引 言传统县级国土资源档案管理方式落后，档案的接受、整理、鉴定、保管、利用和编研等工作繁杂，建立全引目录本、索引卡等，工作效率较低［1］，使国土资源档案得不到充分利用。一般的条目管理方式，仅适用于纯粹的档案管理，对国土资源部门，大量的档案通过办事流程产生，与以档案馆档案管理模式开发为基础的档案管理系统在模式上存在显著的不同［2］。现有的地籍系统、土地利用系统和土地交易系统的数据分散于三个独立系统中，数据格式多样，给土地归档工作带来不便，需把各个部门各个系统的相关数据进行统一归档管理［3］。建立优质、高效和具有国土资源特点的档案管理信息化系统，建设国土资源局数字档案室，不仅从根本上解决传统作业方式所带来的诸多问题，而且能更好地促进国土资源局办公自动化建设的快速发展，保障土地档案信息的有效管理利用，为今后逐步建立国土电子政务系统打下了良好的基础。
1 系统总体设计
宁津县国土资源局数字档案信息管理系统由档案管理、检索查询、统计输出、视图、系统维护、审批、库房管理和帮助信息等功能模块组成，并通过档案归档接口和档案利用接口分别和局办公自动化系统、土地交易管理系统、地籍管理信息系统和土地规划利用数据库系统交互，实现无缝连接［4］。
1． 1 功能模块划分
系统整体划分为八大模块，如图 1 所示。
1． 2 系统功能架构
系统功能架构如图 2 所示。
2 数据整理与建库
2． 1 数据分类
国土资源局的档案数据分类主要包括以下八类: 综合类、计划财务类、地籍管理类、土地利用规划类、建设用地类、国土资源监察类、国土资源宣教科技信息类和地质矿产类。档案数据分类如图 3 所示。
2． 2 数据库表清单
数据库表清单见表 1。
3 系统功能模块的研究与实现
3． 1 登录验证模块
系统要求必须提供合法用户名和密码登录后才能使用具体功能。该功能是系统安全一道最关键屏障。当用户名和密码验证通过后，该模块负责收集当前用户的信息，给其他模块提供当前用户信息，为识别当前用户身份、确认当前用户可用功能提供判断依据［5］。当用户输入信息不合法时，给予友好提示，同时限制用户试探账户的次数以防非法入侵者使用穷举法进行破解。
3． 2 档案管理
档案管理模块提供对系统档案数据的各类管理功能，诸如档案著录、档案修改、案卷剔除、交易系统的自动归档。用于存储档案资料的数据表，手工录入或直接导入其他系统的电子档案到数据库等。
3． 2． 1 档案著录
系统管理员可以利用该功能进行档案手工录入、档案简单查询、档案资料修改等，可以进行案卷目录和卷内目标的录入修改以及电子档案入库。
1) 著录原则
①先选择档案分类。
②由简略到详细方案，案卷信息录入→卷内目录录入→卷内文件信息上传。
2) 数据字典使用说明
数据字典要方便著录，尽可能减少用户录入工作量，当用户把光标移到输入框时，按下 F2 键后系统自动搜索和当前输入项关联的数据字典，弹出备选项。流程如图 4所示。
3． 2． 2 自动归档
根据对现有国土局系统考察、研究，目前主要考虑实现土地交易系统的半自动归档。为了减少土地交易系统资料的归档工作量，定期使用该功能进行有选择地自动归档，然后把原件的扫描件等电子档案上传补充，从而完成交易系统的资料归档工作。流程如图 5 所示。
3． 2． 3 档案剔除
管理员使用该功能对已经超出保存期限的档案进行剔除，实际是做剔除标识，数据依然保留在系统中。具体实现流程如图 6 所示。
3． 3 检索查询
该模块提供给用户对档案库中各类档案信息进行不同方式的检索和查询功能，包括案卷目录检索查询、卷内目录查询、各种专项查询、条件检索查询、地籍系统属性查询、土地利用现状查询和土地交易系统数据查询等，并包含档案借阅管理的相关功能。
1) 案卷目录查询
用户可以利用该功能结合档案分类，进行案卷目录查询，并关联到需要查看的档案信息进行浏览和查询。可以选择案卷题名、保管期限、密级、类别、存放位置、起始时间和终止时间等字段进行查询。流程如图 7 所示。
2) 卷内目录查询
用户可以利用该功能结合档案分类，进行卷内目录查询，并关联到需要查看的档案信息进行浏览和查询。查询数据可以是文号、责任者、题名、日期、密级和主题词等。流程如图 8 所示。
3) 专项查询
该处包括了多个专项，有按地籍四至查询、按案卷题名查询、按卷内题名查询、按宗地所有权人查询等。主要考虑方便用户快捷查询。
4) 地籍条件查询
用户可以通过该功能直接查询地籍系统的属性数据，可以方便地进行跨系统查询，目前设计考虑不公开图像浏览开发 API，因此只对地籍属性数据查询。流程如图9 所示。
5) 土地利用现状查询
