科技档案编研工作的计划管理

科技档案编研工作的计划管理，即在对科技档案信息需求进行预测与可行性研究的基础上，提出计划期内编研工作的选题方向与总体目标，引导编研工作逐渐走上项目管理的轨道。

科技档案编研的计划管理主要通过对编研选题的引导与指导来实现。与编研成品（项目）的具体选题不同，选题计划为选题的中、长期规划，它是根据一定时期选题趋势或利用者需求的分析，提出的选题指导意见，其目的是为了普遍提高编研选题的科学性，避免盲目与无效的选题。

（一）编研选题计划的制订依据

1.科技档案信息需求的预测

预测，是指对影响科技档案编研成品需求的各种因素，及其发展、变化趋势进行调查研究，以便掌握与认识计划期内，科技档案编研成品需求产生的规律，为制订科学的选题计划提供依据。

科技档案编研计划是以一定范围、一定时期的编研工作为对象，系统开发科技档案信息的依据。编研计划要体现系统开发的思想，以便通过选题指导，使适于以编研方式开发的科技档案信息都能够普遍得到开发。根据科技档案利用的特点，编研信息的需求主要有两类。一类是职能需求，即利用者从事本职工作而引发的利用需求；另一类是文化需求，即利用者出于社会和精神生活的需要，而产生的利用需求，这种需求有迅速发展的势头。这两种需求的产生与下列问题有关，为此，制订编研计划应该着重研究这些问题：

（1）国家科学技术发展规划与科技政策

根据编研计划的要求，对科技档案编研选题的指导，应该适应目前科技档案编研成品的主流需求。由于编研计划所指导的是一定时期的编研工作，这一时期绝大多数职能需求的产生，主要受国家科技规划与科技政策的影响与制约，国家科学技术发展规划与科技政策指导企事业单位的科技活动，势必引起一系列编研成品的利用需求。因此，研究科技档案编研成品的需求，必须深入理解国家的科技规划与科技政策。

（2）科学技术信息国情

编研成品提供的科技档案信息是否及时、广泛地发挥作用，是否具有较大的效益，不仅取决与信息的内容和质量，而且还取决于信息国情。广义上，信息国情包括社会信息意识和社会信息能力两大要素。社会信息意识，是社会对信息的总体认识以及所形成的信息价值观念，它决定了社会信息需求的强度；社会信息能力，是指社会生产、处理、开发、供给和利用信息的能力，它受社会科学、技术水平和国家经济实力的影响。信息意识与信息能力可以分为国家、地区、机构和个人等不同层次。作为制定选题依据研究信息国情的重点应该是信息能力，特别是地区和利用者层次的信息能力，以及决定信息能力的地区科技发展水平与资源条件，这是决定编研选题科学性、实用性极其重要的前提。

（3）本专业科技活动的发展趋势

作为科技档案信息开发的依据，编研计划必须具备前瞻性，即不仅着眼于满足当前科技活动的客观要求，还要研究科技活动发展提出的新的编研信息的需求，不仅着眼于本单位、本行业的信息需求，而且还要关注社会的信息需求。这就要把握相关科技活动以及企业职能活动发展的脉搏，预测其发展趋势，进而提出具有指导意义的预测性选题。

（4）科技档案利用需求的发展

科技档案信息需求，目前虽然主要表现在科技生产及其管理活动方面，但是它的内容与价值十分丰富，是社会科学文化宝库的重要组成部分。随着科技发展和人民物质文化水平的提高，利用者个人的信息需求将逐渐强化，满足他们精神、文化的需求，将成为完善科技档案编研功能的重要措施，这方面正是发挥科技档案持续积累，不断积淀科技知识的优势的有效形式。

（5）现有编研成品的利用效果

分析编研成品的利用效果自觉收集反馈信息，以此校正与调整选题中存在的问题与偏差，是完善选题计划的有效措施。编研工作毕竟是一项发展中的科技档案业务工作，支持其发展的最好方式，就是引导编研人员生产出更加优秀、更受欢迎的编研成品。通过利用反馈调节编研选题，是科技档案编研工作自我完善的好方法。

