科技档案编研成品交流的意义和必要条件

（一）科技档案编研成品交流的概念

科技档案编研成品产生后，面临着一个如何提供利用的问题，只有提供利用，才能充分实现其内容信息和形式信息（载体）的价值。科技档案编研成品的交流，是档案部门通过流通、传递科技档案编研成品及其检索信息，满足用户需求的一种提供利用的行为。

交流（Communication）一词，《辞海》解释为“流通，传递”。从中可见这三个概念是有相通之处的。但作为提供利用的行为，它们又各有侧重，体现在：流通强调状态；传递强调过程；交流强调方式。为了表述准确，下文将视具体需要，交替使用这三个概念。

交流行为是人类进步、延续和科学文化发展、传衍的主要因素。在人类交流活动中，文献信息交流是其中的重要部分。科技档案编研成品的交流，从理论上说应属于文献信息交流的范畴。文献信息交流，是人们将文献信息从生产者（即信源）向接受者（即信宿）传输的过程，是信源与信宿的中介，可以看作是人类对知识、信息的分享、传递或交流。

在科技档案编研成品交流过程中，编研成品本身即是交流的对象；同时又是交流的工具。这是因为科技档案编研成品的内容是其基本属性，它包含着大量的信息，通过交流，将科技档案编研成品进行时间和空间的转移，可以使人类更加广泛、合理和充分地使用其中所蕴含的信息，达到信息共享的目的。任何信息都是可以共享的，这是信息的基本特性之一。科技档案编研成品的交流正是基于信息的共享性，并以此作为理论依据。

（二）科技档案编研成品交流的意义

1.实现科技档案编研成品的内容价值

科技档案编研成品作为一般意义上的文献，它的内容价值必须通过对文献的利用才能实现，而利用是以交流为前提的。科技档案编研成品经由交流渠道传递到利用者手中，通过阅读吸收，并在实践中运用，方能实现其内容价值。

2.缩短信息物化的过程

科技档案编研成品交流所提供的是经过深加工的科技档案信息，它们较科技档案的原生信息更具专指性和系统性，因而与利用者的需求最为接近，甚至可以直接应用在实际工作中。通过对科技档案编研成品的交流可以大大节省利用者耗费于攻关的精力和时间，加快他们的工作进度，从而缩短科技信息转化为物质的过程。

3.为科研和生产提供主动服务

科技档案编研成品的交流通常是针对科技活动的任务和要求，主动向用户提供相关对口的科技档案信息；同时根据用户需求的变化，不断调整提供内容和方式，从而实现定题和跟踪服务等高层次的科技档案信息提供方式。

4.产生良好的经济效益

科技档案编研成品的交流，能够积极配合科研设计成果和新技术、新产品、新工艺、新材料的推广应用。科技档案作为信息产品进入信息市场所带来的经济效益绝不仅仅是有限的转让费，这只是看得见的直接收益，而受让单位利用其中的档案信息所创造的经济效益，可能是转让费的十几倍甚至是几十倍。同时，交流作为双向行为，它不仅包含了对外提供科技档案信息，即信息的输出，而且还包含了对外部信息的吸收，即信息的输入。因此，交流过程体现了重要的互利功能。

5.实现资源共享，发挥社会效益

由于科技档案信息具有共享性，特别是那些具有普及和推广意义的科技档案编研成品，在社会较大范围广泛流通和传播，使其在更多领域中发挥作用，实现科技档案信息的资源共享。由此而产生的社会效益之大，是无法估量的。

6.促进档案信息交流网络的建立

按系统或地区进行科技档案编研成品的交流，通常要组建科技档案信息交流中心，这种形式有利于促进档案信息交流网络的建立和完善，能促使档案部门加强联系，解放思想，在工作方式上实现由封闭型、半封闭型向开放型和全方位服务型转变。

7.推动档案工作现代化的研究和实践

随着当代科学技术的进步，在科技档案编研成品交流中，不断有最新科技成果应用到交流载体、传递手段和检索方法等方面，如电子计算机技术、缩微技术、光盘技术和现代通讯技术的广泛应用，不仅极大地提高了科技档案编研成品交流的效率，同时也有力地推动了档案工作现代化的研究和实践。

