学生资助是国家“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。自全国开展资助工作以来，通过各级政府和社会各界的资助、各学校的努力配合，学生因贫退学、辍学的情况已基本消失，以浙江省为例，从2007年秋季至2011年秋季，共有63万人得到免学费资助，资金额达9亿元；255万人接受国家助学金，资金额达31亿元。在开展学生资助管理工作的过程中，形成了大量档案材料，这些材料是国家开展学生资助工作最直接的记录与凭证，是国家改善民生、加强社会建设的有力见证，管好用好学生资助档案，意义十分重大。
一、客观分析学生资助档案的特点
学生资助档案是在学生资助工作中产生的，学生资助实践活动的规律决定了学生资助档案的特点，具体表现为：第一，学生资助档案内部有机关联性强。由于学生资助档案涉及每个资助人的切身利益，关系到国家和社会出资人资助经费公平、公正的发放，所以，资助工作本身就有一整套严格的申请、审批和发放程序，形成的档案环环相扣，关联度非常强。第二，学生资助档案来源广泛，具有分散性强的特点。学生资助工作由各个大中小学来实施，而在每个学校，资助工作往往涉及办公室、财务部门、学生管理部门、资助管理部门等多个部门，所以，档案的来源广泛而分散。第三，学生资助档案信息化程度高。从2007年起，国家教育部就投入了大量经费，建立了“全国学生资助管理中心网”、“全国中等职业学校学生信息管理系统”、“全国高校学生资助工作信息管理平台”等多个信息管理系统，各省、市、县也纷纷建立了网站，为学生资助工作的专业化、信息化铺平了道路。信息系统的广泛应用，产生了大量电子文件，这给学生资助档案的归档与管理带来了新的挑战。
二、科学把握学生资助档案管理的关键
由于学生资助档案具有关联性强的特点，因此要特别强调集中统一管理，即在一个学校内，把其作为一类专门档案，集中归档、统一管理。又因为学生资助档案具有来源广泛的特点，这给档案集中统一管理带来了困难。如何加强学生资助档案管理可考虑以下几个方面。
首先，加强制度建设。每个学校都要建立严格的学生资助档案的集中统一管理制度，明确管理部门、归档时间、部门职责并落实到人，将学生资助档案的归档管理纳入考核范畴，加强监督。
其次，要落实法律责任。凡是漏签的文件都要补签。奖学金、助学金、贷管费、减免学费、补助等各类资助材料，必须有学校领导签字，以保证归档材料的完整性和法律凭证价值。在资助过程中形成的电子文件材料，在目前相关法律尚不健全的情况下，仍然应当还原成纸质文件进行归档，并在归档时加盖单位公章。
第三，要制订归档范围和要求。笔者认为，学生资助档案的归档范围包括行政管理、资助业务、会计档案等三方面材料。其中，行政管理类的档案材料具体包括 ：学校资助机构成立文件材料，本单位资助工作需要贯彻执行的上级机关文件材料，重要问题的请示、批复，奖学金评定制度，校内人民助学金管理制度，资助工作计划、总结，资助考核自评表，资助卡签订协议等。资助业务类材料应包括 ：“教育资助券”、学生申请表、证明材料，国家助学金审批表、名册，特殊专业减免学费审批表、名册，国家奖学金名册、国家励志奖学金名册，国家助学贷款审批表、贷款名单，中职奖学金审批表、名册，校内人民助学金申请表、登记表及名册，专项资金拨付文件，其他上报的信息材料等。会计档案类应包括 ：资助专项资金经费票据和各类专项资金发放凭证等。
