1档案管理存在的问题分析
1.1管理力量薄弱
当前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。同时，由于档案管理水平不高，管理手段落后。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。
1.2对档案的重视程度不够
长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作。轻视档案工作的思想表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。同时，还认为档案工作不能给单位创造经济效益，能应付外调、查档就行了。部分基层检察院的档案人员只注重档案资料收集、整理和保管，对档案资料进行收藏、整理、归档之后，就等待查阅者上门查阅，正是由于有了轻视档案工作的思想，没有意识到档案的开发与利用在档案信息化建设中的重要性，没有最大限度的开发利用档案，都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求，导致对档案管理工作积极性不高。
1.3 档案管理不够规范，检索效率不高
档案是开展各项业务活动的原始记录。目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，大部分案卷缺少卷内目录。第二，案卷标题不规范。第三是档号不规范。第四是组卷混乱现象比较严重。档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。
1.4 档案利用率低，未发挥最大效用
档案在利用率上很低，档案资源整合能力较弱。目前，基层院对档案资源主要用于提供领导决策的工作思路；提供制定各种工作措施、规章制度的“范本”和提供在执法监督中，并没有真正的把档案资源合理整合，总结出一套行之有效的开发利用方法。档案资源的利用程度与作用发挥，在很大程度上取决于检索查询体系的效率，档案分类是建立检索目录体系的基础。特别是未能发挥档案本身的文献库效应，让档案资源形成“馆藏文化”，在档案资源的利用上，极大规模地实现时效性、综合性的特征。
2 档案管理现代化标准实现策略
2.1 加强对档案管理整改
首先，针对薄弱环节，加强工作力度。我们认真梳理了档案管理存在的问题，认真编研材料编撰、突出全宗卷完善、计算机输入三个重点，花大力气进行认真整改。编研材料无论在数量上，还是在内容上，都得到了不断的充实。其次，制定达标方案，落实责任人员。我们要在对照检查的基础上，对需要改进和完善之处，逐条以书面形式列表分解，落实责任人员，并确定了完成期限。第三、重视建章立制，促进长效管理。我们要建立一系列档案管理制度，涉及归档范围、立卷要求、分类标准、移交手续、借阅、记录、统计等各个方面，形成了一套比较完整的档案管理制度。同时，档案员加强对达标方案落实情况的检查，督促有关股室及时完成达标方案布置的工作。
2.2 加快数据准备推进档案现代化管理进程
首先，分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。档案作为一个企业、一个部门特有的信息资源，具有独特的应用价值。同时，综合性档案馆在推进计算机管理的过程中，应先根据各全宗的重要程度、价值大些瘄利用率高低，是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。其次，对于那些建馆时间较长的综合性档案馆，由于馆藏案卷多，不仅著录工作量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用，甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。第三，分门别类，充分利用档案原有基础对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案。如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
2.3 高标准强化档案管理工作
首先，档案管理是我国各项事业管理工作的重要组成部分，是做好各项管理工作的基础和关键。同时，随着信息化的迫切要求及飞速发展，对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。因此，我们要对档案管理工作给予了高度重视，必须强化档案管理标准化。其次，随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件档案管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。第三，当今世界已经进入信息化时代，办公自动化已经成为不可争议的现实。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现档案计算机辅助管理势在必行。另外，各种新型载体档案的储备技术已经应用到档案管理领域，数字化档案馆也已开始启动。为了适应时代发展需要，使我国档案管理工作与各项工作有效衔接，我们确立了档案管理工作的网络化、数字化目标，并制定了详细的工作方案，为最终实现档案自动查询和档案资源共享做好充分的准备。
2.4 提高案卷质量是推进档案工作标准化的可靠保证
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作标准化质量的操作性因素。同时，为了确保归档技术文件材料的系统性和完整性，档案人员应当采取前端界入、过程控制的方法。因此，在推进档案工作标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
3 结束语
总之，标准化的档案管理是实现档案管理现代化的重要中间环节, 各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性。因此，持续加强档案管理现代化标准分析，是档案工作者的重要责任。
