矿业权档案是记录矿业权产生、成长、发展直至资源枯竭、最终矿业权灭失的生命记录，矿业权出让档案是矿业权档案的一部分，是矿业权出让工作中形成关于矿业权出让直接的历史记录［1］，是再现矿业权出让历史真实面貌的原始文献，是一个矿业权从酝酿到诞生的生命过程记录。
1矿业权出让档案意义重大
1．1矿业权出让档案是重要的原始记录
矿业权出让常常是将国家以前已作过地质工作的矿产地进行出让，将资源配置给矿业权人，实现矿产资源的优化配置，因此矿业权出让档案与其他档案不同，许多档案涉及国家权益的处置、处理，有的涉及国家和政府的宏观调控政策和对资源配置的具体安排和措施，及时记录相关出让细节，及时存档备查，极为重要。由于国家对矿业权出让公开、公平和公正的要求，使得矿业权出让的档案常常不属于国家规定密级的保密范畴。然而，由于矿业权出让既涉及矿业权受让人的权益，也涉及国家的权益，矿业权交易机构必须在出让过程中为兼顾各方面的权益而努力，即既不能损害国家利益，以要确保矿业权交易公开、公平和公正，矿业权出让档案必须反映矿业权交易机构的这些工作。因此，矿业权档案管理工作不可等闲视之。从实质上看，矿业权出让档案是矿业权出让的一种工作档案，它能反映矿业权出让的经验和好的做法，能追溯历史、见证事实，是矿业权出让的法律凭证，也是矿业权管理部门了解、查询和管理出让矿业权相关工作的重要依据。
1．2反映矿业权原有地质工作状况的重要凭证［2］
原有地质勘查工作程度代表国家开展地质工作的情况。国家在矿业权范围内的地质工作程度代表国家在矿业权范围所做的实物工作和智力成果，是国家在该矿业权范围内所付出的劳动，是在矿业权出让前进行矿业权评估并以此作为确定底价、出让起始价时的重要依据，也是维护国家权益的重要依据。若对出让范围的原有地质工作程度考虑不周，在进行矿业权评估时可能会漏算实物工作量，使矿业权评估值偏低，国家权益受损。矿业权出让中，底价的确定是一个重要的过程。矿业权底价的确定，主要依据矿业权评估结果。而矿业权评估结果主要依赖于矿业权的原有地质勘查工作程度以及相关的资源量、资源品级等相关情况。总的说来，这些都取决于国家在该矿所开展的地质工作情况。矿业权出让档案对矿业权已有的地质工作状况进行记录，对原有地质工作程度进行反映，是一种记录矿业权原有地质工作的一个重要凭证。
1．3为出让矿业权管理提供法律依据
矿业权出让档案对矿业的出让情况进行如实记录和反映，记载矿业权出让的过程，矿业权成交情况，记录矿业权成交价及矿业权价款缴纳的约定，记录矿业权争议处理的方式等重要事项，这些事项中的许多问题具有法律效应，为矿业权的后续管理提供了重要的法律依据，是处理矿业权出让后有关问题的依据和基础。
2当前矿业权档案管理中存在的问题
2．1档案管理制度缺乏
矿业权出让是社会主义市场经济在矿业权领域的拓展和丰富而产生的一个新鲜的事物，由于其“新”的特性，目前我国矿业权出让档案的管理内容以及矿业权档案管理的程序和规范等，都没有明确的规定。管理制度的缺失，导致了管理的混乱。因此，亟需从规范管理的角度制定矿业权档案管理的相关制度，对矿业权出让档案进行管理。
2．2档案管理不规范［3］
由于尚无明确的管理制度和规范，因此各地矿业权档案管理都是在探索中进行，管理规范和要求、管理标准，需要由矿业权交易机构自行制定，难免存在口径不一，标准不一，也难免参差不齐，使得矿业权档案管理不规范。因此，应从国家层面制定矿业权出让工作档案管理的相关制度，对矿业权出让档案的管理规范化。
2．3档案资料不全
