档案信息网络化建设的主要内容
“网络化”是一个既简单又复杂的概念。简单，是因为不需要加以解释，它如同绿化、美化、机械化、电气化一样被人们自然而然地理解和使用。复杂，是因为这个概念在不同领域有不同的内涵。在技术领域，“所谓网络化就是把许多计算机都连接于一个网络上使用” ；在管理科学领域，网络化是指通过网络实施管理；在众多应用领域， 网络化是指利用网络实现信息传递和各种服务；……。迄今为止，我国档案界对档案信息网络化建设的主要内容尚未形成统一认识。这在一定程度上延缓了档案工作向网络化方向发展的进程。
事实上，网络对档案事业的影响是全面而深刻的。国家档案局在2002年11月25日发布的《全国档案信息化建设实施纲要》中将目前阶段的档案信息网络化建设内容归纳为：基础设施建设、资源建设、应用系统建设、标准规范建设、人才队伍建设、安全保障体系建设六个方面。中国人民解放军总参谋部办公厅档案局制定的《军队档案信息上网建设实施办法（2001-2005）》中将档案信息网络化建设内容归纳为：组织领导、设施设备建设、人员素质、档案实体管理、数据库建设、信息服务、管理制度几个硬指标。从这两个实例中可以体会到，档案信息网络化建设是一项复杂的系统工程，它涉及档案工作各个层面，内容极为丰富。笔者认为，档案信息网络化建设至少应该包含以下几个方面的内容：
（一）设施与技术的支撑
从技术层面看，档案信息网络化建设的最基本内容是指建立网络基础设施，运用网络技术支持档案管理与档案工作。
“工欲善其事，必先利其器”，档案信息网络化建设首先要有网络基础设施和网络技术的支撑。网络基础设施和网络技术将改变以往档案工作的技术方法和技术手段，促使其由传统的手工操作步入自动化、网络化阶段，为档案工作发展奠定强有力的技术基础和物质保证。
网络基础设施的建立过程和应用与选择网络技术的过程，涉及的内容十分广泛。网络技术基本上包括网络组建技术、网络接入技术、数据库技术、分布式处理技术、大容量存储技术、多媒体技术、智能检索技术、安全防护技术等等。相应地，网络基础设施的功能与类型也是形形色色、多种多样的。如局域网、城域网、广域网；内部网、外部网、因特网；网络硬件、网络软件、网络数据库等等。例如，网络档案信息要利用数据库存储，对存入数据库的档案信息要进行著录标引并编辑录入，这其中就要涉及与数据库相关的技术问题。再如，档案机构的网络接口从技术上要进行处理，在处理过程中接口标准、数据库的容量等方面都要做许多协调工作。
在网络环境下，要做好档案管理工作不可能绕开技术问题。档案信息网络化建设就是各种网络基础设施和网络技术的综合应用。
（二）档案信息资源建设
从信息管理角度讲，档案信息网络化建设的核心内容是网络档案信息资源建设与档案信息资源开发。
当前，很多档案机构在网络化建设过程中对建立网络基础设施热情很高，这是无可非议的，因为网络化建设需要设施与技术的支撑，网络基础设施建设是早建成、早受益。但是，出现一些偏差的是，档案信息网络化建设的主要精力都放在了硬件建设上，所谓的“网络化”只是展示一些硬件与技术，对档案信息资源建设未能重视起来。
信息网络不能孤立存在，而必须依赖于信息资源。网络只有通过信息资源才能建立起与用户之间的实质性的联系，由此发挥网络特定的功能。信息之于网络，犹如血液之于人体，是至关重要的。任何国家在建设信息基础设施时，其直接目的都是使全社会能够快速有效地获取、使用信息资源，利用信息创造财富，实现经济增长和知识创新、技术创新。信息资源的开发利用水平与国家的科技和经济发展有着直接的关系。凡是在这一领域投资的国家，经过一定时间的积累和发展，必然获得丰硕的成果。而对信息资源开发利用的战略意义重视不够、投入不足的国家，在可持续发展和综合竞争力方面都会处于不利地位。原因很简单，信息资源的建设与开发利用水平直接影响着各阶层的决策质量和对其他资源的控制能力。从国外信息化进程的成功经验看，往往是三分信息技术，七分信息设备，十二分的信息资源。建立任何一种信息网络，都需要获得源源不断的信息支持，才能真正产生使用效益。质高而量足的信息资源是网络环境的基础，信息资源不足，网络就是“无本之木，无源之水”。以因特网为例，其中的中文信息资源极度匮乏。在整个因特网上的信息输入与输出中，我国分别占0.01%和0.05%，这与我国国民经济发展进程和社会信息化的发展需求极不相称。显然，在我国信息基础设施建设中，最薄弱的环节是信息资源的开发和利用。档案信息网络化建设亦是如此。当前我国网络档案信息资源极为匮乏，达不到利用的规模。因而，信息资源建设同样是档案信息网络化建设的核心。