用户可以利用该功能直接查询 MapGIS 系统的土地利用现状，对常用的任意字段查询，可以浏览图形和属性信息。由于土地利用现状是 MapGIS 单机系统，我们采用定期拷贝数据到客户端方式进行动态更新，同时把属性数据同步到当前数据库系统中，在查询时首先连接数据库，查看图形时再联动调取本地 MapGIS。更新流程在数据管理中实现。流程如图 10 所示。
6) 土地交易数据查询
用户可以利用该功能直接查询土地交易系统业务数据。
7) 档案利用记录
该功能对档案的档案利用进行管理，包括借阅人、借阅目的、借阅时间、退还时间等信息的记录。流程如图 11所示。3． 4 统计输出该模块主要完成档案数据统计和相关输出打印功能，包括库存统计、档案利用统计、案卷目录报表、卷内目录报表、卷内备考表输出、案卷封皮输出、档案内容输出和全引目录报表等。1) 库存统计用户可以按档案分类、密级、保存时间等进行库存统计。
2) 档案利用统计
根据档案利用记录，按档案分类等进行利用记录统计。
3) 案卷目录报表
用户输入一定条件( 如归档年代、档案分类) ，按照一定格式进行案卷目录的报表输出。
4) 卷内目录报表
用户输入条件，系统对满足条件的卷内目录进行报表输出。
5) 卷内备考表输出
输出满足条件的卷内备考表。
6) 案卷封皮输出
用户首先输入一定条件，系统查询出满足条件的案卷，再由用户选择封皮模板和案卷目录，系统自动生成封皮内容，可以进行打印输出。
7) 档案内容输出
用户首选输入查询条件，系统可以把电子档案内容进行打印输出。查询检索模块可以引导该输出模块。
8) 全引目录输出
按照案卷和卷内目录索引关系，进行报表输出。
3． 5 系统维护
该模块提供给用户对系统进行设置和维护的功能，包括用户管理、密码修改、系统参数设定、档案分类管理、数据字段设置、保存期限设置、密级设置和系统日志管理等。
1) 用户管理
系统管理员可以利用该功能创建或删除用户，并对用户的功能权限进行设定。同时也涵盖了用户组的管理。
2) 密码修改
当前登录用户修改自己密码。
3) 系统参数设置
系统管理员可以利用该功能对系统的各项参数进行设置。
4) 档案分类管理
系统管理员通过该功能维护档案具体分类。
5) 数据字典
系统管理员通过该功能管理系统的数据字典。
6) 保存期限设置
系统管理员通过该功能维护保存期限用语。
7) 档案密级设置
系统管理员通过该功能维护档案密级用语。
8) 系统日志管理
用户的每次登录或特定功能的使用都会以日志的形式进行记录，系统管理员可以利用该功能对系统日志进行浏览和查询。
3． 6 数据管理
该模块完成数据管理的相关功能，包括数据库备份、数据库恢复和土地利用数据更新模块。
1) 数据库备份
系统提供对档案数据库的自动备份功能，也可由系统管理员进行人工备份数据库。
2) 数据库恢复
当档案数据库遭到破坏时，系统管理员可以利用该功能对数据库进行恢复。
3) 土地利用数据更新
由于土地利用是 MapGIS 单机系统，我们采用定期拷贝数据到客户端的方式进行动态更新，同时把属性数据同步到当前数据库系统中。流程如图 12 所示。3． 7 帮助信息系统帮助信息包括使用该系统的各项操作说明，辅助用户更好地使用和掌握本系统。
3． 8 旧系统数据导入模块
3． 8． 1 旧系统环境
1) 操作系统: Windows 98;
2) 数据库管理软件: Paradox 5． x;
3) 开发工具: Delphi 4． 0;
4) 系统的文档不是很全。
3． 8． 2 数据导入思路
考虑到 Paradox 数据库管理软件和常规简单数据库使用习惯不太一样，我们需要把 Paradox * ． DB 格式数据表转到常用数据库中。经过研究发现 Microsoft Access 可以直接导入，通过“文件”→“获取外部数据”→“导入”进行导入。
3． 8． 3 档案扫描件存放规则
扫描的数据文件按一定的命名规则存放在数据目录下，有以下具体的命名规则。
1) 系统的所有扫描文件存放在系统对应数据目录的Scan 子目录下;
2) 每个类别的档案对应的扫描文件存放在和类别字母对应的子目录下;3) 每个扫描文件名字为: 对应档案分类号 +“_”+ 案卷号 +“_”+ 页号;
4) 扫描的文件用 JPEG 格式存储。
3． 8． 4 导入数据流程
4 结束语
系统完成了数字档案建库，实现了数字档案的信息管理，为国土资源管理提供了新的电子化手段，为今后逐步建立国土电子政务系统打下良好的基础。但系统在流程化办公部分尚未给予很好地实现，希望在以后的实践中不断改进。
