我国档案网站建模

“建模”是自然科学领域进行研究的一种特定方法，它是指对现实世界的某一特定对象，为了某一特定目的，做出一些重要的简化和假设，运用适当的工具得到一个结构，用它来解释特定现象的现实性态，预测对象的未来状况，提供处理对象的优化决策和控制，设计满足何种需要等。本书借用这个名词，来描述对档案网站建设进行的分析和对其结构与功能进行的设计。

（一）档案网站建设目标

要建设档案网站，首先必须了解建设的意义所在，明确建设的目标，不能“跟风上网”，为建站而建站。目前有许多档案网站建设的目标并不明确，往往是上传一个主页之后便万事大吉，整个建设流于形式，而这些网站也成为摆设，未能发挥功能与作用。

档案网站建设的总体目标应该是：以档案信息服务社会化为导向，采用现代计算机技术和网络通信技术，逐步建立起以中央级档案馆为核心，省市级综合档案馆为基础，连接（链接）全国各级各类档案机构的档案信息资源网，为经济建设和社会发展提供高效服务。

在这个总体目标之下，不同类型的档案机构网站建设的目标有所差异。各级各类档案馆建立档案网站的主要目标是充分发挥网络的功能，及时、准确、全面地揭示档案馆藏，提供便捷有效的档案信息利用服务，改善档案馆与利用者之间的信息交流方式，满足利用者对档案信息查询利用的需求，提高档案信息服务的社会化程度。档案行政管理机构建立档案网站的主要目标是参与和履行在电子政务实施过程中应承担起的管理职能：发布管理信息、公开各项职能、提高工作效率、增加政府透明度、与民众进行交流。档案学术组织与专业组织建立档案网站的主要目标则是着力于档案专业学术信息的交流，法律、标准、规范的推广。

（二）档案网站内容

因特网上有句名言： “内容为王。”当人们完成了信息基础设施的建设，接入了网络。回过头来看，才发现内容建设应该是网络建设的重心，信息化建设趋于务实。档案网站建设同样如此，丰富档案信息内容是档案网站建设的重中之重。档案网站的特点就是以专业特色信息服务于社会，以专业信息服务区别于其他网站。第一章中，从国内外二方面讨论了网络档案信息的内容，这些内容正是档案网站的主要内容。归纳起来看，档案网站一般包括如下几方面信息：

1.馆藏档案信息

向社会介绍和公布档案馆室所藏的档案信息是档案网站最主要的内容，是涉及面最广、最能吸引利用者的部分。这部分内容包括馆藏档案的二次信息和一次信息。二次信息中最主要的是详细的开放档案目录。目录力求著录内容详尽具体，以使利用者访问目录后便能获得比较全面的信息。此外，尽量提供诸如档案馆指南、全宗指南、全宗目录、全宗文件目录、案卷目录、案卷文件目录、特色馆藏目录、特种馆藏目录、专题指南、专题目录等介绍性信息和检索性信息。一次信息包括传统档案的原件数字化后的全部内容及电子文件，还包括各种照片、图片、图像、动画、声音、影像等多媒体内容。

2.馆藏档案信息检索工具

在馆藏档案信息中不可或缺的是相应的、有效的计算机检索系统。档案网站必须实现馆藏开放档案目录的网上查询和浏览服务，提供面向档案利用者的档案检索服务，形成对全社会开放利用的服务平台。

3.编研成果信息

我国档案学中有一门专门的学问——编纂。我国档案馆通常都设有一个编研部门。编研是我国档案利用工作的一大特色。编研的目的也是为了更广泛地提供档案信息，若与网络结合则更能如虎添翼。档案网站提供编研成果信息是开发利用档案信息资源最有效的方法之一。档案网站可以成为档案信息深加工后的各种编研成果发布的窗口，为利用者主动、集中、科学、系统地提供高层次的档案信息，更好地服务于社会。另外档案机构还可以开展定向专题综合信息服务，定期或应邀为企业及政府部门提供各类专题综合信息。如北京市档案馆网站利用服务中提供的“定题服务”： “如果您从事编史修志、出版书刊等工作，需要借助馆藏档案或资料，但是由于人员有限或不了解档案馆馆藏的具体情况，不能独立完成查档，您可以将志、书的详细提纲交给我们，我们会根据提纲的要求在馆藏中进行检索、阅档、挑选、复制、分类装订，为您做好编史、出书前的资料收集整理工作。”档案馆利用专业方法和技能，对馆藏信息资源进行分析、过滤、鉴别并按利用者提供的专题进行知识的加工和创新，为利用者提供了个性化的、高层次的信息服务，体现了档案利用服务工作意义之所在。

