近几年,中学综合档案室已初具规模,并且发展速度较快,这为中学教育教学管理起到了积极的作用。各种材料经整理、归档、立卷,使无序的材料成为可方便查询的依据,为中学的历任领导的管理决策起指导作用,由此看来档案管理显得尤为重要。
如何使档案在教育教学中发挥应有的作用呢?根据笔者几年来档案工作经验,觉得档案的管理是档案发挥作用的内因。档案的管理应从如下几个方面着手。
1 领导重视,专人负责
档案工作是学校整体工作的重要组成部分,档案工作的特征是没有短期效益,往往被某些领导忽视,使得档案管理松散,造成部分案卷在查阅时资料不全面,保存不完善,甚至有破损的现象,需要的材料找不到,给工作带来极大的不便。为了避免此种现象发生,中学在档案管理上应有专门的档案管理工作小组,组长可由一名副校长担任,组员由各部门负责档案整理的人员构成。档案员应选用素质高、通业务的人员。根据档案室规模大小可选用档案员1～2人。学校领导应高度重视档案管理工作,成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组,建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》等工作制度,形成档案管理体系机制,积极推进学校档案管理工作发展。
2 制度健全,落到实处
档案室的管理要有健全的管理制度,使得管理更加规范化,管理有章可循。各种制度根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务建设规范》并结合普通中学档案的特点制定,具体的制度应是:《档案工作管理办法》、《文件材料归档制度》、《综合档案室的主要任务》、《档案室工作保密制度》、《档案销毁制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理库消防制度》、《档案人员岗位职责》、《档案管理工作小组成员职责》等。档案的管理工作小组,依照各种制度,制定对小组、成员、档案员的考核办法。其中,档案员的年度考核以此为依据,小组其他成员可将此考核结果按比例记入其年度考核中。档案的管理严格按制度进行,档案管理工作小组定期或不定期要对档案管理进行检查,发现问题及时纠正,使档案更好地发挥它的作用。
3 硬件配套,延长档案使用寿命
中学档案有不少案卷是长期卷和永久卷,对这些案卷的保管,应有必需的硬件配套设备;否则会虫蛀、发霉、变黄、变暗,直至无法查阅。为了使档案如期达到它的作用期限,档案室可设在阴面,应配有必要的检测仪器,如温度计和湿度计。如发现湿度过大应及时进行通风,特别是对一些查阅较小的案卷,要经常检查并注意虫蛀,季节变化时更要多检查案卷,保证案卷的使用寿命。硬件建设是提高档案水平的保障,同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立综合档案室,添购档案管理设施设备,分类存放,编档管理,做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
4 多点开花,丰富档案管理工作内容
档案工作是一项积累性工作,首先需要档案工作者在日常工作中注重学校各类材料的收集和整理,全方位收集相关档案资料,倡导全体师生支持学校,积极提供有记录价值的教育教学资料,也要努力拓宽档案收集范围,挖掘档案资源,比如收集分散的知名校友档案等,使室藏档案内容丰富充实起来。
5 实现管理现代化,拓宽服务领域
随着社会科技的进步,档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向,一方面利用现代化高科技手段提高档案工作效率,使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门,提供便利的查阅,提高使用利用率,使他们亲身体验到档案信息的价值,促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。
6 与时俱进,努力与校园文化建设相结合
学校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体,因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下,努力体现独具个性的文化氛围,努力与德育教育各类活动相结合,成为校园文化建设的重要基地,最大范围反映学校的文化风貌和历史面貌。
