网络档案信息利用的特点

网络档案信息利用，是指档案机构通过各种类型的网络直接传递档案信息，为利用者服务、为党和国家各项工作服务。网络档案信息利用将信息生产者、信息、信息技术组织在一起，使信息资源在网络环境下直接作用于利用者。其目的是源源不断地提供便捷、丰富的档案信息及相应的服务。

网络环境所支持的档案信息利用，伴随着网络所能提供的优势和档案信息在数量、结构、分布和传播范围等方面的变化，滋生出一些新的特点。

一、网络档案信息利用具有开放性

系统思维的观点认为，系统与环境是互塑共生的。网络作为一种信息环境具有开放性特点，这决定了网络档案信息利用的开放性。长期以来，档案管理工作作为一个系统，基本上停留在以自给自足为特征的封闭型模式上，缺乏协作与协调的全局观念，缺乏与利用者的广泛交流。而在网络环境下，可以通过网络广泛地向社会发布档案信息，这些信息涉及一次档案信息、二次档案信息、三次档案信息等各个层面。尤其是对于一次档案信息，即档案原件的内容，以往只能到档案馆阅览，极少数情况下可以外借，而在网络中可以供利用者随时随地阅读。网络档案信息利用是一种开放型的利用，它可以超越时空界限，实现各个层次的交流。

在时间上，网络档案信息利用不再受时间的限制，利用者可随时检索和利用所需档案信息。网络上提供档案利用服务的服务器可以不间断地开机，利用者在任何时间都可以利用它所提供的开放档案。

在空间上，网络使得档案利用服务摆脱了地域的限制，影响范围扩展到无限大。利用者作为网络用户可以从任意地点对档案信息进行提取，网络档案信息利用打破了地点区域的局限，甚至突破了国界的限制。档案信息利用突破空间限制，一方面使得利用者可在异地远程获得档案信息，免除长途奔波的劳累，省时省力；另一方面，有利于档案这一人类共同的文化遗产得以被人们共享，推进世界上多种文化的共生和交融。

网络档案信息利用的开放性必将引导档案管理工作由封闭型、半封闭型向开放型转变，面向社会开放。打破自我封闭，改变“等、靠、要”状况，促进档案工作的开放程度，促进档案信息服务社会化。

二、网络档案信息利用具有及时性

信息社会是一个高速高效的时代，科学技术不断创新，知识老化节奏加快，技术成果应用周期缩短。档案信息通过网络提供利用，可以及时更新档案信息，大大缩短对最新档案信息利用的时差，使得档案利用服务跟上时代发展的节奏。

网络档案信息的更新不仅仅是指网络数据库中档案信息实时动态地进行增、删、改，更主要的指档案事业的新发展、档案实践工作的新突破、档案学研究的最新成果、档案工作的最新动向，以及档案界的新热点等信息在网络中以最快的速度加以报道。在各档案网站“新闻与事件”栏目中，往往是昨天的新闻变成了今天的旧知；在“出版物”栏目又刊出了新的研究成果；开放档案栏目中又公布了若干刚刚解密开放的档案信息 ；……。例如，许多档案信息网页都标有最后更新的时间。美国国家档案与文件署（NARA）下属的胡佛总统图书馆主页上标有“Last Updated：November 15,2002 7:50 AM”的信息。加拿大国家档案馆（NA）的主页上标有“Date Modified：2001-11-28”以显示数据修改日期，并且多数网页都标有“Last Updated：021116”等字样，以说明本网页内容的最后更新日期。再如，档案网站对于新近开放或公布的档案信息都有专门的内容介绍。如NARA的许多栏目下都有“What’s new”来介绍新增的内容。另外，NARA数据库内容更新也很快，其数据每周进行一次更新，每年的数据更新量在44万份档案左右。对于数据库中新增内容一般都有按时间排序的专门的介绍。档案网站的网页布局也会随着功能的增减形成新的版面。

档案利用者会发现，网络中档案信息的流转速度远远超过传统工作中的档案信息，只有在网络环境下，档案信息资源的时效性才能够得以充分发挥。

三、网络档案信息利用具有全面性

传统的档案利用工作是以某一个档案机构本身为主体为利用者提供服务的，在全面性、系统性方面一直无法更好地满足利用者的要求。而网络环境下的档案信息利用，可以进一步提供更为全面的信息。

