科技档案编研人员的组织与培养

科技档案编研工作依靠编研人员来完成，具体讲是依靠他们的聪明才智和认真负责的精神。编研人员的组织，就是要通过编研人员的合理使用与调配，充分调动他们的积极性，发挥每一个人的才干，提高编研工作的整体效益。编研人员的培养，指根据编研工作的需要，不断认识编研人员应该具备的素质要求，进行有针对性的专门培训。不断提高编研人员的素质是编研工作的顺利发展的保证，对编研人员的组织是编研工作科学管理的基本内容。

（一）编研人员的组织

1.编研项目的组织形式

科技档案编研工作是以编研项目（课题）为单位进行的，每一个编研项目的实施都应该组成相应的项目小组。根据编研项目的规模与难度，编研工作有独立完成与合作完成之分。合作完成的编研项目，又进一步分为企业、事业单位内部合作和外部协作。编研的组织形式因此分为：由一个单位内部各部门的有关人员组成；还是由几个单位的有关人员联合组成的两种组织形式。

编研项目小组的组成，应当综合考虑编研项目的工作量、科技信息研究与加工的难度、编研主题对编研人员素质的具体要求等因素。编研项目小组组成以后，项目负责人应该对小组成员进行分工，合理配置人力资源，使每项编研作业拥有适当的人选，使每个编研人员都能从事他最适合的工作，就成为编研组织的主要内容。

科技档案编研活动是由相对独立的诸编研作业组成的，整个编研工作呈现一定的阶段性。因此，编研人员的调配，实际上存在按编研作业过程划分和按信息内容划分等不同形式。前者，是针对一个阶段中的具体工作内容对有关人员进行分工，进入下一个阶段或另一个编研作业过程，再根据新的情况重新进行人员的分工。比如，在编研成品的选材阶段，可以根据编研成品主题内容的特点，将整个主题内容划分成若干个问题或不同专业，以此为依据对编研人员进行分工；也可以根据科技档案材料的来源进行人员的分工。而选材结束进入科技档案信息加工时，再按照主题内容或信息形式重新进行编研人员的分工。此方法使编研人员长期保持新鲜感，能够充分调动他们的积极性。后者，是针对编研工作的阶段或内容性质对编研人员进行的一次性分工，使每个编研人员独当一面。如，按阶段明确有人专门负责查找材料、有人专门进行信息加工品，有人则负责联系有关出版、交流等事宜；也可以按照问题分工，如编写有关科技标准的编研成品，可将编研内容分为材料标准、工艺标准、产品标准等，将每种标准分配给一个或几个编研人员，由他们负责将这些标准的选材、核实、加工等编研作业一直进行到底。这种方法有利于发挥编研人员的专长，易于保持档案部门正常的工作秩序。而且，这种方式特别适合联合编研项目人员的分工，对此应该根据协议规定各单位的职责、提供材料的内容和质量，根据各单位提供科技档案材料的特点安排人员。这样做能够发挥各协作单位及其派出人员的专业特长，也便于他们与本单位的联系。

2.编研人员的岗位责任制

科技档案编研工作的组织与管理，不仅要求对编研人员进行合理地调配，实行科学的分工，而且还应当将各种分工以岗位责任的形式固定下来，通过规定各个岗位的职责范围，使所有编研工作人员都能明了自己的岗位职责及其工作目的和要求，真正做到在编研小组内，人有专责、事有归属，充分发挥每个编研人员的积极性和创造性，实现高效率的编研作业，在保证高质量的前提下，尽量降低编研工作的成本。制订岗位责任制要注意明确规定编研作业的目标，包括质量和数量的具体标准，以便于实施与监督。

编研人员责任制应该包括以下具体内容：第一，认真参加编研方案（大纲）的讨论与制定，积极提出合理化建议，明确自身的任务；第二，按照统一的标准和要求，按时、保质、保量地完成自己的编研任务；第三，保护科技档案原件，妥善保管调出的档案材料，防止其损坏、丢失，禁止在原件上加注任何标记；第四，遵守档案工作的规定和纪律，保守科技档案秘密；第五，强调个人独立编研，自我检查、分工负责，同时，又要相互协调，依靠集体的智慧，服从有关部门和项目负责人的安排；第六，注意总结、积累经验，及时提出改进建议，以利整个编研工作的加强和改善。

（二）编研人员素质的培养

科技档案编研工作是编研人员综合运用各种知识和技能进行的一种创造性劳动。编研人员个人的素质及其信息能力对编研工作结果影响极大。编研的组织与管理工作应当把不断提高编研人员的素质作为一项重要任务，不断提高与完善编研成员以下素质：

1.科技档案专业的知识和技能

科技档案编研是科技信息开发和研究工作，这项工作的特点要求编研人员必须精通档案专业知识与技能，特别要熟悉本单位科技档案的内容、价值及其利用状况，掌握档案检索工具的种类、结构和使用方法，开发科技档案信息资源的规定要求。这些对于编研人员合理地开发科技档案信息资源，科学地确定编研成品的选题，恰当地选材，有效地进行核实与信息加工等编研作业，对于提高编研工作的效率具有决定性意义。

