入选科技档案信息的核实与订正
选材是保证编研成品质量的“第一道防线”，为了确保编研信息的真实与准确，还需要“第二道防线”，即进一步对入选信息进行核实与订正。入选信息的核实，简称“信息核实”，即将科技档案信息的转移形式与科技档案原文及其记录和反映的科技、生产活动的实际进行比较，把握它们是否相符，或者是否存在动态失真的问题。对入选编研信息的订正，即对信息核实发现的失真的问题，以特定的方式予以更正。
核实与订正的目的在于确保入选信息的质量，为编研加工创造条件。具体表现为：第一，保持科技档案信息的本来面貌。由于编研选材采取了转移档案原文的方式，因此首先必须保证转移信息与其原文信息的一致，避免以讹传讹化造成严重的消极影响。第二，维护科技活动真实的历史面貌。科技档案原文虽具较高的可靠性，但不可能杜绝其形成过程中出现的个别失真问题。由于种种原因，人选的编研材料自身可能存在某些缺陷。例如，错别字、漏字、衍文、文字颠倒、数据不准确、图像不清楚、内容前后矛盾，以及专业术语、公式、符号、比例不规范等现象。另外，由于管理和经常使用等原因，科技档案材料还会因机械磨损而残缺不全，或者因载体老化而妨碍正常阅读等。这些问题只有通过核对和订正才能解决。为此，信息核实包括信息核对与订正两项具体任务。
（一）信息核实的办法
1.核实的基本形式
信息核实，即通过检查、对比，明确转换的档案信息与原文是否一致。根据编研选材的要求，人选的科技档案信息已经被转换成便于加工的信息单元形式。各种转换手段形成的入选档案信息，大体分为两种基本形式：一种是“照相”式再现档案原文的形式，这种方式以翻拍、复印等手段直接形成档案原文的副本，除原件本身的磨损、模糊等造成的复制障碍外，其复制本的内容和形式与原文毫无差别。另一种，为人工转换原文的形式，它们是以手抄、打字、扫描等手段间接形成档案原文的副本，由于增加了转换的中间环节，有可能造成转换信息与原文的不一致的现象。针对这两种转换形式，形成了两种基本的核实方式。
（1）外形核实，即从检查各种转换形式的外在质量入手，确定转换的档案信息与其原文是否一致，这种核实方法适用于以“照相”方式再现的原文形式。
（2）内容核实，即由编研人员逐字逐句地对照转换信息的内容，以检查其与档案原文是否一致。这种方法适用于各种“非照相式”转换信息的核实。
2.内容核实的方法
内容核实具有较强的专业性，为保证核实的效果，除编研人员自己承担核实任务以外，还要争得有关科技人员或技术业务部门的协助与指导。其基本方法有：
（1）责任者核实。是指由科技档案材料的原形成者进行核实。具体作法是，将需要核实的入选信息按其形成者分别发送到有关部门，由其形成者本人或形成单位的有关人员对其进行核对。由于责任者最了解相关科技活动的状况，这种方法比较可靠，不仅能够保证核实的质量，还能够提供其发展变化的最新信息。另外这种方法将核实的工作量化整为零，提高了核实的速度，比较适合于某些专业性强的，信息内容详细、具体的转换信息的核实。
（2）专家核实。是指邀请相关学科或专业的专家、学者、专业领导或经验丰富、比较了解情况的人士，对转换信息进行核实。具体方法分为：召集专门会议请与会者集体评议有关转换信息；或者将转换信息分发给各位专家，因他们边阅读边加注自己的意见。这种方法核实效率高，可靠性强，适合于对信息内容涉及面广、技术精深或形成时间较长的科技档案信息的核实。
（3）重点核实。是指以编研材料中的关键内容和容易出现错误的内容作为重点，反复进行核实。比较常见的核实重点有：关键内容，如结论的表达、几经变化的内容容易混淆的概念等，这些要同相关档案原件反复进行比较。容易出现笔误的内容，如重要数据及其计量单位、相近的字词、图形中互相对应的部位等细微之处，这些要仔细进行对照。重点核实的针对性强，对确保各细节的准确有重要意义，对于内容变化频繁、形式多样的科技档案信息的核实，特别要注意运用此种方法。
（4）动态核实。是指以科技档案记述和反映对象的目前状况为依据，核实入选信息是否完整、准确。具体作法是：第一，对照科技生产活动目前的实际情况，了解转换信息是否反映了它的发展变化；第二，查阅有关修改记录，如“更改通知单”“材料代用单”等，了解有关科技档案的更改情况，核实转换信息是否全面地反映了这些内容。第三，根据目前的技术标准，核实转换信息中的技术术语是否符合标准化要求。这种方法反映了科技工作对编研成品动态性的要求，更适合于产品档案信息和基本建设档案信息的核实。
（5）政策性核实。是指检查转换信息对国家方针、科技政策的表述以及政治概念的运用是否规范。虽然科技档案信息主要反映的是科学技术问题，但是任何科技活动都是一定时代的产物，因此科技档案原文必然涉及这类问题。如，在科技档案中关于科学技术的评价、结论中往往会出现政治概念表达的准确性问题，学术争论中的科学态度问题，甚至涉及国家利益和国家关系等问题。有些虽然是当时历史情况的客观反映，但是作为编研成品是不允许出现的，因此必须在核实中加以解决。
（二）订正的方法
对核实发现转换信息存在问题的订正，是编研加工的一种特殊形式。为保证其科学性，应该按照以下方式进行订正。
1.编研订正的要求
（1）订正应该采用与原记录形式相区别的方式进行，一般不用铅笔；
（2）订正的字迹要端正，笔划要清晰；
（3）订正文字应该写在正文（版心）以外，不要写在作文的行间；
（4）重复出现的错误，每处都要订正；
（5）订正应该使用规范的校对标记符号（见附件）；
（6）订正要在档案原文的转换形式进行，严禁在档案原件上修改。
2.订正符号
为了保持科技档案的原始性，某些编研成品在提供科技档案信息时，要求向利用者表明对原文进行的更正及其更改的性质。这主要通过订正符号的提示作用来实现。科技档案编研成品中常用的订正符号有：
（1）尖括号“〈〉”。用于对正文中错字、别字的订正。如：精密机床的工具〈作〉面。
（2）方括号“[]”。用于对正文中遗漏文字的订正。如：精密机［床］的工作面。
（3）方框号“□”。用于对正文中残缺不全或模糊不清文字的订正。如：精密机床的□□□。
（4）删节号。长删节号“………”用于表示整段删除。短删节号“……”。用于表现段落内语句的删除。
（5）隐讳号“XX”。用于不易披露的名称，如“XX单位资产负债表”。
（6）星号“※”。在为编研成品题名作题解注释时，为醒目起见在注释文字前加注星号“※”。