从纵向上看，网络档案信息由于其来源的不同，在网络中的分布具有明显的层次性。网络档案信息的分布主要可表现为四层次：第一层次是有关各类档案馆的档案信息。包括中央级档案馆的档案信息、州或省级档案馆的档案信息、市级档案馆的档案信息、区县级档案馆的档案信息。此外，还有各种专门档案馆、专业档案馆、内部档案机构的档案信息；第二层次是档案行政管理机构的档案信息；第三层次是国际上和各个国家的档案学术组织与专业组织的档案信息；第四个层次是其他相关的档案信息。

从横向上把网络中全部的档案信息作为一个资源系统来看，其内容具有综合性的特点。无论是档案馆的信息，还是档案学术组织与专业组织的信息，除具有自身的特点之外，在内容上都显现出一定的综合性。以档案馆的档案信息为例，其内容既包括了对整个国家档案信息资源的全面介绍，又有各个档案馆具体的馆藏档案信息内容；既提供了各种检索工具，又提供了一次档案信息；既有档案学研究理论信息，又有档案实践工作发展的最新动态；既有档案学专业教育信息，又为各方面的受教育者提供进行学习与研究所需的档案信息；既有档案学术活动的信息，又有档案科研项目的最新报道；⋯ .。总之，内容林林总总，具有较强的综合性，体现了档案馆全部的工作内容。再以档案学术组织与专业组织的档案信息为例，其信息涉及面也很广。其中既有本组织长远发展的战略报告和计划，又有年度发展报告及年度计划；既有组织结构和行政管理情况介绍，又有其所办主要刊物的内容介绍和近几年刊物的内容提要或目录；既有一些学术热点问题的专栏讨论，又有学术界最新动态的信息发布等等。总之，通过网络可以发布馆藏档案信息；通过网络可以发布档案机构的职能信息，如部门设置、主要领导、岗位职责、例行服务、联系途径以及档案馆室的历史背景、发展计划、近远期目标、实施项目等介绍性信息；通过网络可以发布服务信息，介绍各档案机构服务对象、服务时间、服务方式、服务政策和服务限制；通过网络可以提供查档指南，包括查档手续、查档范围、查档方法、查档程序、查档收费及为研究者提供的各种可用工具等；通过网络还可以发布档案工作信息，例如国家、省市及国外档案工作动态信息，国家与地方的档案政策法规信息，档案工作的统计数据，档案会议信息，档案展览信息，档案刊物信息，公共活动安排等。这种综合性实质上体现出网络档案信息的系统性。从而使我们在网络环境中得到了一个与现实档案界类似的虚拟的档案界。

这样，网络环境下的档案信息资源尽可能地达到丰富，利用者对整个社会的档案信息占有度提高，从而可能在总体上对所有档案信息进行全面的利用。在这样的前提下，利用者无不想尽可能全面地得到与自己需求相关的档案信息。而各类档案信息可以在网络中形成以利用者为中心的虚拟的信息体系，围绕利用者特定需求进行信息的检索、获取、处理。各种利用需求可以通过灵活联结和调用各类系统与资源集成地完成。这与传统档案利用服务方式有了本质的不同。过去只是在一个档案馆或一定范围内全面满足利用者的需求。而网络环境下，利用者的需求可以在更加全面地得以满足。

四、网络档案信息利用具有检索的方便性

这是网络档案信息利用优于传统档案利用的最大特点。以信息社会的观点来看，一个人知识水平的高低并不取决于他已获得知识的多少，而取决于他获取信息能力的强弱。方便而快捷的检索系统，是人们获得档案信息必不可少的工具。将功能完善、方便易用的检索工具在网络上发布，利用数字化的档案信息资源和网络化的传输手段，形成对全社会开放利用的服务平台，极大地扩展了档案利用服务的空间，使利用者可以更方便地检索所需档案信息。如在美国国家档案与文件署（NARA）、加拿大国家档案馆（NA）、英国公共档案馆（Public Record Office，PRO）网站所提供的检索系统中，都设置了基于自然语言的关键词检索，并支持布尔逻辑检索，而且有很详细的使用说明，检索方便快捷。再如NARA网站、山东省临沂市档案局（馆）网站所提供的网络检索系统中，根据易用程度分为基本检索与高级检索。前者是为普通档案利用者设计的，后者则专为档案专业人员或具备一定检索知识的专业人士设计。这样一来，普通的档案利用者可以方便地检索档案信息，而专业人士也可通过各种检索优化技术更精确地检索档案信息，从而满足了不同层次的利用者的需求。