4.珍贵档案、特色档案的在线展览及史料的在线出版

这是档案馆室藏品的精华部分。可以将本馆所藏珍贵档案、特色档案的数字副本在网络中进行在线展览。比如上海档案信息网的“珍档荟萃”，展示了《共产党宣言》中文初译版、宋庆龄致上海英美烟草公司白赛脱董事的英文信函等档案。再如美国国家档案馆在线展示了其三大档案的原件。这些档案珍贵、有价值，是难得一见的精品。通过网络展示可以扩大利用范围，吸引更多的利用者。

5.新闻与事件

及时报道国内外、外省市及本机构的档案工作动态信息、国家与地方档案政策法规颁布信息、全国档案工作的统计数据、档案会议信息、档案展览信息、档案刊物信息等。

6.机构职能信息

介绍本档案机构的基本职能。包括档案馆室或档案行政管理机构或档案学术组织与专业组织的基本职能、部门设置、主要领导、岗位职责、例行服务、联系途径及其历史背景、发展计划、近远期目标、实施项目等介绍性信息。还有日常工作中大量的公共信息，如各种档案培训、考察学习活动的通知、档案学会会员联络表、档案工作各项职能的最新开展情况等。这些信息可以在主页上及时发布，既提高了工作效率，也节省了成本。对于档案的宏观行政管理工作尤其实用。

7.社会环境介绍

介绍与馆藏档案相关的各地区政治、经济、历史、文化等情况，体现档案馆的历史文化特性，为利用者提供全面的服务内容。

8.利用服务信息

包括本档案机构服务项目、服务对象、服务方式、服务政策和服务限制，档案馆室查档指南（查档手续、查档范围、查档方法、查档程序、查档收费等），档案馆室开放时间，为研究者提供的各种可用工具等。

9.交流工具

提供档案论坛、电子邮件服务等网络交流工具。宣传档案工作，解答有关咨询，接受反馈信息，并供利用者和档案工作者进行交流和发表个人思想观点，集思广益。此外，档案部门还可利用高效、快速、简捷的电子邮件网络通信系统，为利用者传送档案信息或复制件、传送检索结果、开展定题服务、提供参考咨询。甚至可以定时将公布的档案信息和档案宣传信息输送到利用者指定的邮箱内，做到“送货上门”。充分利用网络的交互性使档案信息服务在内容层次和服务程度上大大地深化。

10.档案学术研究信息

提供诸如档文荟萃、专家论坛、专题讲座、相关文章等栏目形式，开展档案专题讨论，探讨档案学理论与实践发展的热点与难点问题，促进学科发展。

11.档案法律法规信息

既提供已有档案法律法规和档案利用制度，又提供最新制定、颁布的档案方面的法律法规、标准等。

12.政务公开项目

随着电子政务的实施，作为政府职能活动记录法定保管者的档案部门也在从后台走向前台。在档案网站中，尤其是档案局、处等档案行政管理机构的网站中，少不了政务公开项目。如在第一章我国网络档案信息内容案例中，可以看到许多档案网站提供了现行文件阅览服务。这是个新生事物，还有一些障碍需要解决，但毕竟档案部门开拓了新的领域，在政府的政务公开中起到了良好的效果。

13.网站内容检索工具

一个好的档案网站应该是内容丰富，信息充沛的网站。然而这样的网站也有一个弱点，就是容易使网络用户迷失方向。尤其是超链接的浏览手段，用户几次链接后尤如进入迷宫，找不到所需信息之所在。从第一章国外网络档案信息内容案例中可见，一般国外网站都为用户提供了网站地图和站内搜索引擎，这也是网络档案信息检索的一个重要手段。近年来，我国一些较好的档案网站也注意到了这方面问题，如北京市档案馆网站改版后提供了网站地图，浙江省档案局（馆）网站提供了站内搜索引擎。