目前，矿业权出让主要是依据《探矿权采矿权招标拍卖挂牌管理办法(试行)(即2003年197号文)、《关于进一步规范矿业权出让管理的通知》(2006年12号文)、《国土资源部关于建立健全矿业权有形市场的通知》(简称145号文)、《国土资源部办公厅关于做好矿业权有形市场出让转让信息公示公开有关工作的通知》(国土资厅发〔2011〕19号)等文件的规定，这些文件对矿业权出让的程序及其他各方面要求进行了规定，矿业权出让机构必须严格按照这些规定进行矿业权出让，矿业权出让工作档案也必须按照这些规定来进行归档。因此，矿业权出让计划的审批、矿业权出让方案及审批、矿业权成交以及公示公开等都必须作为矿业权出让工作档案的内容进行存档备查。但目前常常存在出让档案资料不全的情况，如有的出让机关尽管组织了矿业权出让，但却未按要求编制矿业权出让计划;有的虽组织了出让，但连矿业权出让的价款缴纳凭据都没有存档。出让工作档案资料不全，为矿业权的后续管理埋下了隐患。
3矿业权出让的档案管理
矿业权出让档案既要记录矿业权的来源直至诞生的过程，又要反映矿业权各方权益的实现过程，还要记录矿业权出让过程中如何确保公开、公平和公正，并要对矿业权受让人履行矿业权义务的情况进行记录，因此，矿业权出让档案至少要对以下几方面内容进行记载并存档保存。
(1)反映矿业权来源。主要包括:①出让的矿业权来源;②探矿权采矿权招标拍卖挂牌年度计划及审批情况;③上级行政主管部门对矿业权交易机构委托出让的相关文件和依据;④矿业权出让方案及相关审批文件;⑤征求地方部门的意见、审查、查重等环节和程序;⑥矿业权出让招标标底、拍卖挂牌底价确定的相关记录、资料、依据等。
(2)反映矿业权成交情况。主要包括:①矿业权竞买意向人提交的报名资料、竞买保证金情况及竞买资格审查情况;②变更矿业权出让方式的说明及其在矿业权出让过程中需补充的说明;③矿业权出让的报价、竞价及成交过程等程序性记录资料;④拍卖会和现场竞价会签到表及竞价记录;⑤矿业权出让成交确认书、成交合同的签订情况;⑥矿业权出让公告、公示公开情况等。
(3)反映矿业权受让人义务履行情况。主要为矿业权受让人矿业权成交价的缴纳依据、矿业权价款的缴纳依据、矿业权成交价及价款滞纳金的缴纳依据，以及其他与价款缴纳有关的需要说明的情况等。
(4)其他需要保存的重要资料。如矿业权竞买申请人购取地质资料的依据、购取地质资料的保密协议、退还矿业权竞买人保证金的财务依据等。
4加强矿业权出让档案管理，促进矿业权出让良性发展
(1)建立矿业权出让的档案管理制度。出让档案应参照国家档案管理的要求进行管理，建立档案管理制度和机构，明确专人负责，对档案进行集中管理。参照档案管理的相关法律法规，确定矿业权出让档案保存价值的原则，制定档案管理的期限，制定档案鉴定和销毁制度，慎重进行矿业权档案的销毁。
(2)应规范矿业档案管理程序。矿业权出让档案管理应包括立卷、归档、整理、查阅、鉴定和销毁等过程。矿业权交易机构应制定相关的制度，对矿业权档案的立卷归档、整理、查阅、鉴定销毁等程序都应该进行明确的规定，只有制定了相关的管理制度，对出让档案管理的程序进行规范，才能实现对矿业权出让档案的有序管理。
(3)加强矿业权档案安全管理。安全是矿业权管理的生命，矿业权出让档案首先要确保安全。纸质的矿业权出让档案应保存在专门的地方，做好防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防尘、防盗等工作。电子版的矿业权出让档案要确保保存介质的安全，要实行专人管理，管理干部要保持相路板上，与气阀共同组装在一起。
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