档案信息发布方式

迄今为止，国内档案界在考虑网络档案信息发布问题时，一直站在技术的门外。所关注的范围仅停留在信息内容上，还未曾对发布方式、发布语言等问题给予适当的关注，因为这当中要涉及一部分技术问题。从古至今，我国的档案工作一直隶属于社会科学领域，一向埋头于故纸堆中与历史打交道的档案实际工作人员，似乎对技术总有一些畏难情绪。事实上，选择什么样的方式发布档案信息，针对不同的方式选择什么样的标准等问题，都会对网络档案信息发布的效率与效益产生重大影响。它对于档案工作是事半功倍，还是事倍功半起关键作用。所以档案工作人员必须紧跟现代技术，了解技术的功用及其对档案工作效率的影响。如上一节所述，档案工作人员对技术要理解，而不是要求过分精通。不是要求档案工作人员要变成一个技术人员去具体掌握各种技术的细节，而是档案工作人员要理解什么样的技术对档案工作能产生什么样的影响、哪些新技术可以为我所用，以提高工作效率和服务效益。

本节主要研究档案信息发布方式，从中可以体会到档案机构应该如何理解和处理技术问题。

从前面的论述中可见，为了实现档案信息管理、方便利用者利用、宣传档案功能，可在网络上发布的档案信息内容极为丰富。根据信息内容的不同，可以选择不同的发布方式。

目前网络信息发布方式主要有两种：一是以静态页面形式发布，简称页面发布；二是以动态数据库查询方式发布，简称数据库发布。

页面发布是指以计算机文件的方式来管理各类信息，并将这些文件基于置标语言（如SGML、HTML、XML）组织成许多的静态网页，然后将这些网页复制到中心服务器上。早期的信息发布都是静态页面发布，其中包含一些动画和图片。这种发布方式，对于网络用户来说，只是被动浏览，缺乏与信息发布端的交互。另一方面，对于信息发布方来说，维护静态页面费时费力。

随着网络速度的提高及声音、影像等多媒体信息在网络上的传输，网络使用的范围日趋广泛。一方面，数量巨大、结构复杂的网络信息再也不能忍受文件系统的管理模式，而且网络信息总处于不断的动态变化之中，仅有静态页面形式已不能满足发布信息的需求。因此，人们引入数据库技术，以动态数据库形式发布信息；另一方面，传统的数据库管理系统也需要引入网络技术，以方便信息在网络上的访问和发布。由此，产生了数据库与Web的集成，形成了数据库发布方式。这种方式是通过网络服务器扩展程序（如CGL、ASP）将Web技术系统与数据库系统连接起来。在Web上连接、访问或获取数据库信息。而数据库中的信息是由集成的内部管理系统提供，也就是说内部管理系统（如档案信息管理系统）的数据库中的内容是信息发布的数据源。信息发布方通过Web服务器接收用户的输入，实时执行用户的提问，并返回执行后的结果，实现数据库信息的动态发布。这样给用户提供一个可供交互的平台，以满足用户对信息的动态需求。用户可以通过交互方式找到需要的信息。这一方面减少了用户利用网络信息的盲目性，另一方面提高了网络的有效利用率，不仅把Web与数据库的所有优点集中在一起，而且充分利用了大量已有的数据库信息资源。这对网络信息发布者和维护人员来说也非常有意义。他们再也不必维护大量需手工修改的静态网页，取而代之的是发布可以根据用户的特殊需要从数据库提取不同数据生成相应内容的动态网页。利用数据库系统可以对各种复杂的信息进行有效的管理。数据库由专业人士进行组织和管理，数据质量、可靠性、安全性都比较高。数据库中的信息按照网络远程用户的特定访问请求实时产生动态的访问结果，更具交互性、动态性、实时性和灵活性。

所以，今天的网络是由静态和动态的网页文件、各种多媒体文件、数据库、网络服务器扩展程序等构成的混合体。在其中发布信息必须选择适当的发布方式。

对于档案信息来说，主要是根据信息的结构化或非结构化特点进行选择。如档案机构职能信息、档案利用服务信息、档案工作信息等都是单向性、分散性的信息，可以采用静态页面形式发布。而档案内容信息、档案背景信息等数量大且具有结构性、动态性、实时性的信息，更适合以数据库形式发布。