14.收集统计信息

档案网站可以设计“统计信息”，让利用者自由填写，建立起利用者访问统计系统，以统计访问者数量，分析用户群，从而得出有价值的结论。便于对网络设备、网站内容、功能及形式等进行改进和完善。另外可以直接利用网络工具——点击次数统计器。点击次数统计器是所有网站应具备的基本功能，有现成的程序可以利用。然而我国档案网站中有点击次数统计的网站并不多。其实这项功能实现起来很简单，而且对档案统计很有意义。它能比较客观地揭示网络档案信息的利用率和访问情况，今后可以将其作为档案统计的一项内容。在网络环境下，收集统计信息应该可以更为方便和快捷。

15.相关网络信息资源

对国内外档案信息资源网站进行链接，与图书、情报、传媒、政府部门等相关信息资源网站进行链接。

以上内容是一个档案网站应具备的最基本的内容，是档案网站中最基础的信息，也是必备的信息。在此基础上，不同类型和级别的档案机构还可以开拓新的领域，在内容上出奇、出新、出特色，建成真正有效益的网站。

（三）档案网站功能

1.服务功能

建立档案网站的最主要目的是为档案工作者和社会公众提供档案信息服务。我国已有的与不断发展的信息基础设施为档案网站服务功能的实现提供了有利条件。档案网站揭示丰富的档案信息资源，使利用者借助于网络快速方便地实现即时即地的档案信息查询，发布各种档案管理标准、规范，为各种目的研究者提供研究工具，为鼓励利用档案而进行在线展览，通过网络完成档案信息的传递。通过这些手段满足利用者多样化的利用需求。

2.交流功能

档案网站有利于开展业务间的合作，同时通过档案网站还可以密切档案部门与社会公众的关系。通过档案网站可以收集档案利用者的反馈意见，征询社会各界对档案服务工作的建议；并答复用户的提问，及时了解和掌握社会对档案工作的评价，从而不断提高档案信息管理与服务的水平。档案网站同时成为档案利用者、档案专家、社会公众研究、探讨、交流档案工作经验和档案学理论问题的园地。

3.宣传功能

档案网站是网络环境中档案、档案工作、档案机构和档案事业宣传的有效工具。起到档案职业形象宣传、馆藏档案资源宣传、馆室档案服务宣传的作用。从而进一步扩大档案工作的社会影响力，增强全社会的档案意识。

4.教育功能

档案网站一方面可以促进对档案工作者的专业教育，另一方面可以实现对公众的爱国主义教育。网络档案信息中所包含的各种新技术、新理论、新法规等信息，为档案工作者提供政策、技术方面的教育与支持，对提高档案工作者的学术业务水平有极大的促进作用，有利于促进档案工作者的专业教育。此外，档案作为历史的原始记录，承载了最真实、最生动的传统文化，是最好的教育素材。档案网站应以传播和推广这些素材为目标，建成爱国主义教育基地。

（四）档案网站建设的实施

建设一个档案网站，一般可以划分为三个步骤：规划与设计、网络发布、管理与维护。

1.规划与设计

规划与设计，主要是准备网络档案信息的内容。首先要认真考虑哪些档案信息准备上网发布，哪些不能上网发布；哪些信息是无偿利用，哪些信息必须进行权限和费用等方面的控制使用。

其次，在确定了信息内容之后，就要对这些信息内容进行相应的准备。该数字化的做数字化处理，该转换为多媒体信息的通过各种专用设备进行转换。

第三，进行功能模块设计。将准备好的档案信息分类地、系统地、有机地组织起来。确定哪些信息以静态页面形式发布、哪些信息以数据库形式发布（参见本章第二节，档案信息发布方式），并归入相应栏目。例如将档案馆新近开展的活动的相关消息放在“新闻与事件”栏目中，将档案馆各部门的介绍放入“本馆简介”栏目中，档案目录查询放在“信息检索”栏目中。

第四，确定网站结构。保证页面之间有系统、成体系，内容之间的链接条理清楚。档案网站不是一大堆档案信息资料的简单堆积，而是要按照一定的分类方法和一定的顺序将这些信息资料进行有序的组织。网站的组织结构一般有四种：一是线性结构。这是最简单的一种结构，也是组织网页的基本结构。它是以某种顺序如时间顺序、逻辑顺序甚至是字母顺序呈线性地组织网站的内容；二是二维表结构。这种结构就像课表一样允许用户横向、纵向地浏览信息；三是等级结构。等级结构由一条等级主线构成索引，每一个等级点又由一条线性结构构成。网站导航一般就是这种结构；四是网状结构。这是最复杂的组织结构。它的网页组织自由，完全没有限制。其目的就是充分利用网络信息资源和充分享受超级链接。在进行网站规划与设计时，可以采用结构树形式确定网站结构。结构树形式就是整个网站以主页为树根，在主页中列出主要内容结构即整棵树的主干，在主干下面分出次一级的树干，直至各个具体的信息内容网页即末端的树叶。同时规划各部分内容之间的超链接。这种结构树形式使得网站设计层次分明、脉络清晰。

