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探究如何有效做好综合档案管理工作

放大字体  缩小字体 发布日期:2018-12-11 09:02:18    浏览次数:837    评论:0
导读

当前机关单位的档案种类不再是为文书类的档案,随着科技的发展,档案也不断改变,增加了档案的种类,也由此增加了信息查找的难度,这就需要利用全新的管理方式从而放弃过去的服务模式。帮助工作人员可以更快捷的查询信息。在日常工作当中,不仅具备很多纸质的

当前机关单位的档案种类不再是为文书类的档案,随着科技的发展,档案也不断改变,增加了档案的种类,也由此增加了信息查找的难度,这就需要利用全新的管理方式从而放弃过去的服务模式。帮助工作人员可以更快捷的查询信息。在日常工作当中,不仅具备很多纸质的档案,还会涉及到到大量电子类档案文件,档案室接受的文件会变得越来越多,提高了档案的储存量,这就需要创新档案管理的方式。
  1 当前档案管理工作当中存在的问题
  1.1 缺乏实施力度
  很多机关单位没有认识到档案管理工作的作用和意义,只是提出了加强档案管理工作的要求。在实际工作当中,因为部门的不同导致工作出现一定的差异。很多工作人员只是看到了档案管理工作的表面作用,认为这项工作只是日常的琐事,管理者和工作人员不能充分利用建立的档案资料,档案出现形式化的情况,无法体现出档案管理的价值。因此档案管理工作当前急需明确如何加强档案管理,从而促进档案管理服务型工作更好的开展。
  1.2 管理人员的素质比较低
  档案管理工作在部门工作当中属于非常重要的一个部分,但是在人员配置方面,却缺乏专业的管理人员。档案管理人员在专业技能和素养等方面都存在一定的不足之处,在搜集、分类、管理档案资料的过程中,缺乏专业知识支撑,这样一来档案管理工作就会具备很大的随意性,影响到档案的价值。
  2 如何有效做好综合档案管理工作
  2.1 提高综合工作素质
  要想将综合档案的管理工作更好的实施下去,那么首先需要引起领导对于档案管理工作的重视,这样才可以促进工作顺利的开展下去。只有赢得领导对于档案工作的认同,才可以使档案工作人员具备良好的工作态度 提高综合档案管理工作的质量。档案管理的工作人员应该将自己的主观能动性充分的发挥出来,奥正档案管理工作更加顺利的进行下去,让领导明确这项工作的重要性。 以下是日常工作中需要注意的方面:
  1.管理人员应该保持良好工作态度,将自己的本质工作做好,要获得领导对自己工作的 满意,领导对于工作的满意主要是由于工作人员的工作质量。档案工作者需要做到爱岗敬业,给领导留下深刻的印象。
  2.加强宣传档案工作的重要性。一些领导不够重视档案工作,他们认为档案工作是可有可无的,这是因为他们对于档案管理工作缺乏基本的认知度,以此档案工作者的宣传工作就显得特别重要。工作人员可以理应比较重要的文件资料给领导看,使领导可以对于档案工作留下深刻的印象,并且受到一定的启发,在实践工作当中得到有效的利用。工作人员也可以找机会交流档案工作,发挥出管理工作的重要性,这样可以使领导对于档案工作产生极大的认同感。
  2.2 综合利用各种资源,实现现代化管理
  当前各个领域的工作都在循序发展,档案工作也由此发生很大的改变,出现一系列需要解决的问题。档案数量不断加大,因此有关档案的分类管理体系也逐渐变得复杂,对于管理者的要求也逐渐提高,需要利用各种现代管理手段,将档案管理当中存在的问题信息进行解决。
  1.加强职业素质:档案管理工作对于管理人员的专业素质提出了更高的要求,工作人员需要具备丰厚的专业知识,并且具备职业责任感和职业道德,加强乐于奉献的精神。管理者需要利用各种相关的资料,使自身的知识领域得到拓展,从而使自身的综合素质得到有效的提高,使新时代的档案管理工作得到有效的发展。
  2.提高综合管理素质:针对传统的档案管理工作,通常都是利用手工抄写的方式,虽然很容易操作,但是其工作效率却比较低,很容易出错。近些年电子技术不断发展,传统手工档案工作方式不再适用,档案管理工作需要利用科技手段,档案管理人员需要熟练掌握这些先进的科技手段,使自身的职业技能进行提高个,在岗位上一边工作一边学习,对于最新的管理方法及时的掌握,并且对于不断发展的信息文化给予关注,成为具有很高综合素质的档案管理工作人员。
  3.充分利用现有的资源:档案当中涉及到丰富的信息,这也是重要的信息资源。但是这样一来,档案整理工作就会变得更加沉重,具有很多重复的工作,加大了劳动强度。现代的工作通常都是利用计算机完成,使工作变得更加简单。工作人员整理分类资料通常都是结合自己的工作习惯,虽然工作标准都是统一的,但是由于个人的主观因素是不同的,这会为立卷工作带来很大的不便,这样看来计算机管理具有不可代替的优势,避免出现手工操作所造成的失误,使工作效率得到极大的提高。
  2.3 加强培训的工作力度
  档案管理工作这的自身素质和业务水平对于档案管理工作的质量造成直接的影响。档案管理者应该适应工作的需要,将档案管理者的主观能动性充分的发挥出来,使其知识水平和挂历能力得到全面提高,要想使档案管理工作的变化得到更好的适应,将工作强度进行简化,从而认识工作观念得到转变,放弃传统的工作方式,不断学习新的管理方式和管理工具。
  1.加强继续教育的力度:不断发展继续教育,使新的工作环境和工作内容可以得到进一步的适应,在档案管理过程中,继续教育的实际意义需要得到充分的认识,可以对于时代发展的要求更好的适应,从而培养出更多专业的档案管理人才。
  2.加强制度建设:开展档案工作的培训需要建立良好的运行机制。建立有关继续教育的管理制度,并且严格的执行下去。以此为基础,建立有关继续教育的约束和鼓励机制,从而对于继续教育运行机制得到有效的监督和保障。
  3.开展综合培训:以管理人员的职业素养程度为基础,在培训的过程中,需要按照层次、岗位等为基础,实现多渠道多形式的开展。尽量提供给档案管作者更多的学习机会,从而将管理工作者的职业水平在最大程度上进行提高。对于相关的知识进行普及,例如哲学、历史学等等,与此同时,需要加强学习科学信息知识,在档案的管理工作中应用现代化的科学技术,从而将管理工作的效率得到提高。
  2.4 深入和完善现代的档案资料
  档案管理人员在收集和整理档案的过程中,需要明确的分类所有的文件,对其实现编号。与此同时,需要科学的分类所有的文件资料,以不同部门为基础,对所有的资料进行分类。以资料的属性和作用?榛?础进行分类。这样可以减少由于传统手写借阅浪费的时间,同时也可以避免发生资料损坏或者丢失的情况,使服务质量得到提高,使档案管理人员的专业技能得到有效的提升。
  3 结束语:
  档案记录了机关单位实际发展情况,与此同时也是其管理工作当中非常重要的部分。经济不断发展,档案管理工作面对着新的挑战。档案管理工作者需要在实际工作当中将自身的专业技能和职业素养进行提高,不断创新,从而将档案管理部门的综合素质服务水平得到提升,为其未来的发展奠定坚实的基础。
 
(文/小编)
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