管好、用好社保档案，不仅是建立覆盖城乡居民的社会保险体系的重要任务，更是建设服务型政府、推动经济发展、促进人才合理流动的重要任务，管理的标准化、应用的数字化成为对社保档案的迫切要求。
一、标准化管理的需求
( 一) 社会发展的需求。在我国市场经济发展的今天，人力资源的社会化趋势日益明显，社会保险部门不但要履行社会保险的责任，同时还要承担起对离退休人员社会化服务与管理的职能。面对这项系统庞大的社会工程，没有标准化的管理体制做支撑，特别是标准化的社保档案管理，社会保险工作的“社会功能”就难以实现，它不仅影响到社会保险改革的进程，甚至影响到社会的和谐稳定。
( 二) 业务发展的需求。作为最原始的资料，参保对象从参加社会保险到法定年龄退休，中间的变更记录，要经过诸多手续。如首先要填写参保卡及登记个人基本信息表，存入个人档案，其后要不断续保缴费、计算个人帐户、利息，调整缴费比例、缴费基数及养老待遇标准。还有社保关系的转移接续和基金的转入转出，都需要在社保档案中详细记载，同时也是厘定社会保险待遇的依据。社保档案管理标准化，关系到社会保险部门工作的绩效，也直接关系到参保对象的自身利益。
( 三) 服务质量和工作效率的需求。加强社保档案资料收集、整理的标准化，就是建立业务工作的科学归类和条理化管理。对已完成业务工作进行审视、归纳，从中找出规律、规避失误，为参保对象提供便捷高效的服务。
二、数字化应用的需求
( 一) 改变应用现状的需求。由于社保档案数量巨大，工作环节繁琐，缺少软硬件投入，人员、经费不足，存在归档不及时、随意放置甚至遗失现象，致使社保档案的应用大打折扣，直接影响社保档案的利用价值。
( 二) 理顺应用渠道的需求。社保档案涉及面比较广泛，在我国不同类别社保档案分别归属不同的部门管理，且各部门之间资讯沟通困难，一个人的社保资料分别保存在不同的机构，甚至综合档案室只保管文书档案，其余业务材料都存放在业务科室，没有一个完整的档案资讯中心能够查询到一个人的全部社保档案资讯，不能有效地综合开发社保档案的信息资源。
( 三) 提速应用效率的需求。近两年随着社会保险业务量的逐步加大，有的社会保险机构实施了档案的微机化管理，但由于缺乏相应的软硬件及专业人才，因而未能发挥出应有的效能。大部分社会保险机构仍然延用过去手工操作的陈旧管理模式，直接影响工作的进展。
( 四) 提高应用水平的需求。社保经办机构对档案人员的业务培训较少，开展经验交流的机会也不多; 虽然一些社保机构有较多高学历的兼职档案工作者，但档案专业人才很少，影响了档案管理工作。
三、实现社保档案管理标准化的途径
( 一) 提高认识，增强责任。加大对社保档案工作的重视程度，积极争取各级党委、政府的重视与支持，加大投入，切实解决社保档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等问题，为建设和完善社保档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织社保工作人员学习档案知识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。
( 二) 整合机构，规范流程。实行集约型、效能型管理体制，调整社会保险经办机构职能配置，建立全新的“五险合一”工作机制，组建征缴部门、管理部门、支付部门、退休人员社会化管理服务部门，形成“征缴统一，管理统一，支付分头化、服务社会化”的业务经办模式，分段对各项社会保险业务实行集中统一管理。同时，对社会保险业务进行梳理和整合，制订新的经办流程，确定每个环节的经办机构和经办人员，使社会保险业务流程化、标准化，做到分工明确、流程清晰，有利于互相监督，有利于参保单位和参保职工办理各类社会保险业务。
( 三) 健全制度，集中管理。全面落实《社会保险业务档案管理规定 》，对每一类档案制定出相应的管理制度，做到有章可循，照章办事，依法建档。明确档案的收集、整理、保管、移交、存档等程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。立卷归档常规化，遵循统一管理的原则，避免个部门间交叉重复，实现集中管理。
( 四) 解放思想，创新模式，严肃纪律，依法管理。围绕中心服务大局，以社保档案发挥最大应用功能为目标，努力开创社保档案管理的新模式。可实行资格证及年检制度，制定软硬件的具体标准，并加强执法检查; 针对借口涂改、伪造档案材料，私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料按照《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》与知识产权等一系列法律条文及相关的章则制度以及中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》( 中组发〔2009〕12 号给予法律、党纪、政纪处分。
四、实现社保档案管理数字化的途径
( 一) 数字化的硬件支持。利用计算机网络不仅能够实现所有社保缴费的网络征收、支付，查询，还能够通过网络，商业银行的信用档案系统、公安的户籍档案系统等进行信息交互，实现更大范围的信息资源共享。再者及时运用最新科技成果、科技手段，把档案信息的作用充分开发、利用，才能最大限度地发挥社保档案自身的价值。因此，应首先为档案室购置先进的微机，在机型上尽力做到统一，以便为下一步计算机联网及共享社保档案数据奠定基础。
( 二) 数字化的软件开发。通过着力开发档案管理的软件，使档案借阅自动化管理，对借用者的情况、借用时间、借阅方向、重点人群等进行全面掌握，使数字档案软件能够支持和实现系统的市级、省级乃至全国的网上互联。
( 三) 数字化的实现路径。简单讲就是对社保档案进行数字化、集约化、动态化管理，形成社保档案信息数据库。通过电子设备将原来在纸质媒介上的社保档案，通过扫描和电子化加工存储在微机、光盘、磁盘、U 盘等数字媒介中，用微机对档案资料进行采集、遴选和不同类别的加工，转化成为数字形式的电子信息，以微机、数据库和网络为依托形成数字化全息化档案管理系统。
( 四) 数字化的开发利用。社保档案的数字化，可为档案信息的开发和利用创造更加便利的条件。如: 根据以往收支情况运算基金结余，为基金保值增值确定定存或购置国债提供决策根据; 对信息库内参保对象的缴费构成、距退休年龄缴费时间和断保续保情况做出分析，做出基金征收政策调整的科学预测，预设警戒线; 对领取养老待遇人员的年龄结构、缴费阶段、待遇高低等基本数据以及基金收支结余加以分析，做出养老金标准调整政策的前瞻性结论等。
( 五) 数字化的安全问题。第一，数字档案存储在磁、光介质上，应避光、防尘、防变形，远离强磁场和有害气体等，保证载体物理上的安全。第二，数字档案必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术加以转换，保证逻辑上的准确。第三，保存数字档案的同时，将与数字档案相关的软件及整个应用系统一并保存，使之能够还原，还要保存原始档案的电子图像，以及保存数字档案的打印件或缩微件，保证原始性。第四，检测与维护经常化，定期检测和拷贝。
