网络档案信息利用流程设计

在许多网络中，尤其是在因特网等公共信息网络中，档案信息利用流程十分简单，但对于一些安全性和保密性要求较高的网络档案信息利用，利用过程比较复杂。本书对网络档案信息利用的整个工作流程进行了设计（参见图5），并针对这个设计的每一部分进行分析，以此来探讨网络档案信息利用的全过程及其中的主要问题。

利用者在各种网络（内部网、外部网、因特网）中进入档案网站，访问档案网站的服务器，在网页上所显示的各种图文的提示下，按步骤实现网络档案信息利用。

（1）-（6）-（10）是最简单的利用过程。利用者进入档案网站，直接浏览网页内容，网页中含有各类档案信息。这种利用简单方便，利用者进出自如，档案信息随手可得。如果网站中档案信息十分丰富，或者是网站中提供了专门的档案计算机检索系统用于检索馆藏档案信息，那么利用过程就是（1）-（2）-（4）-（6）-（10）。利用者要进行检索提问，然后执行检索，得到符合利用需求的档案信息，进而阅读和利用。如果执行检索后得到的检索结果不能令利用者满意，那么要重新进行检索提问，然后执行检索，或者进行二次检索，这个过程可能重复几次，那么利用过程就是（1）-（2）=（4）-（6）-（10）。某些档案信息利用在利用者进行检索提问时，可能要确认利用者的身份及权限，利用过程就是（1）-（2）/（3）=（4）-（6）-（10）。在执行完检索之后，对于某些特定的内容可能还要收取一定的费用，利用过程就是（1）-（2）/（3）=（4）-（5）-（6）-（10）。另外 某些利用要求 。可能与图中所示不同，这些利用要先确认利用者的身份及权限或满足付费要求以后才能进行检索，此时利用需求的过程就是（1）-（3）/（5）-（2）-（4）-（6）-（10）。

在图5中的第（6）步利用档案信息包括利用网络上开放的档案目录信息或档案原文信息。若对档案原文有一些控制要求，那么利用者需要专门提出利用要求，获得相应档案的数字副本。利用过程就是（1）-……-（6）-（7）-（9）-（10） 。当然，在利用者提出要求后，有可能还要涉及确认利用者的身份及权限、满足付费要求的问题，利用过程就是（1）-……-（6）-（7）-（8）-（9）-（10）。

在网络环境下，档案信息利用的最高形式就是得到档案原件的数字副本。但利用者利用档案的目的不仅是为了解档案内容，许多利用者还要获得档案机构出具的档案证明，这也是档案利用有别于图书馆等领域信息利用的显著特点。如果利用者在网络中检索到相关档案信息，要求档案机构制发档案证明，那么这个利用需求可以通过网络传达给档案机构，相关手续也可能通过网络进行办理，但只能通过档案机构邮寄或利用者亲自到馆才能真正取得档案证明。这就是第（11）步所表现的内容。也许随着技术的发展，如电子印章、数字水印等技术的实现，不久的将来可以实现利用者直接从网络上下载相应的档案证明。另外，还有一些比较特殊的、不适合通过网络传递的档案内容。如照片档案等多媒体形式的档案，在网络中直接下载的数字副本质量达不到利用者的要求。此时，有可能通过网络之外的其他方式将这些档案的复制件传递给利用者，这也是第（11）步所表现的内容。

以上过程描述了网络档案信息利用的流程。从中可以看出，在网络环境中，档案信息利用有一些特殊的要求。主要表现在对某些受一定条件限制的档案信息进行利用时，需要经过身份认证并获得相关使用权限、交付一定费用、获得复制件及档案证明等步骤，这些步骤也是网络档案信息利用中的重点和难点。