2.科技档案编研工作条件的研究

制订科技档案编研工作计划，不仅要以科技档案编研成品需求预测为基础，还应该对科技档案编研选题进行可行性研究，即研究开展科技档案编研工作应当具备的必要条件，以及对必要条件的创造与完善。为此主要考查的对象或条件包括：

（1）关于编研人员的素质条件

科技档案编研工作是一项智力劳动，科技档案编研成品能否满足不断发展的利用需求，编研工作能否顺利地展开，编研人员的素质是一个至关重要的因素。这不仅要求编研人员应当具备相关的专业技术知识，一定的语言文字表达能力，必要的历史文化修养，以及相应的组织能力，而且还要求编研人员不断适应科技发展的需要，提高自身的科技水平、编研手段计算机化与网络化的水平等。

编研人员的素质要求是一个不断完善的概念，研究具体其素质要求，是为了明确计划期内，应该提高与发展编研人员的哪些素质，具体制订培养这些素质的有效办法。

（2）关于编研成品的交流条件

交流条件是科技档案编研成品价值实现的关键因素之一。信息技术的发展为编研成品的交流提供了更加便利的条件，对各企业、事业单位而言，传统的交流条件虽然存在程度上的差别但是已基本具备，而现代企业制度的建立又使网络化的交流环境随之建立起来。日益丰富的交流方式与手段，为编研成品价值的实现创造了更加广阔的天地。为此，认真研究和利用有关的交流条件，针对不断发展、完善的交流条件提出相应的选题，就成为制订选题计划的重要依据。

（3）开展编研工作的资金状况

科技档案编研成品的开发与交流，目前采取的是无偿为主、有偿为辅的方式，虽然有偿利用的比重逐渐扩大，但是由于编研成品印刷的数量小，生产、交流成本较高，没有一定的资金编研工作将难以维持。因此，必须客观分析编研工作的经费来源、经费数量，不断争取资金支持，特别是某些普及性和大型的编研选题，必须要建立在对其资金和资金来源进行客观估计，使选题有基本的资金保障。

（4）科技档案的库藏结构

丰富的档案材料是开展科技档案编研工作的资源基础，由于科技档案编研成品的时效性较强，能够及时为国家的科学技术发展与经济建设服务，制订科技档案编研的选题计划，要注意引导编研工作不失时机的为当前科技活动服务。而编研选题能否适应不断发展的客观需要，要根据现有科技档案信息资源状况而定。这就需要研究科技活动的发展规律及其档案形成与积累的新动向，详细了解当前科技档案资源的内容、形式与流向，掌握库藏档案中适宜采取编研形式交流的信息内容，优先开发具有现实意义的编研选题。

（二） 运用分类控制法，研究编研成品需求的发展趋势

分类控制法又称ABC分析法，它是通过对相关诸因素的地位与数量的分析，将它们区分为关键的多数（A类），与次要的少数(B类和C类），以便针对不同类别，采取不同的管理方法，达到提高管理效益的目的。其实质就是抓主要矛盾，区别对待，这种方法非常适合编研成品的选题研究。以往的编研选题主要采取定性分析的方法，选题的随意性较大。运用分类控制法对现有的利用数据，如，某单位一定时期的利用人次、调卷数量、利用目的等进行分析，能够帮助我们从中找出，最主要、最大量的选题需求，提高选题的科学性。具体方法是：

第一，首先要对反映利用需求的数据进行分类；第二，整理分类数据，按照需求的数量排列各类需求，并列出分类表；第三，计算各类需求影响值的百分比，确定ABC各类需求。按照分类控制法的规定，A类需求的影响值应该在60%以上，B类的影响值约占25%，C类的影响值在10%左右。

