网络档案计算机检索系统分析
（一）系统分析阶段解决的主要问题
系统分析是从系统总体上、全局上来分析思考系统的每一部分和建成系统的每一步骤。系统分析阶段主要解决系统应该“做什么”的问题，主要包括以下几个方面：
1.确定系统的目标和功能
目标是系统设计的基础，在此基础上确定系统相应的功能。一个完整的网络档案计算机检索系统除能完成检索功能外，还应包括系统的建立功能和维护功能。系统建立功能包括系统初始化和建立数据库。系统的维护功能应提供对数据进行增加、删除、修改的功能以及数据保密和安全的功能。随着新技术的发展，未来的网络档案计算机检索系统还可以具有自动标引等功能。
2.考察档案界和本单位现有条件
包括档案管理工作基础、人员技术条件、资金条件、设备条件等等，确定能否在现有条件下顺利开发网络档案计算机检索系统。
3.评价检索系统建立前后的功效
建立一个检索系统需要花费多少人力、物力、财力、时间资源。这项分析不仅要作定性分析而且要进行定量分析。当然人们希望以最小的开发费用建立起最大效益的系统。
4.选择硬件
网络档案计算机检索系统对硬件的要求主要有以下几个方面：一是具有足够大的存储量。随着信息社会的发展数字档案信息的数量将会十分庞大，有人预计今后每十五年电子文件的数量就会翻一番。因此对档案数据进行处理需要大容量的存储设备；二是具有较高的运算速度。为了满足快速检索的要求，特别是网络检索，要求计算机具有实时响应的能力，因而需要有较高的运算处理速度。一般网络检索的速度要求对每一检索提问的响应时间在1秒钟之内，最多不超过5秒钟；三是具有较强的比较和逻辑判断能力。
5.软件分析
网络档案计算机检索系统应具有以数据管理为中心的操作系统和数据库。在系统设计阶段必须确定数据结构和检索软件功能，输出格式能够由系统用户自由选定，具有保密措施等等。软件设计本身应具有简明性、可靠性、可移植性等。
（二）档案工作人员在系统分析中的重要作用
系统分析阶段的工作对整个检索系统的开发来说是关键的一环。在这一阶段，技术人员必须与档案工作者合作来确定检索系统的总目标，给出它的功能、要求及条件。系统分析阶段的组织者——系统分析员是计算机系统中最高级的工作人员，他们精通计算机技术，有相当的系统分析和设计能力。但是，多数计算机行业出身的系统分析员并不精通档案管理工作。为此档案人员在系统分析中，要发挥主要的和积极的作用，提出切实有效的功能建议。事实上，在档案检索系统的开发中，系统设计应以档案工作人员为主，技术人员为辅。
本书导论中提到，笔者参与开发的《军队档案事业管理信息网络系统》耗费了两年多的时间，这与档案人员不能参与到系统设计中有相当的关系。在系统开发初期，参与的档案人员不能提出任何建议和要求，尤其是不能确定数据库内容，从而使整个系统数据结构确定不下来，即系统之根本都难以确定。档案工作人员对技术人员说： “你们先做出个东西来给我们看看。”对于技术人员依据自己已有的经验和对档案工作的理解而提供的数据结构和系统功能，档案人员提不出更多的修改意见。当系统研制完成交付使用后，不得已又反反复复地进行修改。现代化条件下，在档案计算机管理系统的开发过程中，档案人员的参与是至关重要的。档案人员必须理解相关技术，与技术人员密切合作，提出建设性意见，使系统设计更为科学、适用。
（三）网络档案计算机检索系统的利用需求分析
网络档案计算机检索系统较之以往的档案计算机检索系统最大的区别在于系统用户的变化。网络环境之前的档案利用往往是利用者亲自到某一个档案馆内，委托档案工作人员进行检索。档案工作人员根据利用者提出的要求对档案计算机检索系统进行操作，把检索结果提供给利用者。这是一种委托性质的检索，利用者没有机会对检索系统直接操作，如果利用者没能清楚地说明想要查找的档案信息的范围，会直接影响检索效果。而且档案人员进行检索操作，利用者需要等待，影响了检索的及时性。在网络环境下，利用者对网络档案计算机检索系统的使用以自主检索为主。利用者通过个人计算机，与网络档案计算机检索系统直接对话，提交检索式，获得检索结果。利用者无论何时何地都能与网络检索系统对话，查询所需要的各类档案信息。这种检索响应的时间不超过几秒钟，检索结果也可即刻打印出来，检索迅速、方便，既减少了工作环节，也避免了重复劳动。
