在高校的日常管理当中，档案管理作为其中的一个组成部分，在学科建设内有着举足轻重的作用，而且学科建设与发展的过程当中，也逐渐重视档案管理的作用以及地位。高校加强学科建设离不开高水平的档案信息保障体系和信息服务的有力支持，因此，高校档案馆必须在学科建设中发挥应有作用，特别是在信息技术和网络技术飞速发展的今天，为学科建设提供强有力的信息服务，加强高校专业档案管理，全面开展学科建设服务成为高校档案馆面临的重要课题。
一、转变观念，重视高校学科档案工作
( 一) 做好高校学科专业档案管理工作的重要性
档案馆从服务学科专业档案建设大局出发，立足服务拓展档案馆的职能，不断提升档案馆自身地位。
1． 有助于高校学科档案资源的开发
学科档案是高校学科建设活动的真实记录，以其真实性、权威性在学校改革和发展中发挥着不可替代的作用，对领导决策、成果验收、科学研究、重点学科建设、重点实验室和重点学科的评估、维护学校权益、推动教学改革、提高教学质量等提供了第一手翔实的依据，发挥着重要作用。高校档案馆应最大范围地发挥学科档案的价值，尤其是做好学科专业档案的服务工作，为学校教书育人、科学研究、决策管理提供专业化、个性化服务。
2． 有利于高校学科建设的可持续发展
在当前我国的高校学科建设当中，档案管理的作用不容忽视，当国家教委、上级领导、地方的相关部门对于高校的学科以及专业进行相应的评估的时候，大量原始的档案管理资料就成为重要的参考依据; 同时在学校决策和重点学科建设参考时，高校是否能够持续生存与发展，学科档案的管理也有着重要的作用。
( 二) 学科专业档案的内涵
档案自身潜在价值和利用效益是档案信息挖掘的基础条件，这就要求高校工作者充分认识学科档案的内涵，在对于学科已经归类入档的材料进行收集、详细的整理、完整的鉴定以及完善的分析时，在意识当中就需要考虑到学校的实际发展情况，对于有关的工作重心进行恰当的调整，并且在归档的重要计划当中，将重点学科的档案材料作为重要的组成，有意识地纳入其中。
二、分析问题，明确学科专业档案建设的现状
目前，高校学科专业档案建设力度存在不足，部分学科在学科建设中档案管理工作存在不少问题，主要表现在以下三个方面。
( 一) 观念方面
缺乏档案意识是高等学校中普遍存在的问题，学校学科领导和学术带头人缺乏对专业档案重要性的认识，对档案工作配合不够; 从思想意识方面来看，决策领导层完全没有意识到档案相关工作对于高校发展的重要意义，从而仅仅投入了少部分的人力、财力在其中。而且，在配备相应的档案工作人员的时候，往往也存在一定的随意性，有的档案管理人员甚至就是高校教师的兼任; 部分高校当中进行科学研究的人员，往往忽视了项目档案的管理资料需要进入档案室进行保管，只是注重科学研究的过程与成果。仅仅认为，将这一次的项目课题完成之后，能够获得奖励就可以，往往忽视了在研究的过程当中积累出来的资料以及在研究完成之后相关的信息资料的归档问题，从而导致档案管理人员不能够正常地开展工作，使得科研档案欠缺必要的准确性与完整性，最终形成信息失真的结果。
( 二) 资源建设方面
一是档案资源上，对于如何进行学生培养、学科应该如何的发展下去、结构应当进行如何的调整等方面，都没能够详细地进行记录，因此，就算形成了专业的学科档案资源，也没有足够的利用价值，档案馆也就无法为学校教学改革和学科建设服务。二是在档案管理的时候，对于“账外”的有关文件的不够重视。例如: 对于高校人员在国际性的学术交流会、国内的经验交流会、本校内部召开的研究会议等，在会议结束时形成的像工作报告、参加会议的人员名单等都没能够进行详细的记录。但是，往往就是这些材料中包含了相当丰富的信息资源，因为其会在潜移默化当中影响着学科的建设。
三、探索适合的管理与服务需要深入实践
考虑到目前高校在进行档案管理的时候存在的诸多问题，高校档案馆要积极探索解决策略，正确地认识与面对目前的现状。笔者认为，想要做好学科档案的管理工作，需要从以下几个方面对于其建设与发展进行详细的探讨。
( 一) 专业档案资源建设的加强需要做好学科档案的基础工作
1． 做好学科档案收集的作用不容忽视
