网络档案计算机检索系统

档案计算机检索系统是档案机构专门编制的、一种针对数据库进行操作的软件程序。由它进行控制，对输入的档案信息进行整理、存储到数据库中，在数据库中查找定位，从数据库中输出及进行各类统计操作等。它的功能包括：数据输入、数据存储、数据编辑、提供多种检索途径、数据整理与排序、以多种形式显示和打印检索结果、展示和管理检索语言词典、进行自然语言与检索语言的自动切换、转录数据等等。

档案计算机检索系统的组成可以参见图4。从物理角度看，档案计算机检索系统包括硬件与软件两个部分。硬件是指计算机和网络设备等。软件指检索程序，还包括数据库管理软件，如ORACLE、Interbase、SYbase及常用的Dbase、Foxpro等。从工作流程看，档案计算机检索系统包括前处理与查找两个部分。图4的左边一部分工作称为“前处理”，即建立档案信息数据库。首先将传统档案文献用手工方式整理好，电子文件可以进行虚拟整序。通过整理得到档案目录信息、电子文件、多媒体文件等数据。其间可以借助于主题词表和档案分类表等检索语言词典进行著录标引。然后使用检索软件将整理好的数据按一定格式输入数据库，数据库是存储在磁性载体或光学载体上的，如磁带、磁盘、光盘等。电子文件与多媒体文件可以存入数据库，也可以仅在数据库中建立链接。图4的右边一部分是查找。用户首先运行检索软件，提交检索要求，检索软件自动将检索要求转换为标准化检索语言（Standard Query Language），形成检索表达式。这个转换过程中如果包括主题检索要求和分类检索要求，还要经主题词表和档案分类表使之规范化。检索软件将表达式转交数据库管理软件。数据库管理软件访问数据库并进行匹配运算，选出符合要求的数据信息返回给检索软件，由检索软件将检索结果输出。

从人文角度理解，广义的档案计算机检索系统不仅限于此。计算机要靠人去操作，程序要靠人去编制执行，档案计算机检索系统还包括相关的专门人才。另外，档案计算机检索系统之所以成其为档案检索系统而不是别的检索系统，是因为其处理的对象是档案信息。其数据库结构设计体现了鲜明的档案专业特征。这样，由档案手工检索过渡到计算机检索的一系列档案专门业务工作，都是档案计算机检索系统的组成部分。

最初，人们要查找利用所需档案信息只能借助于各类手工检索工具，如各种档案目录、索引与指南。每一种档案手工检索工具都有各自的结构与功用，也有各自的优势与缺陷。计算机出现以后，以其无可比拟的计算优势成为信息采集、开发、重新组合和利用所必需的技术手段。档案信息检索也主要依靠档案计算机检索系统来实现。以往手工检索的主要方式是顺序的“线性方式”，一种检索工具只提供一种检索途径，例如分类检索工具只提供分类检索途径，如果需要三种检索途径，则必须利用三种手工检索工具。用户必须使用不同的检索工具按照档案整理后形成的体系一级一级地去检索。首先确定要检索的档案所在全宗，然后再判断形成机构和形成时间。其局限性在于无法实现同一主题的广泛搜索，而且检出的档案之间没有逻辑关系。档案计算机检索系统对档案信息可以实现网状化检索。档案计算机检索系统可提供多种检索途径，相当于多种检索工具，以便根据利用者的要求进行多角度检索，不同的检索标识间还可以进行组配检索。另外，档案计算机检索系统还可以进行全文检索，针对电子文件原文或纸质档案的数字副本内容进行检索。档案计算机检索系统可以对检索结果提供多种排序方法供用户选择，方便用户查看检索结果。使用电子计算机进行档案检索最显著的优点，就是计算机具有高速运算能力和强大的逻辑判断能力，处理一个检索提问只需几秒钟，能够实现高速检索。此外，档案计算机检索系统检索途径多、检索质量高、随机调整检索策略方便。手工检索工具检索结果主要是二次档案信息，以获得查找档案原件的线索。档案计算机检索系统的检索结果不仅是目录信息等二次信息，还包括全文信息，不仅是文本信息，还包括各种多媒体信息。但是，实现档案计算机检索有一个前提，即必须将必要的数据录入计算机。目前我国档案界许多检索系统由于前处理能力有限而导致检索系统数据量不足。这是当前档案信息发布中的关键问题，本书后面还要进行研究。

档案计算机检索系统有单机版和网络版两种形式，二者在物理形式上有所区别。单机版一般是指将检索软件与数据库存放在同一台计算机，并在该计算机上进行人机交互、数据存贮、按多种方式检索和输出检索结果。网络版是指数据库安放在专门的数据服务器上，用户的操作通过两种方法实现：一种方法是计算机检索系统在服务器上启动并运行。网络用户由客户端浏览器在所浏览的网页上通过超链接等发出数据访问请求，启动并运行服务器上的计算机检索系统，然后动态生成符合置标语言标准的网页，通过网络链路传送给浏览器，由浏览器解释并显示。另一种方法是从服务器下载检索系统到客户端浏览器，在浏览器中运行这个程序，通过网络链路来操作数据库。档案计算机检索系统针对对象是存储在数据库中的档案机构的馆藏信息、事实数据等经过加工处理的专业化的有序信息，检索后返回的值是这些信息集合中特定的一部分信息。

网络档案计算机检索系统，也称在线档案计算机检索系统，它是指档案计算机检索系统的网络版形式。档案计算机检索系统的网络化是档案信息资源共享中效率最高的现代化措施。尤其是网络档案信息数据库由档案专业人员进行组织和管理，数据质量高，可靠性、安全性都高于网络上的其他档案信息。而利用者只要有上网条件，很容易成为网络档案信息检索系统的用户，突破以往档案利用中较难逾越的时空障碍，随时检索世界各地的任何档案信息。网络档案信息检索系统不仅可以使用户进行远距离检索，降低检索成本、提高检索效率，而且可以及时反映档案信息的变化情况，不存在时间上的延迟。

欧美一些国家已经开发出各类档案计算机检索系统。英国公共档案馆（PRO）自1995年以来一直在研究探索利用因特网为利用者提供远程在线利用服务的方法。他们在2001年基本完成了所有馆藏档案目录数据的数字化，为利用者提供网络档案信息的远程在线检索。美国国家档案与文件署（NARA）的网络档案信息检索系统已经经历了二代。第一代名为NAIL(NARA Archival Information Locator，NARA档案信息定位器），是一个针对NARA精选馆藏数据库进行检索的网络在线系统。第二代名为ARC（Archival Research Catalog）即在线档案研究目录，用于对馆藏档案信息进行检索，检索对象是NARA馆藏档案信息、缩微出版物的目录信息及部分全文、照片、地图、录音、录像等的数字副本。利用者可以从网上检索美国国家档案与文件署及其所属机构的档案信息，包括其电子文件中心的电子文件。