企业产权档案管理状况及强化建议范文
在经济全球化、竞争激烈化的今天，国家间的竞争是综合国力的竞争， 综合国力的竞争关键是科学技术的竞争， 而科学技术的竞争从根本上讲就是知识产权的竞争。 企业作为竞争的主体， 科技和经济发展到一定水平后， 单靠引进、模仿、仿制的空间会越来越小，受相关知识产权侵权限制和制约会越来越明显， 越来越严重。企业要谋求长期发展，就要以自主知识产权打造自己的核心竞争力， 以自主知识产权作为竞争的利器。要实现这一点，企业知识产权档案管理是一个重要环节。 企业知识产权是指企业在生产经营活动中产生的、 依法对其创造性智力成果所享有的专有权利， 包括企业所拥有的专利、商标、著作权、商业秘密、计算机软件等。
它们是企业重要的无形资产和核心知识资本，是企业核心竞争力的主要源泉， 与企业的生存发展息息相关。 企业知识产权档案是在企业知识产权活动过程中所形成的、 记录其知识产权权利的取得、维持、使用及保护活动过程的原始记录。 企业知识产权档案作为企业知识产权的重要载体， 在企业知识产权保护中占有极其重要的地位。因此，企业档案工作必须适应自主创新发展的需要，借鉴国外企业档案工作的实践，与时俱进， 努力做好企业知识产权档案管理工作，保护好企业知识产权档案。 专利技术作为企业自主知识产权主要来源和主要构成， 是企业知识产权档案管理工作的重点。 本文主要从专利的角度探讨企业知识产权档案管理的问题。
1 加强企业知识产权档案管理的意义
企业知识产权档案是企业在进行知识产权活动过程中所产生的， 它记录着相关知识产权的产生、发展、形成、申请、批准等程序。 它是整个权利形成的原始记录，具有记录性和原始性，在产生知识产权的纠纷时， 这些档案可以作为维护企业合法权益的依据和凭证， 也是企业科技生产活动得以正常进行的保障。 我国 《专利法》第六条规定：执行本单位任务或者主要是利用本单位的物质技术条件所完成的发明创造为职务发明创造。 职务发明创造申请专利的权利属于该单位；申请批准后，该单位为专利权人。如果有企业能够很好地保存知识产权档案，即很好地保存产品研制中的技术协议书、 委托书及相关合同文件等，这类文件是有关产品发明、设计和制造的依据性文件，具有法律效力，在专利纠纷中可以进行技术的确权工作， 可以有效地避免员工将职务发明作为个人发明来申请专利而危害企业的利益。
又如根据我国专利法第六十九条规定：在申请日前已经制造相同产品、使用相同方法或者已经作好制造、 使用的必要准备，并且仅在原有范围内继续制造、使用的，不视为侵犯专利权。 企业若能够将申请日前的发明创造及使用情况及时存档，就可以保全先发明和先使用的证据， 即使在专利申请被批准和授权， 企业仍然可以在原有范围内继续使用而不构成侵犯别人的专利权，从而保证企业正常的生产活动。企业知识产权档案管理还有利于提高企业自主创新的能力， 使企业在激烈的市场竞争中始终拥有核心竞争力。 企业对知识产权档案的管理，记载着发明创造研制的过程，其中包括一些研制过程中没有实现的想法或存在的问题，而这些可以激发员工新的想法， 从而在此基础上产生新的发明创造。 同时档案中记载的对发明人的奖励也可在一定程度上激发员工进行发明创造的积极性， 从而提高企业的研究人员创新的积极性。 在国外许多企业把知识产权档案作为企业发展的命根子， 不惜投入巨资千方百计地加强企业知识产权档案管理， 收集有关知识创新、发明所形成的专利文件，为企业的研究开发服务。
2 我国企业知识产权档案管理的现状
2.1 企业对知识产权档案管理的认识不够
有一个真实的故事最能反映我国企业对知识产权档案管理认识不够，甚至无意识。 “国内某主管部门向其下属企业下发一份有关知识产权保护的文件，该企业总经理收到后，不知道该由哪个部门落实， 最后把这份文件批给了保卫处来处理。 ”
2.2 知识产权档案管理制度的缺失 ，造成知识产权流失严重
企业知识产权档案管理制度是保证企业智力成果得到保护的重要保障。 现在许多企业还没有形成知识产权档案收集、整理、归档、借阅制度和标准，即使有也不规范、不完整，致使知识产权档案未纳入档案部门监控之下而游离在档案部门之外。 由于没有把本应该归档的一些智力劳动成果及时、按要求、正确地归档，出现个人将职务发明专利据为己有、 科技人员跳槽的同时将科研成果带走的后果， 造成知识产权流失。