此外，这部分还要进行数据库结构设计、检索系统设计、网站页面的美化等。

总之，这部分工作要进行大量细致的筹划，做好充分论证，采用最佳方案。

2.网络发布

网络发布是将规划与设计好的档案信息上传到网络中。这部分的主要工作包括以下几个方面：

（1）申请IP地址和域名

网络中数以百万计的主机（可提供各种服务的计算机）依靠IP地址来区分。IP地址是一种32位的数据编码，由一个网络号和一个网内编码组成。域名是与IP地址对应的主机的名称。为了确保网络上主机地址的惟一性，IP地址不能重复。档案网站要获得一个地址，必须向欲加入的网络的管理部门提出加入申请，获得IP地址与域名。

（2）选用网站设备

主要是选用服务器、交换机等，并配置网络组件、安装网络服务。考察网络产品厂商在当今计算机行业的地位和稳定程度，及其售后服务与支持的能力。档案网站选用设备要考虑以下特点：选用安全可靠和易于管理的综合布线系统；选用ATM技术和快速以太网技术，保证现有应用需求及其可扩展性；选用高性能主服务器，以提供较好的数据处理能力和安全运行的保证；选用易于操作和管理的系统，便于升级和维护。

（3）选择制作工具

网站制作一般有两种方法：一是利用Visual C++、Delphi、Visual Basic等程序设计语言；二是利用FrontPage、DreamWeaver等可视化的、专门的网页制作工具。前者功能强大，后者简单易学。可根据实际情况进行选择。

（4）制作网站主页

网站主页的制作，必须以内容为中心，合理地、有逻辑性地对档案信息进行分类和组织，安排好结构和层次。同时适当结合构图、色彩、文字、图片等各种方法，使其既要内容丰富又要高度凝炼，形式简洁、结构有序，同时还要有个性、有特色。保持显示速度，保证访问效率，保证先声夺人的良好效果。

（5）选择网络接入点与接入方式

如选择当地电信局作为接入点，通过ADSL数据专线方式接入因特网；选择各大军区、军兵种的自动化站接入军事指挥自动化网等等。网站访问速度不仅取决于接入方式，而且接入点（网）本身的数据传输繁忙程度也限制了网站实际能达到的传输速率。档案网站的信息检索往往涉及大量数据，而且有可能多人同时访问，通信量较大。要保证接入点及接入方式能够提供给网站出口足够的有效数据带宽以保证网站查询与访问效果。

（6）数据库与Web的集成

以数据库形式组织的档案信息，可以实现复杂的、交互式的访问。然而，若要将数据库中的档案信息通过网络传递给利用者，简单的网页制作无法实现。只有通过Web编程，使数据库与Web进行集成，才能通过网络访问。如运用CGL（Common Gateway Interface，公共网关接口）程序设计可以实现网络客户机和服务器之间的交互式访问，建立网络用户与数据库之间的连接。

（7）编制检索系统的网络版本

针对数据库编制的档案计算机检索系统，有单机版和网络版两种形式。只有提供网络版形式才能供利用者进行远程访问。这部分内容在第三章中还要详细阐述。

（8）建立反馈及通信机制

3.管理与维护

管理与维护是指建立有效的安全管理机制和网站维护机制。网站初步建立以后，更重要的工作在于管理与维护。完整的网站建设包括网站的长期性、经常性的维护。网络世界是一个日新月异、一日千里的世界。进行网站的管理与维护，不仅是保证网站的正常运行，更重要的是保证网站具有更加丰富翔实的内容和常见常新的面貌，这是吸引网络用户的关键因素。

网站的管理与维护包括以下五个方面：第一，必须配备专职的网站管理和维护人员，建立一整套网站管理制度；第二，对网络档案信息定期或不定期地进行更新，对失效信息进行清理，注明修改或更新的时间，确保信息的及时性、准确性和可靠性；第三，提高计算机病毒防范意识，提高抗病毒能力；第四，保证网站安全，保护各种密码，对数据常做备份；第五，在使用中对网站不断地修正和补充，使档案网站不断完善，充满生命力。