档案之窗

扫一扫关注

当前位置: 首页 » 技术 » 档案管理 » 档案整理 » 正文

归档文件的如何编目?

放大字体  缩小字体 发布日期:2018-12-26 12:27:14    浏览次数:349    评论:0
导读

归档文件的如何编目?1. 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细,便于检索。2. 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。a)序号:填写归档文件顺序号。b)档号:档号按照档号结构和编

归档文件的如何编目?

1.   归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细,便于检索。

2.   归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

a)序号:填写归档文件顺序号。

b)档号:档号按照档号结构和编制要求进行编制。

c)文号:文件的发文字号。没有文号的,不用标识。

d)责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

e)题名:文件标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号“[ ]

f)日期:文件的形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日,如19990909

g) 密级:文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。

h)页数:每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

i)备注:注释文件需说明的情况。

3.   归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4 幅面,页面宜横向设置(见图B1)。

4.   归档文件目录除保存电子版本外,还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录,应编制封面(见图B2)。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题),其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册,也可每年区分保管期限装订成册。

 

   5. 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架


 
(文/小编)
免责声明
• 
本文为小编原创作品,作者: 小编。欢迎转载,转载请注明原文出处:http://www.dawindow.com/tech/201812/4928.html 。本文仅代表作者个人观点,本站未对其内容进行核实,请读者仅做参考,如若文中涉及有违公德、触犯法律的内容,一经发现,立即删除,作者需自行承担相应责任。涉及到版权或其他问题,请及时联系我们kf@dawindow.com。
 

Copyright © 2018 档案之窗(dawindow.com)     深圳司捷科技有限公司    版权所有       粤ICP备18047471号-1