由于知识产权档案收集、整理、归档、借阅制度不规范、不完整，导致知识产权档案失窃或失密，如没有将企业关键技术、技术秘密及相关档案资料按密级要求保管， 致使一些不能或不该看到这些资料的人看到了这些资料，使一些属于企业自主知识产权发明创造外流， 同样造成知识产权的流失。此外，还有许多成果由于各种原因通常以论文、专著、成果鉴定的方式进行了公布， 由于丧失了新颖性而失去申请专利的机会，也就失去了获取自主知识产权的机会。
2.3 企业知识产权档案管理没有与企业知识产权战略相结合
企业知识产权战略是国家知识产权战略的组成部分，是服务于企业发展战略的子战略。企业通过实施知识产权战略， 运用知识产权管理和保护机制，可以增强自主创新能力，并将创新成果转化为自主知识产权，使其成为新的、潜在的利润增长点，同时，降低潜在的侵犯他人知识产权的风险，保护企业自身的合法权益，全面提升企业核心竞争力。 企业知识产权战略的实施应该有知识产权档案管理工作配合。
随着我国知识产权战略的制定和实施，一些企业逐渐认识到知识产权管理的重要性，开始设立一些专利管理部门。 但这些部门没有与企业知识产权档案管理结合， 常常只是负责专利申请、专利档案保管等低水平的行政性工作，企业的知识产权档案管理工作成了单纯的文档管理，没有将企业的专利、技术秘密、商标等知识产权紧密结合起来使用， 没有形成知识产权管理体系。也不能够对企业知识产权进行很好的分析、评估、咨询和预测，使得在进行技术入股、技术交换、技术转让、技术合作等技术贸易时，没有正确的价值评估，随意进行，致使技术被低估， 影响企业知识产权贸易的进行和企业知识产权战略的实施， 直接影响企业经济利润的最大化。
3 加强企业知识产权档案管理的建议
3.1 企业应加强知识产权意识，培养知识产权档案管理专业人才
俗话说“只有想不到的，没有做不到的。”企业知识产权档案管理首先应加强企业领导人和相关企业员工对知识产权档案管理的意识，使他们认识到企业知识产权档案管理的重要性。企业可以邀请当地的知识产权管理部门的人员通过讲座的形式向全体员工宣传知识产权的重要性；邀请知识产权档案专家对知识产权部门和档案部门的工作人员进行培训；选派相关人员到知识产权档案管理工作比较好的企业如宝刚、华为等进行学习考察。从而增强企业领导人和广大员工知识产权，培养知识产权档案管理专业人才。
3.2 企业应该建立知识产权档案管理标准
企业知识产权档案管理标准是指企业在知识产权活动过程中对企业知识产权档案管理所制定和施行的共同使用和重复使用的一种规范性文件[1]。 知识产权档案是由参与企业知识产权活动的部门及人员所形成并移交企业档案部门实施管理的，它涉及到企业知识产权部门和档案管理部门，如果没有统一的管理标准，部门间的合作管理将变得非常困难，许多有用的资料将不能得到很好的管理， 不能更好地为企业知识产权发展战略服务。 企业应建立知识产权档案管理的制度和标准，包括分类、标引、著录、归档、借阅等方面的规定，使企业知识产权档案管理更加合理化、标准化。
3.3 加强知识产权档案与其它档案的统一管理
企业应全面、如实、准确地建立专利、商标、商业秘密等的知识产权档案，对这些档案按统一的标准进行分类和归档。档案部门应与科技人员签订科研成果资料归档责任书，将科技人员完成的科研成果及时转化为知识产权档案。为了方便调阅、分析各知识产权的关系，还应该对这些档案进行电子化，建立统一的电子知识产权档案管理系统，在系统内部可以按照产品的生产线或产品类别进行分类。按照“一案一卷”的原则来组织企业知识产权档案的案卷，把属于同一个知识产权事物内容的文件, 不论其形成的时间早晚、形成的部门是哪里, 都集中在同一个案卷中进行保管。同时还可以将产品的相关信息和竞争对手的产品情况集成到系统中，以便企业能够全面评价和把握产品发展趋势、预测竞争对手的行为，从而与企业发展战略相结合，使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。
3.4 加强知识知识产权档案管理的安全性
目前很多企业的知识产权档案是以电子文件的方式进行管理的，但随着信息技术的发展，很多企业通常要进入外网去查看信息，向外网发送一些消息，利用移动存储设备进行文件的拷贝，甚至有些发达国家已经开始允许专利申请电子化，同时还有一些员工故意盗取企业的知识产权档案或者查看自己本来无权查看的知识产权档案。而这些都可能会给知识知识产权的安全带来威胁。企业必须从网络技术和管理制度方面加强知识产权档案管理的安全性，避免因知识产权档案泄密而给企业带来损害。
