电子政务——档案信息网络化建设的契机

如果说档案信息网络化建设是对我国档案工作的一个挑战，那么电子政务就是档案信息网络化建设过程中迎接挑战、更新观念、整合技术、争得支持、获得发展的一个契机。

电子政务是利用网络技术进行政府行政管理模式的变革。它是指政府机构运用以网络技术为核心的现代信息技术，将其承担在政治、经济、社会、生活等诸多领域中的公共管理和服务职能转移到网络上完成并实现政府组织结构和工作流程的重组优化，超越时间、空间和部门分隔的制约，向社会提供高效优质、规范透明和全方位的管理与服务，建成一个精简、高效、廉洁、公开、公平的政府运作模式。电子政务模型可以简单地概括为两个方面：政府部门内部利用先进的网络信息技术实现办公自动化、管理信息化、决策科学化；政府部门与社会各界利用网络信息平台充分进行信息共享与服务、加强群众监督、提高办事效率及促进政务公开等等。从世界范围来看，电子政务被许多国家作为政府透明化的重要标志，推进政府部门办公自动化、管理与服务网络化和全面信息共享已是大势所趋。1999年我国开展了“政府上网工程”，各级政府开始在因特网上建立网站。2001年底，在重新组建的国家信息化领导小组召开的第一次会议上，确定把电子政务建设作为2002年信息化建设的重点。此后，该小组发布了《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》，召开了关于电子政务建设的全国信息化工作电视电话会议，通过各项措施促进了我国电子政务建设的快速发展。截止到2002年底，各级政府网站总数已达6000个以上，80%以上的省部级政府和70%以上的地市级政府已上网。电子政务的实行有利于提高办事效率，有利于提高政府工作的透明度，有利于改善为民服务，有利于改善政府工作形象。尤为重要的是，电子政务可以改变长期以来我国信息化建设过程中在硬件与软件上投资比例严重失调的状况，极大地丰富网络上的中文信息，从而营造有利于我国信息业发展的“生态环境”。电子政务的实施也成为档案信息网络化建设的契机，这体现在以下四个方面：

（一）社会政治因素对档案事业有重要的、甚至是决定性的影响

有史以来，档案工作以为统治阶级服务为中心，贴近政府管理活动实际，带有较强的行政色彩。在我国档案事业发展史上，档案工作发生变革及档案学研究高潮的出现往往是伴随着政府管理的变革。比如被视为中国近代档案学发端的“行政效率运动”，正是与政府机关的改革密切相关。而今档案信息网络化的建设也是如此。

我国的档案事业管理体制，决定了档案事业管理机关是“在各级人民政府领导下，统一地、分级和分专业地掌管全国、本地区、本系统的档案事务”。政府行动了，在各级人民政府领导下的档案机构必然要有所行动。随着电子政务的逐步实施，各级政府及其部门的政务信息网陆续开通，档案信息网络化建设就被提到档案机构的议事日程上来。伴随着政府上网，各级各类档案机构在因特网或内部网上建立网站的越来越多，据不完全统计，我国档案网站多数是伴随电子政务的实施而建立的。国家档案局还要求“到‘十五’末期，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网。” 居里夫人说： “弱者等待时机，强者制造时机。”电子政务的实施为档案信息网络化建设吹送来一股强劲的东风。各级政府在构建电子政务过程中，势必要投入一定的人力、物力、财力，并享有一定的优惠措施。例如，在推进“政府上网工程”过程中，中国电信系统为各政府机关的网站建设提供了种种优惠举措。档案部门必须发挥主观能动性，自觉地将自身定位为国家信息产业结构的一部分，加强与政府各部门的合作，抓住机遇，凭借电子政务这股东风，积极主动地制定出档案信息网络化建设具体可行的实施方案，争取政府部门在资金、政策、人才、技术上的支持，从而获得有利的发展条件，求得最佳的发展空间。

（二）档案信息的网络发布是电子政务建设内容之一

目前电子政务建设的内容主要有五个方面：一是政府职能上网。就是把政府及其各部门的职能、职责、组织机构、办事程序、规章制度等在网上发布；二是信息上网。就是在网上发布政府各部门的文件、资料、档案等；三是日常活动上网。就是在网上公开政府部门的各项活动，把网络作为政务公开的一个渠道；四是网上办公。即所谓的无纸办公，把各种文档资料数字化，以提高办事效率；五是网上专业市场交易。这实质上是电子商务，是一种企业行为。由于我国还处于从计划经济向市场经济转轨的阶段，它也列入电子政务的内容。从这五大建设内容中不难看出，档案信息的网络发布是电子政务的主要建设内容之一。档案信息与国家的社会、政治、经济、文化管理职能紧密相联，在政府信息资源体系中占有极其重要的位置。在此前的档案信息网络化建设过程中，最大的顾忌是网络档案信息的安全问题。在档案信息的网络发布成为电子政务信息上网的一部分之后，安全问题必将进一步得到全社会的重视。将会有更多专业、更多行业参与其中，相应的技术与法律支撑系统也会实时地跟进，共同研究解决安全保障问题。