当前，对于信息资源建设是档案信息网络化建设的核心还存在一些模糊的或错误的认识。“有的认为信息资源建设是‘小事’，轻易可以解决；有的认识简单化，挑选一部分档案信息内容输入计算机，认为有了这样的信息就能办事；还有的认为，网上能‘生’信息，‘我们没有别人有，这就是共享的好处。” 这些认识会造成档案信息资源建设的滞后，使得即使建成网络也无法发挥其高效的作用。档案信息要成为网络中有用的资源，既要有一定数量的积累，更应符合规定的质量要求。信息零散、无序、数量少、质量问题多，是构不成可资利用的信息资源的。
在档案信息网络化建设中，必须以档案信息资源建设为核心，大力搞好网络档案信息资源建设。在当前阶段，网络档案信息资源建设的第一步就是要建立档案网站，以网站为基地，一方面以信息管理者的身份收集和管理网络中的电子文件并对传统档案进行数字化处理，另一方面以信息提供者的身份发布档案信息，为网络加载信息，以供利用者利用。这是当前档案信息网络化建设的重点，也是本书研究的主要内容。
（三）档案管理工作的变革
建立档案网站，发布档案信息，提供档案信息利用，是当前档案信息网络化建设的重点与核心。然而，档案信息网络化建设并不是建立几个网站就大功告成了。随着网络档案信息资源建设的发展，通过网络发布与利用档案信息渠道的拓展，网络将成为管理与利用档案信息资源的主要方式之一，围绕这一中心，相关的档案管理工作将有可能受到影响。如果说电子政务在一定程度上取代传统意义上的政府，意味着系统程序式管理取代政府实体性管理，那么网络化也必然引起档案管理工作的变革。
这种变革在近期阶段，表现为传统的档案管理环节要做相应的调整。与网络化相适应的管理环节相应变得突出和重要，如鉴定、检索、利用服务；与网络化不相适应的管理环节可能要相应弱化，如整理工作；网络化管理的重点环节要向深层次发展，如档案信息检索要更加规范化、深入化。此外，网络中的档案信息除了包括对传统档案进行数字化处理后的信息，更多的是电子文件。电子文件从形成到归档、利用整个过程都是在网络中完成，要对其实施有效的管理必须运用信息技术对文件管理业务流程进行重组，档案管理工作要实现前端控制和全程管理。
变革的远期阶段，将实现档案业务管理网络化。随着档案管理环节的调整，未来将能够通过网络实现档案的收集、整理、鉴定、存储、检索、编研、统计、利用，并相应确立网络环境中档案信息管理与利用服务的基本框架与基本方法。在2001年8月17日国家。档案局首次召开的“档案信息化建设理论”研讨会上，我国档案界一致认为“档案管理网络化”是我国档案管理的发展方向，它是指“运用现代管理媒体，并与传统管理媒体相结合，传递档案信息，以实现档案管理的最优化”。
（四）档案信息服务社会化
上面提到，档案信息网络化建设包括档案业务管理流程的变化，最终实现档案管理网络化。而我们知道，管理只是手段，利用才是最终的目的。档案信息网络化建设的根本目的是最大限度地提供人类共享的档案信息资源，实现档案信息服务的社会化。档案信息服务社会化， “就是要以丰富的档案信息资源为基础，以最大限度地开发和利用档案信息资源为目的，面向社会，强化档案信息的各项服务功能和环境，建立规范的档案信息服务体系，创造档案信息的社会效益和经济效益。”
关于这一点，可以从国内外电子政务建设的经验中得到启示。我国在建设电子政务过程中，面临与国外不同的情况。我国电子政务建设时面临的情况是：包括办公自动化在内的政府内部事务处理网络化在总体上远未完成，即使是重点应用，如金关、金税等工程亦是如此。所以，在我国，电子政务从概念到实践都把办公自动化和内部事务处理的网络化作为一个重要组成部分，即我国电子政务内容包括管理部分。相比之下，国外发达国家电子政务的重点，无一例外，强调的都是服务。在发达国家众多的关于电子政务的规划、政策宣言和研讨材料中，电子政务被定义为如何利用网络作为新的服务手段，来实现政府对居民和企业的直接服务。这是因为他们在20世纪90年代之前一般都已完成了内部事务电子化甚至网络化的进程，不需要再将其列入电子政务的规划中。
与我国电子政务建设情况相类似，由于档案业务管理尚未实现自动化、网络化，我国档案信息网络化建设中必须包括管理部分。而实现管理网络化的最终目的是为了支持网络化服务，通过计算机网络的信息传输，为利用者提供全方位、高效率的档案信息服务，最大限度地实现档案信息资源共享，从而创造档案信息的社会效益和经济效益。
（五）档案管理内容的深入
网络化将导致档案管理内容从档案实体管理向档案信息管理延伸，档案管理内容向前深入了一步。
