所以据说“档案馆开出的价格还是比较优惠的”。
其实，美国的档案馆虽说主要作为公益事业，提倡免费服务，但是经济效益也是其考虑问题的主要出发点之一。如何在已有经济条件下维持与生存下去，是很多档案馆要考虑的主要内容。比如美国的经费来源与利用者数量是挂钩的，所以他们千方百计地吸引世界各地的利用者。在进行数字化、缩微等工作时，美国的档案馆更多地是从经济角度考虑问题。以马里兰州档案馆为例，该馆最初进行数字化时，考虑到数字化后信息太多占用存储空间过大，存储费用太高，随着计算机存储设备成本下降，该馆数字化内容才逐渐增多。
美国国家档案馆的网站（即美国国家档案与文件署网站）建设可以说是耗时良久、投资巨大。当我们为其实力与魄力暗自感叹时，从我国航拍片“回归”的过程也感受到其建设网站潜在的、巨大的经济效益。
（二）案例二：北京市公路设计研究院的局域网档案信息利用
北京市公路设计研究院是一个拥有145名职工、各类档案案卷4100余卷、底图9600余张的乙级资质的设计院。该设计院的档案部门通过本院局域网开展网络档案信息利用，取得了良好的经济效益。
1.开展网络档案信息利用的必要性
北京市公路设计研究院较早采用了CDA辅助设计。1997年，该院已经达到每位设计人员拥有一台计算机的水平，计算机出图率达到100%，电子文件数量迅速增加。一方面，受多种因素干扰，储存在软盘等载体上的电子文件很容易丢失；另一方面，电子文件的借用率和复用率比较高。这种现状给档案部门提出了一个紧迫的课题：必须有效地对电子文件进行管理，并发挥其应有的功能。特别是面对竞争日益激烈的建筑市场，业主留给设计人员的时间越来越短，档案工作人员必须帮助设计工程师共享档案信息资源，有效地利用各类档案信息以缩短设计周期。在这种情况下，该院的档案部门引进了一套“工程图档管理系统”，利用本单位的局域网来管理和利用档案信息，以满足设计人员的需要，提高经济效益。所以，在总结经验时，他们认为，开展网络档案信息利用是“形势所迫，激烈竞争的市场要求必须把各种信息转化为经济效益。”
2.网络档案信息利用实现的经济效益
“工程图档管理系统”为该单位档案信息利用者提供了一个资料云集、管理有序的信息世界。系统包括科技档案、文书档案、音像档案、期刊杂志、图书、编研资料等十个数据库。访问“期刊杂志”数据库，可以了解近期国内外同行业的最新研究成果；访问“图书”数据库，可以寻找所需研究资料；访问“科技档案”数据库，在规定的权限内，可以检索到本单位的设计图纸。如果需要进一步利用图纸内容，使用相应的系统功能通过网络直接向总工程师请示。总工程师批准“下载”的信息通过网络传送到系统的总控部门——院档案室，院档案室再向利用者发出允许下载的信息。这一系列操作，利用者足不出户，仅用几分钟就能够在院局域网上圆满完成。在1998年至2000年两年左右的时间内，北京市公路设计研究院以这种方式复用图纸档案，节省了上百万元的设计费，并且节省了大量的设计时间。
（三）案例三：美国马里兰州档案馆的网络档案信息利用
美国马里兰州档案馆通过档案统计工作发现，多数利用者来馆利用的档案主要集中在地图、地产记录和本州法律等几个类别。这些档案在该馆馆藏中所占比例并不高，为此，他们将这些档案进行数字化处理之后通过因特网发布。该馆只有千分之一的馆藏档案内容上网发布，但是馆里接待的利用者人数较之这部分信息上网之前降低了70%，极大地减轻了馆里在接待利用者所需的人、财、物方面所承受的压力。这个例子给笔者一些启示：一是进行数字化不必一哄而上，而要针对利用需求重点，有选择地进行；二是只要对网络使用得当，网络利用服务方式会取得明显的经济效益。
以上通过实证的方法，对网络档案信息利用的效益进行了分析。这些案例体现了网络档案信息利用的发展趋势，也体现出网络档案信息利用可以取得极大的社会效益和相应的经济效益。在此还要强调的一点是，档案事业是公益性的基础事业，不能仅仅以局部的、短期的利益来衡量其利用效益。“为子孙后代保存史实这一历史重任决无可能通过某种产业化机制来完成。⋯⋯，产业的驱动力是局部的经济利益，而档案馆理应追求的是要重视社会效益，是潜在的惠及后代的社会整体利益，当然，也要尽可能发挥经济效益。”
