科技档案编研作业的管理
科技档案编研作业的管理，是指针对一个编研项目，以制订编研方案到编研成品完稿的全部作业过程为对象，进行的编研质量和编研效率的控制，从而不断提高编研工作的集约化和科学管理水平。科技档案编研工作是档案部门向信息产业过渡的“排头兵”，这项工作是否能够达到预期的目的，不仅依据社会对这项工作的客观要求，而且还要取决于它是否具有一定的客观效益。编研工作质量和效率的管理成为编研作业管理的基本内容。
（一）掌握计划评审技术，合理安排编研作业过程
科技档案编研项目的效益取决于生产编研成品投入——产出之比。科技档案编研的投入，包括人力、物力、资金和时间的投入，运用计划评审技术谋划编研作业过程，能够比较集中地将这些问题一并考虑，在编研工作实践中取得了良好的效果。
计划评审技术简称PERT（Program evaluation and Review Technique），是一种以时间因素为中心，运用统筹法拟订、评价与调整编研作业的计划进度，进而确定最佳编研作业方案的科学管理方法。PERT是通过绘制网络图体现的，网络图即把某一活动分解成以箭线表示的一个个相对独立的作业过程，用标志着顺序号的圆圈（称结点）表示作业的起点与终点，直现地展示该编研活动预计的全过程，以此作为制定作业计划的依据。
在编研工作中加强全过程的计划，对提高工作效率有重要意义。特别是在编研工作逐渐成为科技档案信息开发工作重点的情况下，研究编研作业的科学管理方法更加必要。运用PERT谋划编研工作，一改过去编研作业自发性有余，计划性不足的状况，科学、精确地安排编研作业的时间、进度与责任，保证高质量、高效率地开展编研作业。具体作法如下：
1.将具体编研工作分解。将它们分解为一个个相对独立的作业过程，根据它们的具体情况（工作量、难度），可以按阶段粗分，亦可按工作的步骤或其他要求细分。例如，按照编研过程可粗分为选题、拟定大纲、选材、材料核实、信息加工、材料编排、审核、与复制等作业过程，也可以根据编研加工的具体要求，对某些作业过程进一步细分，如将某编研项目的选材过程，按照取材的方式细分为：去档案馆（复制）、去本地协作单位索取、到外地有关单位查证和在本单位查找等4个更小的作业过程。
2.确定各作业过程的名称、代号与顺序号。根据网络图的绘制要求，所有编研作业过程都要用箭线表示出来。每条箭线都要有相应的名称或代号，同时，还要确定每个作业过程完成的先后顺序，以便为绘制网络图提供依据。
3.确定各作业过程的时间值。作业时间是网络图的基本参数一定要准确，否则将直接影响PERT的实施效果。估算时间、最慢可值采用的方法有：“一时估算法”，即接照正常情况，凭工作经验提出具体时间值；“三时估算法”，即在估算时间时考虑多种因素提出三种时间的预测，包括最快可能完成的时间值（a）、最慢可能完成的时间值（b） 和最有可能完成的时间值（m），按（1/6（a+b+4m）的经验公式，计算出一个比较客观的平均值。
4.绘制网络图。网络图的绘制规则是：第一，网络图有方向性，必须从左到右地展开，不能形成向后倒退的回路。第二，所有过程都必须表现出来，其中消耗时间的过程用实箭线表示，不消耗时间的过程由虚箭线表示。第三，前一个作业过程未全部完成，不允许着手后续作业过程（见图10-1）。
5.明确关键路线、预测网络时间。所谓关键路线，是指网络图上表示作业时间的最长的主线（如图10-2中的①②③⑥⑦⑨⑩）。关键路线是编研计划的评审重点，也是提高工作效率、缩短工作时间的关键。评审时要逐个地分析其每一作业过程时间规定得是否合理，逐一评价各作业过程的时间安排是否合适、匹配是否得当，及时调整安排不当的计划时间，尽可能的使各作业过程配合得更加紧凑、和谐。在此基础上，就能够精确地预算出这项任务完成的有效工作时间，大大提高了编研工作的计划性以及计划的准确性。
用PERT设计和组织编研工作具有以下优点：第一，以简单的图形直观地表现了复杂的编研过程。明确了各项编研作业的责任，便于检查与协调。第二，通过网络图在编研工作的计划阶段，就能准确把握其重点或关键内容，便于有的放矢的采取措施，实施科学管理。第三，可以准确地计算出该项编研活动的时间，便于编研工作的整体组织、安排与检查。PERT的优势主要体现在科学、精确地安排编研作业计划，科学的计划固然主要，而更主要的还在于计划的实施。因此，必须坚决执行预定的计划，随时将编研作业实际进度与计划相对照，及时发现和解决问题，才能保证编研计划任务的圆满完成。
（二） 运用目标管理方法， 加强编研工作的全面质量管理