在高校重点学科的档案管理当中的首要任务是对于材料进行收集。是否能够将材料收集齐全、收集及时，直接关系到其他档案环节能否正常地开展下去。如果我们仅仅收集到一部分的档案材料，或者不具备使用价值、凌乱不堪的材料，不仅仅会造成之后的工作徒劳无功，更多的是影响到了之后的专业评估，不能够为学科建设的持续发展提供重要的决策依据，更为严重的是会影响到学校之后的发展。所以，在学科档案管理当中，我们应当以科学体系建设为中心，将收集工作做得全面而系统，尽最大努力收集完整、系统的专业内容。
2． 在确保高校学科档案的完整方面需要理顺管理体系，建立规章
作为高校档案管理的有关部门负责人，在制定相应的档案管理工作时，需要考虑到档案工作当中的规范，确保逐渐走上规范化、制度化的档案管理与建立方面。在建立档案管理的有效体系的时候，需要配备专业知识过硬的专职人员，更要将管理组织体系的网络化加以实现，在体系的确定当中需要形成专业的学科带头人负责，然后再将专职和兼职的相应工作人员配备完善。学科建设的档案工作应当作为计划的一部分纳入到发展当中，对于学科秘书来说，也需要做好相应的档案管理工作。在相应的档案管理岗位职责的制定当中，首先是针对收集档案、整理档案以及利用档案的职责需要规定明确，并且对于整理职责范围内部的档案材料的时候，需要让秘书明确自身的职责。在履行职责的时候，需要参照各种工作规范来制定，从而逐步地引导全校的教师以及员工从心理上重视学科档案的管理工作，共同做好管理。
( 二) 创新学科专业档案开放服务
1． 切合用户需求，主动提供服务
在提供给对象服务的时候，首先要了解对象的实际需要，将主观能动性充分发挥出来，并且详细地了解服务的指向，不仅仅是要服务于学科带头人，更多的是要服务于广大的学科教师。例如: 对于档案管理工作的水平、规模等方面的了解，都能够通过对于在建设学科时候的档案进行收集、归类、保管，也可以对于学科档案进行详细的调查统计以及调查分析。
2． 创新服务模式需要现代化手段的有效运用
在档案管理当中，我们也可以进行各种各样的现代化手段，例如: 设置专题索引目录、查询帮助服务等功能，从而提高对于学科档案的查询效率。当然，为了在使用条件上为档案的利用创造一定的便利，在相关检索工具的编制上，也需要考虑到各种学科之间存在的不同之处，编制不同的工具对于信息进行搜索。除此之外，为了提高档案的利用率，还需要将科学化的技术手段运用到档案的管理中 ( 例如: 计算机信息技术) 。
3． 研究开放方法，重视保密工作
学科档案中不少涉及科研项目，因此加强服务的同时，档案保密问题应当引起重视。包括严格档案开放的步骤;科学的鉴定方法; 档案的解密; 成立开放小组; 档案的网络安全问题以及数字化档案知识产权等问题。
( 三) 提高工作人员综合素质
为适应学科档案管理的要求，确保档案管理工作者的综合素质的不断提升，也是一个重要的前提。对于档案管理者素质的提升，需要有计划、有组织。笔者认为提高档案管理人员的素质，需要从以下几个方面入手。
1． 档案管理人员需要不断地吸收新知识
在如今科学技术不断发展的 21 世纪中，档案管理人员也需要拥有广博的见识，拥有一技之长。为了满足新时期对于高校档案管理工作的要求，就需要从计算机的角度入手，实行网络化的档案管理，这样不仅能够确保档案管理的服务质量以及提升工作效率，还能够让档案工作迈入崭新的发展平台，从而让管理工作更好地服务于学科的现代化建设。
2． 档案管理人员需要在不断的实践当中提升自身素质
随着目前高校档案管理工作重心出现偏移，也就使得管理人员需要不断地接受新知识，懂得如何才能够有效地运用新知识服务于学科档案的管理工作中，真正地做到理论与实践的结合，只有如此的实践工作，才能够符合新形势的要求，处理好各项档案管理工作存在的问题。
3． 档案管理人员需要懂得创新素质
新形势下，学科档案管理工作出现一系列的变化，离不开高校工作的转变以及如今社会的快速发展。想要在新时代当中，占据自己的一席之地，就需要不断地适应新形势的发展，懂得创新，运用新思路去解决目前档案管理工作当中存在的问题。
总之，随着时代的变迁，学科档案管理也应当拥有自身的优势与特色，也就使得新形势下的档案管理工作必将逐渐地从被动走上主动，必定会从封闭迈向开放。同时，适应数字化条件下开放获取的环境，探索学科专业档案资源建设管理和信息资源的有效利用模式，改变传统的作业方式和服务手段，更好地服务于学科档案管理。