（三）电子政务促使档案工作向网络化方向发展

政府处理政务过程中，离不开文件、档案与资料，文档工作是政府工作的重要组成部分。政府部门掌握着大量有价值的信息，“据测算，中国的政府部门掌握着全社会信息资源的80%以上，而这些信息大部分蕴藏在文件、档案、资料中。在电子政务的建设过程中，所有的文档资料中只要是能向公众公开的部分都将在网络上提供给公众访问。文档资料的网络发布，是电子政务的主要内容。另外，正如以往政府工作中一定要产生大量纸质文件一样，电子政务必将形成大量的电子文件。文档资料与电子文件成为电子政务主要的内部管理对象之一，贯穿于电子政务运作的全过程。对其能否实现有序有效的管理并提供利用，成为电子政务成败的主要因素。

承担起电子政务的文档管理工作，档案部门责无旁贷。从1999年开始，伴随着电子政务的实施，作为政府职能活动记录的法定保管者的档案部门也逐渐从后台走向前台。这个过程给传统管理模式下的档案部门带来了深刻的震撼与变革。传统档案工作中，档案管理只负责归档后的文件。但在电子政务工作环境中，文档在网络中存在与运动，大量电子文件在网络中产生、流转、存储和应用。档案工作要为电子政务服务，首先就要“触网”，进行网络化建设。另外，为了认证电子文件的原始性，必须能够清晰地记录和反映电子政务某一项政策、计划、法案形成和处理的全部动态过程。必须经常对非直观性的电子文件进行检查验证，以确定网络中的电子文件是否丢失损毁、内容是否正确、文件能否正常打开。要实现这些目标，档案工作必须向前端延伸，参与到文件管理工作中去。由事后管理变为适时管理，甚至是超前管理。记录电子文件从“出生”到归档成为档案的一切活动过程和处理情况，最大程度地保证电子文件的原始性、真实性、可靠性、完整性和准确性，这就是网络环境下的文档一体化。文档一体化要求实现更深层次的档案信息网络化建设。所以，在电子政务的实行过程中，网络化建设对档案部门来说已势无可避，必须直面面对。

（四）电子政务有助于档案工作观念的更新

电子政务更深远的影响还在于有助于档案工作思想观念的更新。在我国，最初的时候档案是与国家各种贵重物品放在一起，使用档案是一种特权、一种社会地位的象征。档案工作的内容只是对档案严加看管，不允许一般人接触。“丹书铁契，金匮石室，藏之宗庙。”在漫长的封建社会中，档案工作一直依附于国家机构，档案工作者一度被称为“卷阀”，工作中有一种衙门作风。因循守旧、封闭保守的观念是档案信息网络化建设过程中最难以逾越的障碍。而电子政务的实施使得高耸的社会结构变得扁平化，网络上的消息很快就能传遍全国乃至全球，舆论监督将发挥最大作用，人与人之间的关系是平等的，官高于民的观念再无藏身之地。电子政务的确切含义不是简单的“计算机辅助政府办公”，而是更深层次上的“政府网络化社会服务体系”。政府机关由高高在上的神坛走到平民百姓当中。此时，档案机构也无法再维持以往神秘、难以接近的面貌。档案工作作为整个政府服务体系的有机组成部分，会随电子政务走进社会的方方面面，发挥服务功能，展示平易近人的姿态。档案信息网络化建设，在档案管理者和档案利用者之间建立了一种新型的互动关系。以往的档案利用变成了对档案信息的访问，以往神秘的权利变成了社会公众普遍的权利，以往许多难以得到的档案信息变成了在咫尺范围之内唾手可得。这必将激发社会档案意识，提高档案的社会开放与利用程度，强化社会化服务功能，实现档案的社会效益和经济效益，实现档案信息资源的社会共享。这些都是社会文明和进步的标志。笔者认为，在档案信息网络化建设过程中思想观念的转变尤其艰难，而其意义也将更为深远。