作为教育战线的一个特殊部门，党校在教育、教学、科研和管理等各项活动中形成和积累的对学员、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是党校最宝贵的财富，是党校档案的重要组成部分。在党校教学档案管理工作中，必须做到思想上高度重视，收集时积极主动，归档时科学创新。
1加大宣传力度，增强档案意识
以往，各级党校全员档案意识不强，对教学档案管理工作没有给予充分的认识和高度的重视，教学档案管理工作处于默默无闻的境地。一些领导和档案管理人员仅仅满足于保管好承办过的文件，勉强通过上级档案部门的年检就行，更不用说充分研究、开发和利用档案资源了。广大教职工的档案管理工作意识更加淡薄，甚至认为与他们无关。主要表现在以下两个方面：
第一，个别领导和档案管理员不够重视教学档案工作，致使教学档案材料管理不规范，归档材料不完整、不系统，甚至造成教学档案遗失现象。长期以来，只重视收藏“红头文件”，而忽视了教学计划、教学大纲、教学会议、教材建设、科研决策等教学档案的归档。
第二，党校教职工只重教学，忽视教学档案资料的移交，对档案管理工作认识不清，对教育、教学、科研等活动的材料归档工作认识不够，一些教职工还存在档案私有的观念，不愿交出自己手中的一些应归档的学术、科研材料，个别教职工甚至对档案归档有抵触情绪。档案意识薄弱，导致归档工作的被动，党校各级领导应带领全体员工认真学习《档案法》、河南省档案局《归档文件整理规则》，在全校范围内全面、深入、反复地进行教学档案工作意识的宣传教育，让全校员工认识加强教学档案管理工作的重要性和必要性，充分认识到教学档案管理是党校管理工作中一项不可或缺的基础性管理工作。
2及时收集资料，打下坚实基础
档案收集是档案工作的起点，是一项极为重要的基础性工作。教学档案原始资料的收集，是做好教学档案管理最基础的工作，没有原始资料收集的全面性和真实性，就没有教学档案的科学性和指导性。由于党校是特殊的教育战线，教学工作既有连续性，又有很强的阶段性和周期性，因而其档案资料的形成与收集具有明显的特点。收集难、收集质量差是让人困惑的两大难题，具体表现如下：一是一些应当归档的教学材料不能按时收集，直接影响归档的整体工作和其它各环节的正常运行；二是一些应当归档的文件材料收集不齐全，达不到完整归档的要求；三是一些应当归档的教学材料不规范，收集质量受到影响。
在档案收集过程中，档案室工作人员应根据本校档案分类方案，制定“教学档案管理资料收集明细表”，将应收集的资料列出目录，分发到相关人员手中，做到目标明确，分工到人。尤其要抓好“两头”集中收：每学期开始和结束是党校教学档案形成的主要时间，应抓好这两个时机，集中精力收集；任务变化及时收：教学过程中，一旦出现调整课程及任课教师的情况，教学任务、方法等资料也随之变化，就要及时了解新情况，对产生的新资料及时收集；另外，特殊情况须重点收：教学过程中，也会出现临时的重要会议、事件等情况，就有必要予以关注，对新材料要重点收集。目前，我校教学档案收集工作具有以下特点：纸质载体档案（文件）收集易，特殊载体（声像、照片、光盘、磁盘等）档案收集难；反映教学活动的骨架式结构的档案收集易，反映有血有肉精彩描述的档案如典型教案、优秀课件等收集难；反映教学活动中集体方面的档案收集易，反映个人方面的档案收集难。要走出当前档案收集难、收集质量差的困境，我认为要提高工作责任心，提高收集工作的质量和效率。要做到“三勤一韧”，即勤于宣传、勤于学习、勤于收集和具有韧劲。可以从以下三个方面努力：
其一，多向领导请示、汇报，争取领导的大力支持；常与一线教师沟通，把档案工作与教职工个人前途发展紧密联系在一起，以引起他们对档案收集工作的重视，争取广大教工的热情帮助，使收集工作成为其自觉行为。
其二，时刻关注教育教学活动，深入教改科研第一线，努力将档案收集工作的触角伸展到我校教育教学活动的各个层面、各个角落，适当拓宽收集的种类范围和内容，加大档案的信息覆盖面，获得丰富的原始材料。
其三，把握档案形成的规律，改进工作方法，主动、灵活地收集，做到二结合：普遍收集（征集）与专门、重点收集（征集）相结合，定期收集（征集）与不定期收集（征集）相结合。
3提高业务素质，推进网络化建设
提高党校档案管理人员的业务素质是加强党校档案管理科学化的重要保证。党校档案管理工作，看似简单，不引人注目，但这是一项涉及学员切身利益、关系到国家、社会所需人才质量的政策性很强的工作，是一项保存凭证和延续历史的重要工作，也是一项非常复杂、十分细致的工作。这就要求管理人员要具备较强的政治素质和高度的责任心，维护党校档案管理工作的纪律性、严肃性、法律性，要有良好的道德素养，全心全意为教师和学生服务，更要有良好的业务素质，具备扎实的档案专业知识，掌握档案学的基本原理及档案收集过程中的各种实际操作方法，不仅具有一定汉语言文学水平，还要广泛学习历史等其他相关学科知识，不断更新知识结构，掌握新技能，补充信息化知识。党校必须重视档案管理人员的培养和教育，抓好业务培训和继续教育，着重提高他们的管理能力、创新能力和对新技术吸纳、整合能力。必要时，还应筹集资金给他们外出学习进修的机会，使他们能及时掌握档案管理的最新信息和研究动态，尤其重视计算机知识培训，重视网络知识的运用，加快党校教学档案管理现代化的步伐。
目前，计算机网络、办公自动化、远程教学等信息化技术已广泛运用，电子文件的产生、传递、存储、归档、保管和利用，改变了原有的归档方式和业务流程，各种现代化办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，与日俱增的大量信息的存贮、归档面临新的挑战，与此同时，作为真实记录党校活动全过程的文件和档案内容、形式、程序等发生了相应的巨大变化，党校教学档案归档工作的自动化、现代化，也必然面临一次彻底的变革，这就要求档案管理人员具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力和全新的知识结构。
随着学校培训任务日益增多，培训内容相应扩大，客观上对教学档案的收集、整理、利用也越来越频繁，档案管理员要转变思想，提高认识，更新观念，调整思路，着眼于新起点，新标准，弘扬创新精神，辛勤努力，勤勤恳恳，脚踏实地，严格落实党校档案管理工作的各项制度，下大力气做好本职工作，尽量压缩文件生成到归档提供服务的滞后时间，实现由单一的纸质文书向多种类型多种载体文件材料延伸，实现从宏观到微观，从整体到细节的拓展，努力构建全面立体的档案资源体系，从而为教学档案工作满足党校教育教学全面发展需求奠定坚实的资源基础，更好地为党校的教学和科研工作服务。