为了满足这种网络环境下的利用需求，必须建立科学、系统、结构合理的网络档案计算机检索系统。检索系统在内容上既要全面，又要突出特色；在功能上既要简单易操作、响应迅速，又要同时能够满足普通利用者与专业利用者的需求。
首先，在检索系统所针对的内容上，既要全面揭示和介绍档案部门保存的档案的成份和内容，又要突出特色。网络环境扩大了非专业利用者使用档案的途径，使档案与休闲的联系成为可能。如本书前面用到的实例：美国马里兰州档案馆对档案馆藏信息所选择的发布与检索方式，就充分考虑了普通利用者的需求，并以满足这部分人的利用需求为主，以求不断扩大用户群；美国国家档案馆曾经将电影《泰坦尼克号》播放引起的热潮做为宣传档案工作、提供档案利用的一次良机。该馆适时地将相关档案文献包括各种照片和档案全文在网站中进行发布，一时利用者蜂拥而至，网页点击率奇高。在这个实例成功后，该馆又随《风语者》等电影的热播而及时提供各种相关档案信息。该馆的这项工作成为比较典型的“借东风”的例子，档案工作及时满足了利用者的好奇心。这种满足也许得不到什么经济利益，但是却有很好的社会效益。这种做法使得更多的利用者了解档案馆、熟悉了档案信息，使得档案信息近得就在利用者身边，成为利用者生活中的一部分，不再遥远而神秘。在电影泰坦尼克号所引起的热潮中，有人就是想写篇相关小文章发发感慨，有人就是好奇想见识一下相关的照片。必须考虑这部分人的档案利用需求，否则档案信息上网与不上网没有什么区别。
其次，检索系统在功能上要为利用者想得更加周全，为社会提供全方位、高质量的信息检索服务。笔者目前考虑这方面所能做的工作包括如下几个部分：一是对检索系统进行分级，分为普通用户与专业用户，以满足不同层次的利用者的需求；二是检索系统能兼容自然语言与人工语言。我国以往的档案检索针对内容检索重视提供主题词、分类号等人工语言检索途径，而国外比较重视关键词等自然语言的检索途径。在当前发展阶段，国外出现了自然语言与人工语言并重的局面，如美国国家档案与文件署以往的NAIL检索系统只提供关键词检索，在升级为ARC后又提供了主题检索，目的还是为了满足不同层次的利用者的需求。“检索语言的发展方向是把受控语言与自然语言结合起来，向易用化、智能化方向发展。” 我国一直比较重视主题词检索，但标引质量难于控制。今后应在重视主题词检索的基础上，相应增加关键词检索。三是注意网络档案信息资源的整合。在网络环境下，利用者将有可能不再专门针对某一个档案馆的信息进行检索，而是针对整个网络中全部意义上的档案信息资源。因此要对网络档案信息资源进行有效的组织，这一点在下一节中详细论述。四是要提供多种形式的检索结果，以利于档案价值的实现。我国档案界根据档案价值实现领域和效果的不同，认为档案价值形态主要有凭证价值和情报价值。过去我国普遍重视发挥档案的凭证价值，为此提供的检索结果往往是二次档案信息，作为查找档案原件的线索。在网络环境下，有些利用需求只是对档案信息本身的需求，不再是对原件的需求，即人们不再重视信息承载物的差别，而是注重信息的效用。为适应这种变化，网络档案计算机检索系统在检索结果中除二次档案信息外，应尽量提供档案全文等一次档案信息，并充分发掘馆藏的有价值的档案信息，让信息流动起来，以发挥档案信息的情报价值。如上海市档案馆编写的《档案情况摘报》，根据市政府各个阶段的中心工作，及时提供有关的馆藏档案信息，为领导决策提供相关历史资料，得到市领导的肯定。再如浙江省档案馆编写的《档案信息参阅》及有些地市档案馆编写的直接提供给党政机关的内参信息，都很好地发挥了档案信息的情报价值。五是要注重对网络档案计算机检索系统外观和功能的设计。提供简洁、友好的界面，注重检索系统的“外包装”。提供详细而丰富的帮助系统，以利于利用者亲自操作。
总之，在网络环境下，档案馆等档案机构要更好地服务于社会，就必须了解社会需求，并能够从生活中发现社会热点问题，掌握馆藏档案信息满足社会需求的可能性。今后档案机构应加强这方面的研究，有专人或专门的职能部门负责此项工作，通过调查、分析和预测，使档案检索系统的开发做到有的放矢。
