档案的概念（两个概念与四个方面含义）
档案是一种原始信息记录。相对于图书、情报资料等信息记录，档案信息有其特殊性。虽然，目前在图书馆、情报中心、纪念馆、博物馆等非档案管理机构也收藏有一些档案，档案馆也保存了图书、文物等，但档案与生俱来的特性始终是存在的。从事档案工作，有必要了解档案的概念、特点，从理论上解决什么是档案，什么不是档案等问题，才能有效地指导工作实践。
关于档案的概念，国内外档案学界有不同观点，20世纪80年代，全国范围内也有过广泛讨论。档案概念有学术概念和法律概念，主要体现在《档案工作基本术语》(以下简称《术语》)和《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)关于档案的表述。
《术语》中“档案”一词解释为:“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”
《档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
上述两种表述，外延不同，内涵基本上是一致的。《术语》中的档案，指的是普遍存在的、一般意义上的档案，其价值作用对象可以是组织，也可以是个人；《档案法》所称的档案，是指法律监管范围的档案，从法律上明确了国家管理档案的范围，专指“对国家和社会有保存价值的档案”，而并非一般意义的档案。但是，它对形成普遍的档案概念有促进共识的作用。
上述档案概念包括了如下四个方面的含义：
1.档案的形成主体是国家机关、社会组织和个人（形成者）
档案是一种普遍存在的社会现象，只要有人、有组织机构存在的地方，就会有活动，就会有档案。这种普遍性体现了档案来源的广泛性、多元性和规律性。每个单位的各个部门、各个岗位的每一个人都会形成档案，都有责任、义务形成好、保管好符合要求的档案。那种认为档案就是档案人员的事情的观点是错误的。同时，普遍存在的档案又蕴含着特殊性，即不同的组织、不同的实践活动，形成的档案内容千差万别，应根据不同情况有针对性地做好档案工作。
2.档案是有保存价值的文件（价值条件）
组织及个人在实践活动中，会产生大量的文件。这些文件为处理某一事情的需要而产生,是自然形成的。事情处理完毕后，文件完成了现行使命，经鉴定，一部分文件失去了效用，应予销毁；一部分文件仍有使用价值，应继续保存。有使用价值的文件，经过规范整理后保存下来就成为档案。无意识（自然）的形成需要通过有意识的制作和有意识的保存，才能成为档案。因此，不是所有产生的文件都能成为档案，只有那些有保存价值并且已经处理完毕的文件才能转化为档案。
档案是处理完毕的、具有查考价值的、集中保存起来的文件有机体。档案和现行文件，从它们的社会职能来说各不相同，而从它们的内容和形式构成来说则是同一的，是同一事物的两个不同阶段。文件就是档案的前身，为了做好档案工作，必须研究文件管理，尤其是要掌握文件运行规律，加强对文件形成、积累、整理、归档的指导与监督，确保档案的质量。
3.档案的实存形态是多种多样的（记录方式与载体）
档案是人们在实践活动中形成的原始记录。这种原始记录的内容需要根据实践活动的需要，通过不同的记录方式和载体形式表现出来。档案内容的记录方式有文字的、图像的、声音的、数码的等等。档案载体，古代主要有龟甲兽骨、竹木、金石、贝叶、缣帛、纸张等；近现代主要有纸张、胶片、磁带、磁盘及各种实物等。可见，档案内容的记载形式是丰富多彩的，我们既要关注古代档案的收集保管，又要重视近现代档案管理；既要重视常见的纸质档案管理，又要重视胶片、录音录像带、磁盘等档案管理，还要重视办公自动化环境下电子文件的归档管理。
档案实存形态的多样性，要求档案人员用发展的、运动的眼光来了解档案内容，明确归档范围。在档案的收集工作中，尤其要掌握档案物质形式的存在和运动情况，对那些劣质的记录形态应及时纠正，如不耐久的字迹材料、不符合存储要求的记录方式和载体等。那些良好的各种形态的档案要全面、完整的予以接收保管。
4.档案是直接形成的历史记录
与图书、情报等一般信息不同，档案信息是特定的形成者在当时当地直接、自然地形成的，而不是事后编写或随意收集的材料，更不是凭空杜撰的。档案具有原始记录性特点，如活动的历史痕迹、当事人签名手迹、单位原始盖章等等反映历史面貌、自然状态的记录。档案记录和反映了真实历史面貌，可以让过去告诉现在，让现在告诉未来。档案的原始记录性也是档案的根本价值所在，保管保护好档案，最根本的就是要维护档案的原始性，保持档案的历史面貌。以毁损档案原始性为代价，无论出于何种目的，都是违规甚至是违法行为。
