科技档案管理
(一)科技档案的概念、种类和特点
1、科技档案概念
又称科学技术档案,是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算机材料、照片、影片、录像、录像带等科技文件材料。
2、科技档案种类特点
(1)工业生产技术档案的特点 专业性、标准性 、成套性
(2)基本建设档案的特点 成套性、专业性
(3)设备档案的特点 型号成套
(4)自然科学研究档案的特点 成套性、多样性,专业性
(二)科技档案工作的基本内容
科技档案业务管理;科技档案事业管理。
(三)科技档案收集工作的方法和要求
1、科技档案收集工作的基本方法
接收、征集、征购或购买、代存、实测补制
2、科技档案收集工作的要求
①、在法律法规的指导下进行收集;
②、收集工作应当遵循科技档案的自然形成规律;
③、收集工作要保证科技档案的质量
(四)科技档案整理工作
1、科技档案分类的基本方法
对象分类法。是以一个事务对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元进行的分类方法。典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法。
特征分类法。是以科技档案的内容特征为依据进行的分类的方法。典型的形式是专业特征分类法、时间特征分类法和地域特征分类法。
2、科技档案号概念与编制方法
科技档案号是科技档案案卷的编号或代号,是科技档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号。
编制方法:
科技档案号的结构模式:科技档案号=分类号+案卷顺心号。
科技档案号的编注要求:
①、科技档案号的机构要清晰;
②、科技档案号代字的含义要明确;
③、科技档案号的位置要醒目。
科技档案号的编注程序:
第一,设计科技档案号;
第二,编制科技档案代字表;
第三,纳入辅助代号。
(五)科技档案提供利用工作
1、科技档案提供利用工作的含义
科技档案的开发利用就是将科技档案中的各种使用价值予以揭示,并通过各种科学有效的方法,直接服务于国家的各项工作,满足人们的各种利用需求的一项工作。包括:建立和完善科技档案的检索系统;开展科技档案的编研工作;采用多种方式,直接利用;收集反馈信息,不断完善科技档案的管理、服务系统。
2、科技档案提供服务的方式
科技档案的借阅;科技档案的复制供应;科技档案有关内容的抄录;科技咨询;印发目录;编辑出版。