以某设计院某年的利用情况统计为例，该年的调卷数为1211卷，根据其他统计数据，分类整理结果如下：

根据上述分类表可以看出，对本专业最新设计成果和企业设计标准的利用，占该单位利用需求的60%，显然，这两类就是该设计院最基本、最大量的利用需求（A类），应该作为首先考虑的选题内容；对基建档案、设备仪器档案和其他利用需求，由于它们只占总需求量的6.4%，是极次要的需求（C类），一般是不应该作为编研选题的；而处于中间地位的那些（B类）利用需求，是否作为编研选题，应该根据其他情况酌情处理。ABC法是一种综合定性和定量方法分析利用需求趋势的有效方法，应用此法的关键是对利用需求的分类要得当，使分类结果能够适应选题的要求，以便科学的确定选题的范围。

（三） 编研计划的内容

通过上述科技档案编研选题的一系列调查研究，对初步形成的编研选题的预测性结论，应当将它们整理成可行性研究报告，作为科技档案编研工作计划的组成部分。在此基础上就能够制订出比较科学的编研计划。编研工作计划的内容应该包括：

（1）计划期内编研工作的总目标和总要求；

（2）计划期内编研选题的内容范围；

（3）计划期内对编研成品的具体要求；

（4）计划期内完成编研工作的时间进度安排和要求；

（5）计划期内完成编研项目的组织分工与责任制；

（6）计划期内开展编研工作的政策与保障措施；

（7）计划期内编研选题的登记与编研项目管理的要求。

从以上内容可以看出，科技档案编研工作计划与编研方案（大纲）虽然都是开展编研工作的依据，但是二者确实不同。首先，它们的层次不同，科技档案编研工作计划是指一个档案专业主管部门或科技专业档案馆，一定时期内开展科技档案编研工作的总体设想；而科技档案编研方案（大纲）则是针对某个编研项目做出的具体安排。其次，它们的内容不同，科技档案编研计划比较概括，以指导编研立项与选题为重点；而科技档案编研方案（大纲）则必须尽可能地全面和周密，以便对整个编研作业过程起到指导与规范的作用。

科技档案编研计划是指导科技档案编研工作健康发展的依据，必须为广大科技档案工作者所了解才能实施。在制订计划的过程中，应该充分听取编研人员的意见，汲取他们的编研经验，得到他们的理解，使他们在尔后的工作中能够自觉地加以贯彻。制订影响较大的选题计划，还应该主动争得相关部门和领导的认可与支持。

此外，在编研计划中对某些普遍性和连续性的编研成品的内容进行计划性指导也是十分必要的。例如，某些档案专业主管部门在编研计划中及时提出对本地区科技年鉴栏目的建议和要求，某些企业集团对所属企业科技成果摘要的内容与格式作出的统一规定等，能够及时避免可能的疏漏、进一步规范编研成品的内容，提高编研成品的质量，保证了编研工作的整体水平。并且根据计划要求开展编研成品质量的评比，深受编研人员的欢迎。

为了进一步提高编研工作的科学性，档案业务或行政管理部门，应该引导编研人员逐渐养成编研立项的习惯。以往科技档案部门的档案业务活动，多为一些程序化的技术操作，档案部门很少将自己的工作与科研管理联系起来。科技档案编研属于信息生产活动，工作量较大、研究性强，必须投入一定的人力资源，具备一定的工作条件与资金保障，将编研工作纳入科研项目管理程序就是解决这一问题的有效措施。科研管理部门为了保证编研工作投入的合理性，必然要求对编研选题进行科学论证。

提交编研项目立项报告，是将编研工作纳入科研项目管理的第一步。通过论证编研选题的意义，阐明选题的必要性、可能性与编研的目的和要求，对提高编研工作的科学性有重要意义，它既是科研立项管理的具体要求，也是进一步检验选题科学性的重要依据。编研项目立项报告经过有关专家评审通过以后，编研项目正式进入科研管理阶段。从此科研管理部门将根据立项报告，定期对编研项目的进展情况进行检查与监督，以保证编研项目按时、保质保量地完成。编研成品定稿以后，科研管理部门将视具体情况对其进行成果鉴定。这些都是对编研工作的鞭策和支持，促进了编研工作的健康发展。