2.相关专业的科技知识和技能

科技档案编研的对象是科技档案信息，并且主要为科技生产及其管理工作服务，与其它各项科技档案业务工作相比，编研人员具备较深入的专业科技知识和较娴熟的专业技能显得尤为重要。实践经验证明，科技档案编研成品选题及科技档案信息研究与科技生产及其管理工作结合紧密与否，编研成品提供科技档案信息的需要程度、内容是否到位，都与编研人员掌握的相关专业科技知识和技能的程度成正比。只有深刻了解相关科学技术的基本原理、技术内容与方法、科技发展的历史与趋势等，编研人员才能切实体会科技人员的利用需要。由于科技专业的复杂性，不能要求一个编研人员熟悉和掌握所有科技专业知识，这就要根据编研主题的知识范畴，结合编研人员自身的科技专长，通过合理选择或组织不同专业特长的编研人员，使编研项目小组从整体上具备比较全面的科技素质。

3.信息资源意识和信息处理能力

科技档案编研成品是一种科技信息产品，科技档案信息资源及其编研成品在当代科技生产及其管理工作中，显示出越来越重要的意义。信息产业的发展以信息资源意识为前提，没有信息资源意识，科技档案编研人员就缺乏编研工作的自觉性，就没有开发科技档案资源的紧迫感，就搞不好编研工作。

信息处理能力，主要指开展编研工作必备的信息搜集能力、信息鉴别能力、理解能力、分析推理能力、信息吸收能力、语言文字表达能力、交际能力和组织能力等，都是当前胜任科技档案编研工作的基本条件。随着信息技术的普及，电子编研技术、数字信息处理技术和网络传输技术，将逐渐应用到科技档案编研工作中来，将开发科技档案信息资源的工作与技术提高到现代化水平。编研人员必须自觉掌握现代信息技术，以适应现代化科技信息管理的要求，使科技档案编研工作能够始终保持与信息时代同步发展的步伐。

4.法律意识与效率意识

知识经济是当今世界经济发展的主要特点，知识经济是在市场经济基础上发展起来，并且通过市场使知识成为当代财富的主要承担者。知识经济促进了信息服务业的发展，为科技档案编研工作提供了客观的发展环境。作为科技信息的生产者，必须具备市场经济的意识，特别是对市场信息需求的敏感性，这是在市场经济条件下发展科技档案编研工作的前提。

市场经济是法律经济，建立市场观念的关键是强化法律意识，深入了解与开发科技信息资源有关的法律、法规。用法律协调和处理有关编研关系，是科技档案编研工作顺利发展的保障。首先编研人员要知法、懂法、自觉守法，不能侵犯其他单位和个人的知识产权；其次，还要会用法律保护编研工作，防止别人侵犯本单位的知识产权。在法制的旗帜下，更好的开发科技档案信息资源。

效率意识是保持编研工作持续发展与完善的重要措施，其实质是使科技档案编研工作由粗放型转向集约型，从自发型变为科学管理型。科技档案编研是科技档案工作发展的必然趋势，目前发展与推进编研工作存在两种方式，一种为粗放型的，即通过扩大编研工作的投入，如增加编研人员的等形式，扩大编研工作的规模。这是长期以来编研工作发展的主要形式，这种外延扩大的发展形式，必将受到客观条件的制约。另一种为集约型或内涵扩大的发展形式，即充分利用与合理配置现有的人力与信息资源，协调好编研工作的相关因素，通过提高编研效率促进编研工作的发展。显然后一种方法比较符合我国科技档案工作的实际，是编研工作持续发展的主要方式。提高编研效率是集约型信息开发工作的关键，也是科技档案编研成品进入市场的必要条件，因此，编研人员必须自觉树立效率意识，把它作为编研组织与管理的基本要求。

总之，科技档案编研工作对编研人员的总体素质具有很高的要求，这是科技信息开发的必要条件，努力提高科技档案编研人员的素质，已经成为目前科技档案编研工作健康发展的当务之急。由于科技档案编研人员目前的实际素质远没有达到这样的水准，而且就整个队伍的构成而言，对其所有成员的要求也不应该是一样的，因此，培养与提高编研人员的素质应该分为两步走。一方面，通过重点培养和招聘专家型人才形成编研队伍的核心；另一方面，采取培训的方式普遍提高现有编研人员的素质水平。

普遍提高科技档案编研人员的素质，要注意综合运用各种有效的手段与方式。首先，要通过编研实践直接锻炼和增加编研人员的经验，同时要注意及时总结编研经验，通过研讨、评比等方式交流编研经验，提升编研人员的素质。其次，要定期进行更新知识的专业培训，有计划地输送编研人员到高等学府去“充电”，使这支队伍能够始终掌握科学技术发展的脉搏，保证科技档案编研能够持久的满足科技发展提出的信息需求。