（三）科技档案编研成品交流的必要条件

开展科技档案编研成品的交流工作，需要认真研究和切实创建交流所必须具备的条件，以达到优化科技档案编研成品交流的目的。

1.旺盛的需求是科技档案编研成品交流的动力

满足利用者的信息需求，是科技档案编研成品交流的出发点。信息需求的产生与社会发展和人们的信息意识密切相关。在计划经济时代，受社会生产力和科学技术发展水平的制约，人们对信息的重要性缺乏认识，整个社会的信息意识薄弱。进入知识经济时代，社会信息化进程不断加快，信息（特别是科技信息）在社会发展中的作用日益明显。科技档案作为人类重要的信息资源，已成为全社会的共识，人们在从事科研、生产和管理等活动中，迫切需要参考和利用科技档案信息。科技档案编研成品的交流，不仅有针对性地满足了人们的实际需求，避免因盲目摸索而耗费大量的时间、精力和资金，同时，又是对潜在需求的刺激和培育。随着人们实践活动的持续和深入，新的需求必将源源不断地产生。成为促进科技档案编研成品交流的根本动力。

2.科技档案编研成品的不断产生是进行交流的物质基础

交流的前提是必须有“交流物”，科技档案编研成品的交流需要有不断产生的编研成品作为物质基础。这就需要档案工作者不断关注科研和生产领域的需求，大力开发科技档案信息资源，为交流奠定雄厚的物质基础。

3.必要的流通手段是科技档案编研成品交流的技术保障科技档案编研成品交流有赖于必要的载体形式、多种流通方式和功能不同的传递系统作为技术保障。离开这些，科技档案编研成品的交流就无法进行。而交流手段的不断改进和优化，必将极大地提高科技档案编研成品交流的效益。

4.健全的政策法规和制度是科技档案编研成品有效交流的依据

科技档案编研成品是以科技档案为原材料，而科技档案通常属于内部信息，在一定时间和范围内具有一定的机密性，某些信息还会涉及到国家科技机密或企业专利以及经济利益问题，因此，有必要对科技档案编研成品的交流进行合理的控制。其中包括政策控制、立法控制、制度控制和计划控制。所谓政策控制，即通过国家或有关部门制定相关政策来实施对科技档案编研成品交流的原则性指导。政策控制通常较为宏观，而立法控制则比较具体，例如通过出版法、版权法、专利法、著作权法、档案法和保密法等来对科技档案编研成品的流通进行立法控制。制度控制，即对参与流通的系统或机构进行制度控制，各个不同的系统和机构应制定具体的规章制度，如档案馆、图书馆、情报所和出版部门，均可根据各自的工作性质制定相关的制度，以保证流通的优化状态。计划控制，即通过制定计划而使流通有序化，如对编研成品的出版数量、交流现代化的进展速度和规模等进行必要的计划控制，以确保科技档案编研成品流通的有序化。只有严格进行上述控制，才能使交流既充分又不致失控；既保证科技机密的安全和保护档案所有者的知识产权，又可以使交流依法产生良好的经济效益。

5.资金保障是科技档案编研成品交流的经济基础

科技档案编研成品不论内部流通抑或对外交流，都需要有足够的资金作为经济基础。内部流通多采用免费发放的方式，通常数量不多，成本相对较高，离开资金保障难以维持；对外交流也不例外，无论是出版发行科技档案编研成品，还是在相关传播系统进行交流，都需要有充沛的资金保障。另外，科技档案编研成品交流中应用现代化技术的研究和实践，更需要雄厚的经济基础。可见，资金是保证科技档案编研成品流通工作顺利进行和可持续发展的必要条件。

6.交流的标准化

标准化是实现科技档案编研成品交流现代化的前提条件，也是建立规范的档案信息交流秩序和提高科技档案利用的经济效益与社会效益的保障。重视交流过程中的标准化问题，有助于改善科技档案编研成品交流的过程，提高交流效率，加快实现交流现代化的进程。