编研工作的效益取决于编研的质量，编研工作的组织管理必然包括对编研成品的质量和全面控制，通过目标管理将其质量标准具体落实到各编研作业之中，管理效果更为可靠。目标管理简称MBO(Managing By Objective) ，指为了实现预定的目标，把它分解为每个人可能实现的若干分目标，以便最终实现其总目标的科学管理方法。MBO是以成果管理为中心的科学管理方法，它一改传统管理只重分工的倾向，围绕制订和实现科学目标使管理活动更具操作性。同时，MBO创造了人人实行自我控制的氛围，将质量管理由少数人进行的控制行为变成人人参与的民主管理活动，充分调动了参与者的积极性。全面质量管理的突出特点是，全员参加质量管理和质量管理范围涉及产品生产、形成和实现产品价值的全过程。科技档案编研成品的质量同样应该这样要求，因此，将全面质量管理与目标管理相结合，以编研作业的具体质量要求作为管理的目标，切实保证编研成品的质量，强化了编研作业的科学管理。
在编研管理活动中采用以质量为中心的MBO，对于改善编研工作的运行机制，提高编研质量有重要意义。目前编研作业多采取一种分工合作的作业方式，一旦明确了编研主题与编研人员各自的任务分工，具体编研任务如查找选材、材料的鉴定、信息加工等任务，都是由编研人员分别独自完成的。编研成品的质量虽然有编研大纲的控制，但实际上主要取决与各编研人员的业务能力与工作态度，缺乏更有效的控制手段。而且MBO法为我们提供了一种通过调动编研人员自觉性，层层把关实现全面质量控制的好方法。对编研作业实行MBO，要经过以下三个阶段。
1.科学地制订质量目标是MBO的关键
MBO的目标是指一定时期或阶段，每个人编研人员预期的质量成果。为利用者提供高质量的档案信息，是编研工作的基本目的，这一目的需要通过各项具体的编研作业来实现。例如，把“反映某项技术的最新研究成果”作为某项编研作业的总目标，编研工作的MBO就要针对这一目标，具体界定“最新”的标准是什么，进而明确相应的技术内容和选材的范围，将“反映最新成果”的总目标分解为可操作的具体要求或标准，并且将它们明确反映在编研方案之中。根据编研工作的特点，科技档案编研提出的质量目标，应该具备四个条件。
（1）目标要明确。目标是MBO的依托，没有可操作的目标MBO就成为一句空话。例如，“选材率为85%”、“文摘加工的差错率低于0.3%”与“ 选材要有余地”、“ 减低文摘加工的差错率”的目标相比更加明确，也更便于实施。
（2）目标要优化、可行。目标要优化是指确定或分解的目标要有较高的水准，即需要经过一番努力才能达到的目标。这样的目标能够激发编研人员的工作热情与积极性，达到提高编研成品质量的目的。目标要可行，是指确定或分解目标时应该实事求是，以保证目标经过努力确定能够实现。
（3）确定的目标应该互相匹配、具有系统性。确定分解目标不仅应该与总目标紧密联系，而且各目标之间也应该相互协调、相互制约、以达到总体平衡。例如，将选材范围扩大5%，就必须考虑在相应库藏范围内，将增加的选材工作量，那么所规定完成选材时间的目标也应该相应调整。
（4）确定的目标应该便于衡量。明确目标是为了实施目标，必须考虑目标成果的鉴定问题，特别是多数科技档案编研作业，过去都用定性方式来衡量其随意性较大，制订一些易于衡量的目标就显得更加必要，否则MBO也难以完成。
（5）不断控制达标。目标可以从整体上确定，也可以分阶段设定。关键是编研项目的负责人要及时将目标集中、公布，以此提高每个编研人员的协作意识和全局观念，使他们更加努力地实现自己的目标，进而完成对实施目标的控制。
总之，目标是MBO的关键，必须重视目标的制订。为此，应该使所有编研人员参与有关目标的制订，通过制订目标的过程，使他们深入了解各层次目标的关系，深入理解自己的目标要求。通过讨论目标增强编研人员的相互了解，进一步把握总目标，让目标的制订过程成为互相激励、相互促进，调动每个编研人员的积极性的过程。
2.努力达到目标
争取达到既定目标是MBO的灵魂。一旦确定了质量目标，编研人员就要在各自的工作范围内，自觉地以质量目标要求自己，在不断地将自己的工作质量与质量目标相对照的过程中，调整与完善自己的工作质量，进一步挖掘个人的潜能，努力达到并超过自己的既定目标。在每个人的积极努力之中，形成互相促进、积极向上的良好氛围，促使全体编研人员共同为总目标的实现而不懈努力。
3.目标成果的鉴定
根据编研目标的期限，在编研任务完成或告一段落时，编研项目的负责人应该及时组织编研人员进行达标情况的评价，进一步保证编研目标的落实。具体方法分为两个层次。首先，由编研人员对自己达标成果进行自评，按照实现程度、目标难度、个人努力程度等因素，评定自己的达标等级。然后，进行认定公布，即由编研项目负责人分别对每个编研人员的达标情况进行检查认定，并且将认定结果公布于众。依此作为考核与奖励的依据，而且将有关经验积累下来，为而后的编研工作的质量目标管理提供经验。
