当今，高校档案工作所处的社会信息环境发生了巨大的变化，计算机技术、网络技术正不断渗透到档案工作中，档案工作必将与高度数字化和网络化联系在一起，龟子档案、虚拟档案已成为档案管理工作的一种趋势，鉴于此，高校档案工作如何适应网络环境，是当前档案工作者探讨的一个重点课题。
一、网络环境中高校档案管理工作现状
高校在日常的教学、科研等管理活动中，会产生大量的教学、科研、党政管理、基建、会计、出版、声像、实物等类档案。为了管理好这些档案，各学校除了建立档案馆 ( 室 ) 以外，校内各单位一般还配备了兼职档案员，负责本部门档案的立卷归档。档案馆 ( 室 ) 所藏的档案、资料基本上都经过规范化整理，编制了案卷目录、卷内目录、专题索引等检索工具。为了尽快适应现代社会对档案信息的需求，很多学校都不同程度地采用计算机管理档案信息，管理已经形成的各类目录信息。少数走在档案信息化前沿的学校，除了管理档案目录以外，通过数字化的手段，还能对全文和多媒体档案信息进行管理，并通过建立自己的门户网站，把这些信息发布出去。但普遍看来，多数高校计算机档案管理工作仍处在管理档案目录信息的阶段，有些单位甚至仍在手工操作，文件的全文管理尚处在起步阶段。随着校园网的开通和 “数字化校园”建设的逐渐深入，各单位已普遍使用计算机编辑、打印和收发文件，每年都有大量电子文件产生，而高校档案信息化建设已明显滞后，对这些已经存储在计算机磁盘上的电子文件，多数未能妥善保存；有的虽有保存，但缺乏统一科学合理的管理办法，难以进行有效的管理，造成人力、财力和信息资源的浪费，导致已经产生的有保存价值的电子文件 ( 档案 ) 有流失的危险。加强档案信息化建设，迫在眉睫。
二、网络环境中高校档案工作管理策略
（一）加快档案信息资源建设——档案信息化建设的核心任务
档案信息化是—个系统工程，而档案信息的数字化和档案信息资源建设是这个系统中的基础部分，没有档案信息的数字化，档案信息化建设就无从谈起。要建设档案信息资源，我们可以从以下几个方面入手。
1、对传统档案进行数字化
利用现代信息技术，有选择性的把一些传统的纸质、照片、声像档案数字化，并存储到计算机中存储设备中。由于传统的纸质档案检索查寻不方便，保管利用都受到一定的限制，把这些档案数字化后，可以极大提高档案的利用效率。
2、加强电子文件的管理
随着电子计算机技术、网络技术和现代通信技术的快速发展，收发电子文件的数量急剧增长。完整、真实、有效地管理这些电子文件，无疑将成为档案信息资源建设的重要内容，有这些电子文件转化而来的电子档案将成为档案信息资源的重要来源。
3、档案信息数据库的建设
通过网络在线采集现有的各种信息资源和数据库，如学籍管理数据库、学生成绩数据库、毕业生就业数据库和科研成果数据库等。档案部门可通过调研，充分掌握各部门所产生的数据库，把这些数据库纳入归档范围，以进一步丰富档案信息资源。
（二）加强档案管理应用系统的建设，实现信息共享，提高利用服务水平——档案信息化建设的根本目的
上面谈到了档案信息资源建设，这只是信息化建设的基础部分，重要的是要将那些数字化了的档案信息有效地管理起来，这就需要借助专业的档案管理软件。具体地说，档案信息的管理主要包括：信息著录、检索、利用、统计、数据保管等。而信息著录和信息利用是档案信息管理系统的核心功能。如果我们不能有效地把档案信息资源管理和利用起来，而是把它“束之高阁”，档案信息也就失去了意义，不能发挥它在现实社会中的巨大作用。
我们知道完整的档案信息包括：目录信息，全文、图像、视频、音频信息，档案信息管理利用就是针对这几方面而言的。要有效地管理这些档案信息，我们所选择的档案管理应用系统一般应有以下一些功能：档案目录信息管理，能够按照国家有关的著录标准对档案信息进行准确著录；能够对各种类型的电子文件 ( 如文本类、图像图形类、录音录像等多媒体以及数据库类 ) 进行管理；对各种档案信息进行有效检索、统计利用，最大限度地实现信息共享；能够实现与数字化校园 (OA) 实现无缝对接。我们在选择档案管理应用系统时，从实际出发，或自行开发或购买一些较成熟的具有以上功能的软件。
（三）档案信息安全保密体系建设——档案信息化建设的关键环节
档案馆 ( 室 ) 要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库的安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；档案馆 ( 室 ) 内部的存储数据库和电子文件的局域网要切实与一切外网实行物理隔离，加强身份认证和密钥管理，确保档案信息网络传输的安全。
档案馆在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。非公开的档案信息—律不得上档案馆以外的网；在因特网上提供已公开档案目录查询服务的，要认真采用身份证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统安全。
档案信息化建设的最终目的就是要切实加强档案信息资源的合理配置和科学管理，使档案信息资源实现数字化、标准化、系统化、网络化，以满足社会各方面日益增长的利用档案信息的迫切需要。而档案信息化建设又是一项长期而艰巨的任务，既要坚持科学性、实用性、又要兼顾先进性和前瞻性。因而档案信息化建设要有条不紊地逐步进行和完善，要量力而行，分步实施。总之，档案信息化建设的发展将极大促进档案信息资源的开发利用，促进档案部门的服务管理方式的转变，为档案管理全面实现现代化打下坚实的基础。
