档案信息数据库
“数据库是一个存储起来为某个特定组织的多种应用服务并具有尽可能小的冗余度的互相关联的数据集合。其数据结构独立于使用数据的程序，对数据的增加、删除、修改和检索，由数据库系统进行统一的控制。”“数据库系统是实现有组织地、动态地存储大量关联数据，方便多用户访问的计算机软、硬资源组成的系统。它与文件系统的重要区别是数据的充分共享、交叉访问、与应用（程序）的高度独立性。C.J.Date曾从三个方面对数据库进行了比较经典的描述：“①存储在磁鼓、磁盘或其他外存介质上的数据集合——这是指数据库自身；②存在以这种数据为背景运行的若干个批应用程序，对其施行通常操作（检索、修改、插入和删除，一般以检索为最通常和最重要），另外可能有一些联机用户从远程终端与数据库相互作用；③数据库是集成的，即包含许多用户的数据，每个用户只享用其中的小部分，且不同用户使用的部分以多种方式重叠——即单独的数据片能够被许多不同用户共享。”
通过这些专业论述，可以对档案信息数据库进行一个归纳。档案信息数据库是在计算机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、相互关联的档案信息数据的集合。“相互关联”、“共同存取方式和一定组织方式”、“共享”是档案信息数据库本质的三个要素。数据库中储存的是一系列相互关联的档案信息数据，而不是杂乱无章的数据。这些数据包括档案题名、责任者、分类号、主题词、内容摘要等，还包括全文、图像、声音、影像等。这些相互关联的数据是经过调查、试验、统计、整理和归纳后得到的，并经合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储。每一类数据都有它们的共性和相互关联性。为了便于管理和处理，这些数据存入数据库时，必须具有一定的数据结构和文件组织方式。这样存入数据库中的数据就可以为多种利用者反复使用，达到数据共享的目的。数据库作为信息的组织与管理技术具有结构化、标准化、灵活性、简易性、面向用户、高度共享、易于扩充、易于编制应用程序等特性，所以用数据库技术组织档案信息可以极大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性：数据库是结构化的，具有复杂的数据结构，可以将全部档案信息合理地进行组织，形成数据的有序性；档案信息数据库对档案信息实行集中化控制，可将各种有关数据集中在一起进行统一的控制和管理，保证了数据的完整性；数据库中的档案信息相互关联，数据的冗余度被控制在最低限度，易于准确地理解信息内容，保证了信息的可理解性；数据库系统采取各种手段加强了对数据的保护，保证了信息的安全性。