多年来，档案馆是进行档案实体保管的机构，其发展潜力局限于馆藏规模及其相应的处理能力上。而网络化建设中档案馆应该从有限的馆藏建设向开发、链接和传送信息资源方向发展，以网络服务的方式来发展档案馆。档案信息管理就是对原有档案管理内容的补充。
档案信息管理主要是指针对档案内容的管理。在一个档案馆范围内，它是指整体档案信息的开发和提供利用。档案信息管理打破了全宗、年代、机构和专题等界限，追求更大范围的信息的收集、存储与输出。在各类案卷、文件中，根据利用者的需求，随时自由组合各类信息，并通过计算机和网络提供给远程利用者。突破一个档案馆的范围，档案信息管理有更大的空间和时间。空间大到一个地区、一个行业，乃至全国、全世界；时间可以跨年度，几年、几十年，乃至有档案信息以来的时限。档案信息管理利用互联网络，从网上收集信息，在网上提供利用，在计算机上进行信息存储和整理。世界范围内的档案资源共享将逐步成为现实。这一点是传统的手工档案管理方式所无法办到的。
档案实体管理与档案信息管理是两个紧密相联的不同工作阶段。前者是后者的工作基础和前提条件；后者是前者的深入和延伸。所谓延伸，就是在档案实体管理的基础上，把档案管理工作再深入一步，将档案中蕴含的丰富内容开发出来，更广泛地传播。人们利用档案，主要是利用档案的内容。从这个意义上说，档案管理内容的延伸是利用者的需求决定的，也是信息时代赋予档案部门和档案工作者的历史使命。档案信息管理对档案实体管理不是替代的关系，而是有力的补充。在档案信息化建设过程中，必须实现网络环境下档案实体管理与档案信息管理的有效结合。
（六）档案学理论研究的拓展
从理论层面上看，档案信息网络化建设还包括网络环境下已有的档案学理论研究中增加新的研究内容。
档案工作管理对象的存在形式及相应的管理手段是随着社会的进步而进步的。早期用竹简、石刻来记录档案，而后是绢帛，汉代发明了纸，到了后来，照片、录音、录像等都渐渐成为记录档案的介质。当前，随着计算机技术与网络技术深入人类生活、工作和学习的各个领域，出现了数字档案信息。档案管理对象存在的形式不同，相应的管理原则、管理手段和服务形式等都会有所变化，这些变化可能引发相应的档案学基础理论和管理原则的变革。所以档案信息网络化建设中包括重新思考档案管理的原则、理论与方法，而对这些问题的思考将促使档案学理论研究有新的发展。
（七）人文基础因素
档案信息网络化建设不仅仅包括技术层面和管理层面的内容，还包括人文层面的内容，即各种人文基础因素。因此，还应以人为思考问题的出发点，以人文科学的思想、观念和方法为依据，去应对技术的发展。在档案信息网络化建设中包括的人文基础因素主要有：
1.观念的更新
网络化在技术之外，蕴含着更深的含意，如经济形态的嬗变人们行为与观念的转变等。2000年在瑞士达沃斯召开的“世界经济论坛”的格言说： “让我们战胜满足感。”的确， “网络使人无法自满，它使距离消亡到零，传统的连续性被打破及传统结构消亡。不能更新观念，无异于自我抛弃。” 我国档案界近年来提倡和强调的一些思想和观念，如信息观、开放观、效益观念、竞争观念等，无一不是受到网络化的影响和触动。
2.人员素质的提高
在档案信息网络化建设过程中档案工作人员将承受更大的压力。档案工作者必须付出加倍的努力，来实现技术环境下的档案管理，并满足各种各样利用者的需求和渴望。虽然档案工作者不是信息系统的设计者、程序编制员、或计算机工程师，但是档案信息网络化建设需要档案工作者具备一定程度的信息技术方面的知识并掌握特别的洞察力与技能。
3.新政策的制定
政策的制定可以对各时期的实践工作起到重要的指导作用，促进实践的发展。对档案信息网络化建设必须有进行调节的一整套政策体系。国家档案局在2002年11月25日发布的《全国档案信息化建设实施纲要》，确定了档案信息化建设的指导思想、建设目标和主要任务。这对于实践工作具有积极的指导意义。但是，目前与档案信息网络化建设相关的政策的研究与制定还存在许多空白。回顾和分析档案信息网络化发展历程与现状，总结和借鉴相关经验教训，提出发展对策，对档案信息网络化建设具有重大意义。
4.大规模系统工程的组织
以往的档案工作大都处在一种“大而全”或“小而全”的相对封闭的工作环境之中。档案工作在本系统内处于一种“自给自足”的状态。档案界与外界的交流与合作较少。而档案信息网络化建设是一项大规模的、复杂的系统工程，要动员行业全部的力量，并“进入合作圈”，有组织、有步骤地加以完成。
从以上分析中可见，网络化是一个多层面、多内容的概念。而档案信息网络化建设也相应地涉及技术层面、管理层面、理论层面、人文基础层面。网络环境为档案管理创造了有利条件，同时也提出了更高的要求。只有把入、技术、资源、管理有机地结合在一起，才能实现档案信息网络化建设。
