自高校扩招以来，大量学生涌入高校，与此同时，相关的管理却未能及时跟上。在学生档案管理过程中出现种种“乱象”，引人注目，令人深思。
1 这种种“乱象”主要表现为以下现象：
1.1 主管部门过多
高校学生档案管理往往由多部门管理，政出多门。众多部门管理不仅没有提高效率，反而造成无人管理的“怪相”。一旦出现问题，就相互推诿，无人承担责任。如：某 211 工科大学，学生成绩分别由教务处、学生处、院办、系办、档案馆共同掌握，当用人单位查档，发现缺少成绩单，回校补办，却被以上各部门相互推诿、相互指责，以至三天后才补办功，失去此次就业机会。
1.2 内容沉旧、错误百出
当下的高校学生档案内容陈旧，千人一面，材料雷同，无法体现一个学生的全面真实情况。在填写材料时，往往套话成篇，评价空洞，导致毕业生档案内容与时代脱节，用人单位从中无法做出准确有效的判断。同时，档案中存在很多错误。整理近三年毕业生档案发现，最多的一年错误率竟占当年全部档案的 19.3%，包括：错装、串装、漏装材料，材料破损，人档不符，错投、乱投档案等情况，使接收单位无从下手整理，影响学生正常使用档案。
1.3 形式各异、标准不一
目前，学生档案材料的收集整理由高校自行制定标准，各自为战，形式不统一。由于形式多样、标准混乱，导致学生档案一校一样，材料有多有少，多的厚厚一大册，少的只有几页纸。档案接收部门一头雾水，只能被动接收。在毕业生自主择业、流动性增大的情况下，用人单位无法利用档案横向比较，做出正确判断，不能实现档案的有效利用。
1.4 专业人员缺乏
高校从事学生档案管理的专业人员十分缺乏，档案管理岗位往往都安置的是教学科研人员的家属。这些人专业不对口，学历参差不齐，素质高低不均，无法承担管理重任，不能独立完成收集整理建档工作。即使有档案学专业人员管理学生档案，虽然在管理方面具备专业知识，但对人事档案管理和毕业生就业政策掌握不够全面，对学生档案内容、用途往往不很清晰，导致管理水平下降，无法满足当下对学生档案的使用要求。
1.5 乱收费现象严重
档案管理本应以服务为主，但在部分学校却成为创收之道，在没有收费依据的情况下，收取学生、用人单位档案使用费用。如：某些高校为学生提供成绩单、学籍证明时，收取不等的资料费，一张A4 纸的复印材料要几元钱；某师范类高校档案馆复制一份毕业生档案材料竟然需 80 元，且不出具收费单据，在问及是否有依据时，工作人员答复为馆内自行制定的“成本价”。
2 高校档案管理出现如此多的“乱象”，究其原因，主要以下几点：
2.1盲目扩招
自高校扩招以来，高校在校生数量呈几何式增长，至2011 年已达到2130 万人，相应的是学生档案也大量增加，但高校从事相关管理的人员、设施等远远没有跟上，这是在扩招前没有考虑周全的。因此，从事高校学生档案管理的人员工作量巨大，管理所需的资金、设备都没有及时配备完全，在短时间内无法管好如此大量的档案。
2.2政策依据不足
目前没有针对高校学生档案管理的专门性的政策法规，管理过程中只能参照《干部档案管理条例》等现有法规，约束力不强，指导性不够，难免出现管理的偏差。各地高校只能根据自身情况，及所在地区省市的相关文件执行，因此造成了档案中存在很大差异。
2.3 没有专门机构
政出多门，是由于没有相关要求由谁具体管理，只能根据各自情况，自行设置管理机构，教务、院系各部门各自为战，无法将其统一。即使高校设有档案馆，但对其他部门没有管理权和约束力，收集整理相关材料靠等、靠要，不能建立有效的建档机制。
2.4 管理人员培训不足
由于我国高校中档案专业设置较少，只有一些综合性大学开设此专业，招生数量也少，专业人才很难及时补充到高校档案管理一线。而在岗人员缺少专业培训，由于工作压力大，时间紧张，无法进行系统、有效的培训，无法提高专业素质。现有培训形式单一、内容僵化，有时仅是走过场，达不到预期的效果。
2.5 资金投入不足
高校档案馆往往都是学校中的“清水衙门”，每年投入的经费只够维持正常运转，谈不上更新设备。尤其是档案信息化所要求的投入大，根本不能得到满足。工作人员收入只有财政工资一项，无法与教学科研人员相比，巨大的工作量得不到相应的报酬。因此，难免就出现以档养人，以档养档的现象。
3 针对高校目前存在这些“乱象”和原因，可以采取以下对策加以整治：
3.1 制定相关政策法规
鉴于目前没有一份针对高校学生档案管理的法律文件，应由档案行政部门会同教育部门，出台一部具有法律效力的指导性文件，做到“有法可依”，加强对高校学生档案管理力度。各高校应结合自身情况，制定实施细则，提高管理层次。同时，主管部门要加强监督，确保法规的有效执行。
3.2 建立管理体系
各高校应根据自身现有情况，建立完整的学生档案管理体系，捋顺现有体系的机制，确保管理有效进行。要确定主管部门，协调相应部门，做到主管主抓责任到位，使原有分散在各部门的材料，有效地结合在一个主管机构下，保证档案材料的完整，更新及时。
3.3 加强培训力度
针对当前档案人员专业不对口，专业素质差的现状，要改变目前培训方式，采取针对性强，灵活有效的培训形式。档案行政部门应结合高校现有情况，送培训于一线，现场指导，快速提高专业知识和管理能力。同时，高校之间应多加交流，相互学习先进经验，形成“走进来、走出去”的模式，积极改进培训现状。
3.4 加大资金投入
档案管理是项投入大的事业，且投入并不能带来立竿见影的效益，社会效益往往在长远才能显现出来。因此要求在高校领导在投入时不能只顾眼前利益，加大对人员待遇、更新设备的资金投入。面对当前档案信息建设的迫切要求，更应有针性对加大投入，推动档案管理水平整体提高。同时，对档案管理者的待遇和培训经费有所提高，这是对从事这项工作人员的一种肯定。
3.5 转变工作理念
应把目前的档案管理工作重点，由管理档案转变为以档案服务学生。针对学生的升学、就业、职业规划与培训等现实需要，把档案管好管活，用档案扶助学生。同时，建立档案管理终身制目标，确保学生档案转递中的安全，出现问题可以及时补救。参照国外先进经验，把档案变成永久资料，使学生档案成为学校档案有机组成部分，成为编修校史、加强德育的提供资料，服务于学校发展大局。只有高度重视现有问题，并加以改变，才能杜绝高校学生档案管理“乱象”的发生，才能使学生档案实现其应有的价值。