必须明确的是，对发布方式的选择没有绝对的标准，而是取决于技术的发展和考虑问题的角度。对于一个档案馆来说，其中着重要考虑的是如何选择适当的方式发布馆藏信息。在我国的档案网站建设中，关于馆藏目录信息等，无一例外是选择数据库方式进行发布。但对于一部分档案馆来说，对于馆藏信息的发布，也许采用静态页面形式加EAD标准（参见第四节）的方式更具有积极意义，更有利于档案信息服务社会化。

例如，美国马里兰州档案馆对结构化的馆藏信息就采用静态页面形式发布。该馆发布的馆藏档案信息首先进行数字化处理，然后存储。这些信息不是存储在数据库中，而是以txt格式、tif格式和html格式三种文件格式存放在树状计算机文件目录下。这样发布馆藏档案信息，页面文件数量十分庞大，不利于管理。他们为什么选择这种发布方式呢？回答是这样的：利用者在不了解本馆职能作用、馆藏内容及网站网址的情况下不会访问本馆网站。采用页面发布方法可以针对html格式存储的网页文件内容做索引（如果采用EAD标准，那么可以直接将档案内容信息做成全文检索信息），并直接利用搜索引擎等公共网络信息发现工具对馆藏档案内容做检索。该馆一向直接利用Infoseek、Google等搜索引擎作为本馆馆馆藏信息的主要检索工具，而无须再自行编制计算机检索系统。利用者一旦使用这些搜索引擎，就可以直接通过各种与馆藏档案相关的内容链接到本馆的网站。笔者曾有机会与马里兰州档案馆网页制作小组交流过。当时在讨论这个问题时他们举了个例子：在HotBot搜索引擎中通过姓名查找该州州长夫人的资料。查找结果中注有资料源于马里兰州档案馆，并可以马上链接到本馆的网站。这样引导利用者开辟了一片新天地，他们继而可以查看其他馆藏档案信息。上网的馆藏档案内容范围有多广，链入的机会就有多大。从理论上说可以无限大地扩大潜在的用户群。如果用数据库管理这些馆藏档案内容信息，对利用者来说，就无法产生这样的机会。他们考虑问题的角度，是把利用放在第一位。

档案机构在选择发布方式时，还要注意技术的更新。

如网页发布方式，传统的做法往往是用网页编辑软件编制完后，用FTP类的工具上传更新。如果时常发布和更新信息，这种做法就显得极为烦琐、低效，而且需要有相关的掌握网页编辑软件的工作人员。此时可以选择一些公司开发的信息自动发布系统来完成相应的工作。这些自动发布系统采用傻瓜式的界面，直接在Web界面上录入文字，自动生成网页文件，操作简单、时效性高。

再如数据库发布，体系结构的选择从客户／服务器（Client/Server）方式发展到浏览器服务器（Browser/Server）方式。以解放军档案馆的《军队档案馆文献信息网络管理系统》为例。该系统开发后已经进行了两次改动较大的版本升级。但是随着信息技术的发展，系统最初采用的客户／服务器方式还是受到了挑战，其技术日趋落后，弊端日渐明显。一是对于系统用户来说，客户端必须安装操作系统、网络软件、特定的中间件（Oracle的客户端）等应用系统才能确保应用软件系统的正常工作，这些应用系统占用了大量的系统资源。而且客户端应用系统的安装、升级和维护往往需要专业人员才能胜任；二是对于系统开发方来说，由于计算机技术的飞速发展和用户需求变化，硬件、网络操作系统、数据库系统、开发工具、应用系统的升级周期越来越短，维护和升级客户／服务器系统的费用和代价变得越来越高昂。此时基于新的Web体系结构的浏览器／服务器方式的优越性日趋显著。因此，解放军档案馆再度对《军队档案馆文献信息网络管理系统》进行升级，将其移植为浏览器／服务器模式。新的模式可以做到真正的“瘦”客户端应用，客户端除安装基本的操作系统和浏览器以外无须安装任何其他软件。同时对于应用系统的维护，新的模式可以做到“零”客户管理，只要硬件和网络带宽允许，在世界范围，客户端建立在任何平台上，都可以访问数据库中的数据，而无须维护客户端的应用。系统升级后降低了维护成本，能够在网络上平滑高效地运行，更易于管理，更利于档案信息管理的网络化。

由以上分析可见，技术是一把双刃剑。对技术的无知会导致管理的落后。然而只要理解技术并运用得当，就会对档案信息网络化建设起到积极的促进作用。