档案数据汇编

档案数据汇编，是对科技档案中有关科技、生产及其管理的重要数据信息，进行汇集、整理，系统地揭示这些数据及其相互关系的编研成品。档案数据汇编，既是编研成品中一种独立的类型，又常常是其它类型编研成品，如年鉴、科技手册等的必要组成部分。

（一）档案数据汇编的信息特点

1.精确性，指它们是定量的反映相关科技档案信息，并且通过科学分类、制表绘图等形式，进一步揭示或建立起各种数据关系，能够更加准确地反映科学技术或科技活动的内容信息。

2.高效性，这种编研成品形式与相同篇幅的其他编研成品形式比较，提供的信息量更大，内容更丰富，使用范围也更加普遍。档案数据汇编已经成为专业主管机关、企业和事业单位的领导、科技人员和管理人员，掌握基本情况，进行定量分析，探求事物客观发展规律，从而发现和解决问题的一种必备的依据和参考资料。

（二）档案数据汇编的种类及形式

数据是科技、生产及其管理工作的重要依据，特别是具有相关性的数据系列更是科技创新的基础，是科学管理的重要信息资源。科技档案中保存和积累了大量的原始数据，它们是科技人员和科技管理人员，总结经验、研究问题、预测未来、科学决策、拟定计划、指导工作，须臾不能离开的重要信息资料。由于这些原始数据分散在各类科技档案的案卷之中，利用起来非常麻烦。通过对它们进行筛选、分类等一系列编研加工，形成一定规模的数据汇编，才能成为利用者定量分析的确凿数据依据，这是编研档案数据汇编的首要目的和任务。在科技档案编研实践中，已经产生了大量的档案数据汇编。

1.根据内容，档案数据汇编可以归纳为两类：综合性档案数据汇编，是指能够全面反映某个专业、某一地区或单位基本情况的数据材料。如，某城市建设档案馆，从城市设计及综合管理的实际需要出发，编制的《XX市历年城市建设发展主要统计指标汇编》，包括了道路、桥梁、上下水道、电信电缆线路、公共交通、商业服务设施和居民住宅等7个方面的18项内容，上百种数据指标。又如，某冶金机电设备制造厂编研的《建厂以来各种基础数据汇编》，除反映企业职工人数及其构成、设备种类及数量、固定资产总值等综合数据外，着重介绍了该厂历年来产品的产量、品种、质量、原材料与能源消耗、劳动生产率、税利完成情况等几十种数据。这种综台性数据汇编，一般是对有关的数据按年度、项目和科目进行分类、排列，然后分别制表，并且配以必要的图例和文字说明。它主要提供给综合管理机关、企业、事业单位领导和业务主管部门使用。

专题性档案数据汇编，是指用以反映某项技术或某一方面科技活动基本情况的数据材料。比如，工业企业档案部门编制的《XX厂基本建设概况》、《XX集团生产设备特征汇编》、《XX集团资产负债表》等均属这种类型。对于反映基本建设状况的数据汇编，一般以工程项目为单位，分别列举建筑项目名称和代号、建筑面积、占地面积、结构、跨度、用途、生产能力、开工竣工和投产时间、设计年限、工程预算和概算等数据，为了加强数据的直观性，许多数据汇编还配有建筑物平面图、各种管线布置图或走向图。对于反映生产设备状况的基础数据汇编，一般以每台（件）设备为单位，分别列举：设备名称、型号、数量、性能、主要技术参数、生产能力、动力配备等数据，以及设备平面布置图等。又加，某市市政管理部门。为了配合加强市政设施的管理，向有关领导部门提供的《XX市政工程道路桥梁数据汇总》，将有关道路的数据，按街道名称，起止地点，车行道、辅道、人行道等的结构、长度、面积、流量和功能一一列举、对桥梁的数据，均按桥梁的名称、位置、结构、长度、宽度、载重量、流量和功能等分类排列，并注明档案号、数据出处等内容。这类专题性数据汇编，提供给各专业主管部门和企业、事业单位使用，有关人员感到数据清、情况明，为制订规划计划和进行日常管理工作，提供了切实的保障。

2.根据数据的形式，分为：传统型即以表格、图示等信息形式与纸质载体相结合的科技档案编研成品。上述数据汇编基本都是传统型的。电子（数字）型即计算机数据库形式的档案数据汇编。航天系统某设计院将计算机技术与科技档案编研方法相结合，对卫星产品档案数据进行加工，研制成功了整星级数据库、系统级数据库和产品级数据库，每个数据库都包含五六万个数据。这三个数据库既单独成库又相互联系，特别是利用计算机的数据处理优势，充分发挥了数据与图象处理功能，能够及时的录入、修改相关数据，查找速度更是不同凡响，形成了新型的动态性数字式档案编研成品。

（三）档案数据汇编在编研要领

1.严格保证数据的准确性。一方面，要对数据进行认真地核对，有时还要通过计算进行验证，以保证数据记录内容的准确性。另一方面，要注意通过分析数据的来源，确认数据的准确。如，比较数据文件的形成者，选择最具权威性的作者形成的文件；区别记载数据的文件种类，选择统计性数据信息；以及核实数据记录的时间，选择与选材要求一致的数据等。

2.注意保持数据的完整。数据收集绝不只是收集几个数值，首先，必须注意研究数据自身的规律，它们一般由数据值、数据名称、计量单位、反映（记录）的时间、地点（空间范围）等要素构成，缺乏其中某一要素就是数据自身不完整。其次，数据还具有相关性，即几个相关数据共同说明某个对象或者一个对象往往需要多个数据从不同角度描述其特征。如，收集有关民用建筑数据，就不能只有建筑面积，使用面积，而设有户型；搜集有关设备的数据，也不能只有性能指标而没有技术参数。因此，应该研究各类数据的特点，将反映基本情况的各种重要或主要的数据信息，尽量收集齐全。只有在数据完整的基础上，对数据进行核实、计算等技术加工才有意义，才能保持数据信息的优势。

3.数据加工方法要科学。对数据的加工主要是通过分类来揭示其数据关系。分类是否科学直接影响数据加工的质量与编研成品的作用。对数据的科学分类除应该遵循一般分类要求外，还要注意：第一，要根据数据之间的有机联系进行分类，不能随意分类，以保证数据之间的可比性。第二，项目及指标的设置应体现时代特点。随着经济建设和科技、生产活动的发展会产生一些反映新的数据，分类时应根据需要，及时增设或者调整某些项目，以便体现时代特点，跟上形势的需要。如某乡镇人民政府在编研基础数据汇编时，根据该乡从1987年在农村推行联产承包责任制的实际情况，增添了“承包户数”、“承包产量”等新的项目，某些企业适应会计制度改革的要求，在基础数据汇编中及时增加了“资产负债表”等科目。使基础数据汇编既全面反映了该对象的基本情况，又反映了新形势下的新发展，便于对它们的现实使用。

4.选择数据应格守保密范围。数据汇编集中精确地反映相关科技活动的信息，能够高效率地传播科学知识和生产技术，现实作用明显，往往具有一定的机密性。应根据预先确定的利用对象、交流的范围和渠道，有针对性的选择有关数据，以确保科技机密的安全。同时，数据汇编应严格掌握使用范围，做到内外有别。