网络技术突破了传统档案利用中的线性检索结构，创造了全新的超媒体检索方式。网络环境下档案信息的联结不再是线性的，而是网状的，可以有多种组织方式和检索方式，从而打破了传统文本单一的线性结构。网络技术的发展加速了档案信息检索的速度，使网络检索工具具有方便性、大众化的特点。这无疑为档案信息资源的开发和利用奠定了最好的基础。网络档案信息只有在易于被检索到的情况下，才能发挥其真正的价值。

五、网络档案信息利用具有交互性

网络是一种双向主动式的服务手段，是知识经济时代最具传播发展潜力的大众传媒。网络尤其是因特网的全球化和开放性加强了国际档案信息的交流。档案信息不仅是人类社会宝贵的资源，更可以通过网络进行交流使得这些宝贵资源在国际档案界以及人类社会活动中发挥作用，从而更好地促进人类社会发展。与传统的档案信息传播交流方式相比，网络档案信息利用具有很强的交互性。

对于传统档案材料，主要通过全宗介绍、案卷目录等方式来体现其关联性，引导利用者查找档案信息。而在网络环境下，可以利用超媒体技术、通过链接手段指引利用者查阅具有各方面联系的档案信息，使具有某种联系的档案信息围绕利用者的需求在逻辑上形成一个关联系统。网络中还有专门供档案专业人员和利用者进行交流的空间，如档案专业协会及讨论组、档案论坛等。档案工作者、档案学专家、档案利用者可以就某一问题在网上及时交流观点，展开讨论，实现信息交换。利用电子邮件等网络工具，还可以提供参考咨询、开展定题服务、传送检索结果和目录文件等、为利用者提供复制件乃至在技术许可的条件下提供档案证明，并随时接受反馈信息。网络中各种档案机构一般都清楚地列出本机构的电子邮件地址，鼓励利用者： “请把你的意见和建议发送给我们。”档案机构还可以通过网络发行本机构的电子刊物，将馆藏档案信息和档案宣传信息输送到特定利用者的邮箱内，做到“送货上门”。利用者可以随时自主地订阅，以定期获取最新的档案信息。这些网络交流手段在世界范围内敞开了档案工作者之间、档案工作者与利用者之间交流的大门。

实现网络档案信息交流的关键和基础，是档案部门通过档案信息资源的网络系统吸引大批研究者涉猎其中，这些研究者在研究利用档案信息过程中又迸发出更多思想的火花反馈给档案部门。能够实现广泛的交流，无疑为更好地指导档案学术研究、档案实践工作及档案教育工作，促进档案事业发展注入了新的活力。档案部门之间、档案利用者之间、档案部门与档案利用者之间的地理距离将因网络连接而消失，彼此之间的交流与合作将变得频繁而快捷。网络档案信息利用的交互性极大地深化了档案信息服务的服务层次和服务水平。

六、网络档案信息利用在形式上具有多样性

基于多媒体技术的支持，网络中的档案信息除了抽象化的文本信息之外，还有照片、图片、动画、音频、视频等多种表现形式。传统档案管理工作中不同载体的档案转化为网络中的档案信息后，仍可保持其原有的表现特性。如在世界建筑档案馆网站中的档案信息（The Digital Archives of Architecture），多数以图片、照片、声音、影像等多媒体形式表达，利用者可以全面地感受到这些档案信息的各种表现特性。以多媒体文件的文件格式作为检索入口，还可以相应地提高检准率。文字、图片、照片、声音、影像、⋯⋯，多样性的网络档案信息为利用者呈现了一片档案开发与利用的新天地。这种形式的多样性还有利于开展网络档案宣传。对于各馆珍贵档案、特色档案可实现在线展览，史料汇编也可以进行在线出版。还可以抓住各种重大活动或重大事件等社会热点，公布相应馆藏，吸引更多利用者。

