1 加强高校院系档案管理工作的必要性
高校教学档案是高校教师、教学管理人员进行教学、管理、研究过程中积累的文件资料。它记录着教学过程中的经验和教训，能够真实、有效地反映教学过程。在教学研究进展、教学方法改革、教学计划制定、修订与实施过程中，它是不可或缺的珍贵资料，具有极强的保存价值。
1.1 高校教学档案的特点
高校教学档案除具有一般档案资料的共有属性外，作为教学活动的反映与总结，在内容、范围上与科技档案、文书档案等有所不同，它是一种专门的档案，特点如下：
1.1.1 专业性、周期性
高校教学工作的开展大致分为学期制或学年制两种方式，这使得高校教学档案具有周期性的特点，高校教学管理一般由系部完成，因此，教学档案的归档、整理应按学期或学年构建，形成周期性的档案。高校教学档案内容涵盖社会科学、自然科学和其他的边缘学科，高校因不同的学科专业要求会采用不同的人才培养方案，因此教学环节、教学活动、课程设置、教学计划等都要符合不同专业的培养要求。这使得各院系的教学档案体现着不同学科及专业的特点。
1.1.2 内容广、形式多
高校教学档案主要包括上级主管部门下达的文件、学校培养目标、专业设置、教学改革的规定办法、教师教学教案、课件等，随着科学技术的发展、高科技的介入，档案的类别、形式多种多样。
1.1.3 社会性、服务性
高校教学档案在记录教学活动的同时，为教学研究提供资料支撑，起到了促进作用，信息化时代的到来，使得高校教学档案利用对象突破校园范围，出现跨校、跨行业的局面，高校教学档案成为共享资源，越来越多地呈现出社会服务职能。
1.2 开展高校教学档案管理的重要意义
高校教学档案的特点决定了它是教学、科研、管理的重要参考资料，具有极强的保存价值，在为学校教学的正常、顺利开展提供保障的同时，也为教学质量评价、教学评估、学位评估提供真实可靠的历史依据。
2 高校教学档案管理工作的现状
目前，部分高校教学档案管理工作与科学化、规范化与信息化的目标还有一些差距。本人有几年档案管理工作的经历，积累了一定的经验和教训，目前，高校教学档案管理存在以下几方面问题：
2.1 教学档案管理混乱，不受重视
各高校大多设有综合档案管理部门，具有相应的档案管理制度，教学档案管理由于其特殊性要求，一般由系部负责，多数系部的档案工作属于兼职管理，由教务秘书兼任，档案管理主要停留在收集———上交层次。档案管理工作的兼任化使得档案管理岗位职责不明确，工作流于形式，疲于应付，突击进行档案收集整理的现象非常普遍。由于忽视了教学档案在教学管理工作中的重要作用与意义，使得系部档案管理长期处于系部工作的末位，很少向领导汇报，这使得学校对于教学档案管理的现状不明确，对教学档案管理重视程度不够。
2.2 档案管理不规范，多缺漏、遗失现象
从教学档案的特点可以看出，其管理是一项复杂的工作，涉及范围广，工作量大，需要严格、规范、科学的管理方法。然而教学档案管理由于管理模式、重视程度、人员素质等各方面原因，使相当部分教学档案材料的收集存在缺漏、遗失现象，加之档案归档不混乱和不完整，严重影响了教学档案作用的发挥，为教学、管理、科研等工作留下隐患。
2.3档案管理人员专业知识较为缺乏，档案法制意识差
教学档案管理的兼任化使得教学档案管理人员缺乏专业知识，未受过档案专业科班训练，缺乏专业知识的继续学习与深造，档案法制意识差，工作随意性很大。
2.4 档案管理工作信息化程度低
目前，高校教学档案管理还未摆脱手工操作，大部分的高校教学档案工作依然沿用传统的教学档案管理手段和方式，以纸质档案保管为主。而教学档案管理涉及的专业、课程、范围、内容等要求整体规划，现实是各行其事、各自为政的多，因而给全校在档案管理、数据查找、资源共享等方面造成极大的不便。
3 提高教学档案管理水平的对策分析
3.1 重视教学档案管理，加强宣传教育
教学档案的管理是高校档案管理的重要组成部分，学校各级领导尤其是主抓教学工作的院系领导更应高度重视教学档案的管理，应将教学档案管理列入系部工作计划，给予专项经费支持，设立专门档案用房，配备相应设备，成立管理队伍，进行监督管理。
3.2 规范教学档案管理，健全管理制度，建立教学档案管理工作程序
严格执行《档案法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》，健全教学档案的管理规章制度，制定符合学校教学工作特点的工作程序，将规章制度细化到具体工作程序中，形成系部教学档案管理工作的规范化、流程化，从基础做起，使教学档案管理更好地为学校综合档案管理工作服务，为学校教学、科研、管理工作服务。
3.3 提高信息化管理水平
高校教学档案信息化是档案管理的方向，要求将现代信息技术及管理理念结合，运用到管理环节，除了要将信息化的科技成果运用到教学档案管理之中，还包括对于人力资源进行科学地使用，将行政手段、经济手段、法律手段进行科学运用来保障教学档案管理顺利进行。这就要求加强教学档案信息资源建设，建立信息化的数据库系统，通过建立与时俱进的高科技管理体系来逐渐改变传统教学档案管理工作模式，形成能够全面展示学校教学管理工作风貌的信息平台。
3.4 加强管理人员素质培育与素质建设
素质建设和素质培育是提高管理能力的有效途径，在人才强校的大背景下，对于档案管理人员的素质建设应提上日程，必须真正启动档案人才工程。教学档案管理是院系档案管理工作的重点，针对档案管理人员专职少、素质低的现状，应将档案管理人员的再教育列入重要议程，因此，鼓励、支持院系档案管理人员学习档案专业知识、相关学科知识、现代科技知识，尤其是信息化专门知识和专业技能，这是档案管理人员业务素质建设的要求，也是信息化社会的要求。
3.5 加强高校教学档案的服务功能
随着人们档案意识的增强，高校教学档案利用对象正发生着明显的变化，突破校园范围的利用需求日益增长。因此，加快教学档案的信息共享，建立电子档案信息管理系统，满足教学档案的跨校、跨行业需求，更好地服务学生、服务社会。加强高校教学档案管理的规范化、科学化、信息化，可以增强高校教学档案管理的活力，充分体现教学档案的价值。高校教学档案管理工作的好坏直接关系到学校办学质量、办学水平的提升，它是高校综合档案管理的重中之重。它是一个有机的、连续性的工作，做好教学档案管理工作，保障教学、科研、管理顺利开展，服务学生，服务社会，意义重大。