七、网络档案信息利用具有资源共享性

自古以来所有文献形式的记录，无论是文件还是图书，其信息都被固定在某一载体上，信息与载体构成不可分离的一个“实体”。离开了其中任何一方，文件便不成其为文件，图书也不成其为图书。在传统档案的利用中，由于原始性的限制，一份档案往往只保存在一个特定的档案馆中，一次只能供一个利用者利用。而网络档案信息可以供所有需要它的人共享，一份档案可以同时在若干个利用工作站上进行查阅。网络档案信息可以根据需要随时改变其存储载体，可以从磁盘拷入软盘或光盘，可以从一张软盘、磁盘拷入其他软盘或磁盘之中，还可以通过网络“流”向异地。有人将网络档案信息的这种特性归纳为“信息与载体的可分离性”。这样，有利于网络档案信息的资源共享。

随着信息社会的发展，信息资源日益成为一种能产生巨大价值的资源，获取信息就意味着占据了资源，能创造出为当前社会所承认的效益。因此，有别于过去档案利用方式，网络环境下的利用者对档案信息的需求与使用，可能会成为日常行为必需的一部分，利用者群体空前庞大。信息资源较之材料资源和能量资源的优越之处，就是能够实现共享而不损害其本身的完整性。网络档案信息可以从其原始载体上游离出来，根据利用需要，进行多种形式的显示、输出，充分发挥信息资源共享的优势。

八、网络档案信息利用具有服务的主动性

网络档案信息利用有利于发挥网络优势，变被动服务为主动服务。一般来说，所有的档案都有可利用性。由于以往档案工作长期处于封闭半封闭状态，许多利用者往往不知道档案馆保存着什么档案，因而不会利用档案。档案部门也未能及时宣传馆藏内容，造成保管与利用的脱节。

有人曾举过一个例子：当年在沈阳，随着教育改革的深入，民办教育、私立教育作为新生事物初露头角，相关部门为了实现对其发展过程的政策引导工作而进行调查研究。在调查私立教育发展历史时，他们是“踏破铁鞋无觅处”，不得不到一些已退下来的老校长、老教师那里去找信息、问情况。与此同时，在沈阳市大东区档案馆馆藏档案中，60年代就有一些零星的、分散的私立教育、私立学校的档案，改革开放后也陆续有这方面档案进馆。但由于档案部门没有向社会介绍过馆藏档案中存有私立教育方面的信息，那些档案只能静静地躺在那里，无人问津。在网络环境下，这种供需脱节的情况可以得到极大改善。档案部门可以积极利用网络“推销”各类档案信息，定期或不定期地针对社会生活及经济发展的热点、重点，对外发布档案信息。广泛宣传档案馆有哪些可利用的档案信息，从而使社会各方面逐步为档案馆的存在提供一个心理”位置，使他们一有利用需求时，就会很自然地想到档案馆。传统档案利用服务很容易受到时间地域、利用手续、需求心理等方面的限制。网络服务的出现，实现了便捷的人机对话方式，利用者很容易从被动的档案利用者，变为主动的档案信息资源探索者。在网络环境下利用者利用档案信息，不再仅仅是为取得某种档案凭证而被迫利用，而且常常是主动地为了获得知识，甚至是为了获得对历史文化的审美乐趣而利用档案信息。

总之，网络可以充分发挥档案机构和利用者的主动性，便于全社会了解档案的可用性和使用价值，使档案信息利用服务跟上整个经济和社会事业改革发展的步伐。

九、网络档案信息利用范围还有一定的限制

网络档案信息利用服务的范围，必须是依据国家有关规定，经过鉴定、划密等工作后被确定为对社会开放的档案信息。由于网络档案信息的内容范围还缺乏法律的界定，网络档案信息是否具有凭证价值还没有法律定论，目前只有一部分档案信息可以成为网络中的公共信息。根据档案的特殊性，网络中开放的档案信息还应区分无条件利用和有条件利用两部分。无条件利用的档案信息可供任何身份的利用者随时自由利用。而有条件利用的部分，要在物理网络、使用权限、费用等方面进行限制，对利用者必须要经过身份确认或实行有偿服务。对开放档案之外的档案信息利用还只能采用传统的利用方式，到相应的档案馆进行利用。

网络档案信息利用是档案管理工作与现代科学技术结合的产物，具有潜在的强盛生命力。与传统的静态信息服务相比，利用者更愿意接受现代化的动态的网络信息；与传统的单一性信息服务方式相比，利用者更愿意选择新型的网络交流方式。但要顺利实现网络档案信息利用，必须认真研究档案利用工作的新特点，解决好相关技术难题，构建出便捷的利用形式，将档案信息以最快的速度、最佳的效能和最好的流向分配给最适宜的利用者，提高档案利用服务的功能与效益。