档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。 随着高等教育的普及发展，高校档案工作的地位和作用日益突出。 高校档案管理是高校日常管理工作的重要内容， 其水平的高低不仅代表着一个学校的管理学科和办学特色， 同时也可以为学校的各项管理工作提供档案信息服务，进而促进高校的发展建设。 高校档案管理工作非常重要， 它真实地反映了学校各个时期的面貌，在学校行政管理、教学科研、维护学校或师生员工的利益、编史修志等工作中发挥着不可替代的作用。 笔者就目前高校档案管理的若干问题谈谈自己的想法。
1高校档案管理工作对高校发展的重要作用
高校档案来源于学校的教学、科研、管理等项活动中，高校档案管理工作对高校教育事业的发展具有重大的促进作用，它是保持高校管理、建设工作连续性的重要前提，可以为高校党政管理工作提供考查凭证， 为高校教学改革和科学研究提供参考依据， 为教学评估工作提供基础数据， 为宣传教育提供生动素材，为编史修志提供材料资源。 从某种意义上讲，市场经济就是法制，法制社会要求无论为什么事都不能凭记忆随意地、盲目地处理问题，要依据事实、按章办事。 学校档案是学校依法治校最可靠的事实依据。 它不仅具有一般意义上的查考价值，而且具有权威性的凭证作用，其效力是其他事物所无法比拟的，档案为高校管理、建设、科研、评估等工作提供强有力的信息储备。 高校管理工作中形成的文件材料质量高低、规范与否，归档是否科学，是高校档案管理工作赖以生存和发展的基础， 没有这样一个基础，高校档案工作就无从做起，可以说，高水平的高校管理工作可以成就高水平的高校档案管理工作， 高水平的高校档案管理工作能够推动高校管理工作的发展［1］。
2高校档案管理工作存在的问题分析
近年来，高校档案在发展速度、规模、效益等方面呈现出了突飞猛进的势头，档案在学校的各项工作中发挥了重要的作用，也取得了一定的成绩，同时也存在较多问题。
2．1 档案工作得不到充分重视
目前部分高校对档案工作的重要性认识不足， 认为单位的档案工作干好干坏一个样，干与不干一个样，不是经济指标，又不出什么经济效益，没有摆上应有位置，没有认识到做好档案工作会更好地促进学校的教学、 科研工作， 将高校档案工作附属化。 由于管理者档案意识淡薄，造成了档案工作松散和档案流失严重，各种基础材料残缺，统计数据失准等种种弊端。 在实行基层部门文件材料立卷归档过程中， 有的部门领导将部门立卷视为额外负担，各部门往往因为归档立卷不及时而造成材料积压，有些文件因保管不善己经残缺不全； 一些兼职档案员收集的档案玉石不分，有的材料残缺不全，有正件缺附件，有批复无请示，有的同一份材料重复收集等等， 也有个别学校的档案竟接连几年没有收集整理，更别说按照《档案法》的规定移交档案馆了，还有的单位档案室变成了储藏室，致使学校的档案工作发展缓慢，不能很好地适应学校建设的发展［2］。
2．2 档案管理手段落后，档案信息利用率不高
随着经济的发展，高校办学条件越来越好，计算机技术也得到广泛推广和应用， 很多高校档案部门都配置了现代化管理设备，购置了档案管理软件，实现了微机化管理。 即便如此，与现代先进技术比较，档案管理工作还是比较滞后，从系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面看，不少学校是将计算机管理系统功能目标和运行机制确立在对本档案馆内部案卷级和文件级的目录编制。 统计与检索等基础性管理上，档案数据库大多是条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，比如光盘、录音、缩微、照片等载体的档案仅占小部分，不少档案馆声像档案还呈现空白，极大地限制了档案处理和有效利用。 随着现代先进技术的推广与应用，这种状况无法满足用户的多种需求，也不能很好地适应高等教育事业的发展。
2．3 档案管理人员专业素质不高
档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作， 还是一项专业性、技术性要求很高的工作，档案人员不仅要有良好的思想道德素养，而且还要具备较强地专业素质，只有这样才能胜任档案管理工作。 由于许多高校对档案管理工作的重视程度不高，在档案人员的配备上较为随意。 没有经过档案专业的系统学习和培训，专业水平不高。 目前，高校档案管理队伍中普遍存在着知识结构、职称结构、年龄结构不甚合理的现象，使得这个队伍的文化程度和专业素质不适应新时期开展档案工作的需要， 特别是进入 21 世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏， 导致现在的档案工作人员工作服务缺少活力，工作效率和服务质量不能尽如人意，档案的作用得不到充分的发挥，造成档案资源和工作时间的极大浪费。
2．4 档案宣传和开放力度不够
随着社会的发展，知识经济和信息化社会的到来，人们对高科技信息的需求量急剧增加， 必然形成高校档案信息资源利用的新高潮。 然而，由于档案部门封闭保守，市场意识不强，对馆（室 ）藏档案的内容 、成分以及查档的途径 、方法宣传报道较少 ，加上档案工作者“保密保险”、“利用危险”等陈旧观念还未根本改变，常常把保守档案机密与开放、开发利用档案信息资源对立起来，使保密扩大化、绝对化，这在很大程度上限制了档案事业的发展。此外，档案工作管理中还存在档案管理规范、档案工作者管理意识较差、 档案检索效率不高以及档案使用范围和利用主体限制较多等诸多问题。
3提高高校档案管理效率的对策
3．1 强化档案宣传工作
通过多种形式宣传档案工作，① 通过举办展览、召开会议、撰写文章以及举办文艺晚会等形式， 向广大教职工及学生宣传国家有关档案工作的法律法规及档案工作的相关知识。 ② 利用简报和目录索引，通报档案室所藏档案内容，介绍多种检索途径和编撰研究成果。 ③ 选编档案利用效果实例，向大家展示利用档案所取得的社会效益和经济效益等等，以增强人们的档案意识，树立利用档案的观念。
3．2 提高档案工作人员专业技能和素质
档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。 档案管理人员业务素质水平直接影响档案工作的质量， 为使档案工作人员能够适应档案管理工作的需要， 档案管理人员就必须具备更高的素质。 提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。 首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育，让它们不但要学习业务知识，还要努力学习现代新技术。 当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。 档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变，扎实有效地推行专业继续教育［3］。
3．3 建立健全档案管理制度，创新档案管理模式
首先，建立健全各项规章制度。 学校结合本校的实际情况，以《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》为指导，依据《高等学校档案管理办法》的有关要求，制定适合自身的档案管理办法和实施细则， 这是做好学校档案工作的基础和保证，并根据形势发展的需要不断健全和完善。 另外，在制定档案工作规章制度和相应的配套考核制度的同时， 要把档案工作任务分解落实到人。 其次，创新档案管理模式。 随着社会的进步和高校的发展，传统的档案管理模式已经滞后，为了适应新的需要，有必要对旧有的管理模式进行创新。 如档案工作管理环节和一些具体操作手段的创新，包括立卷改革，工作手段的改进，缩短立卷归档周期，推行部门立卷等等。 如采用条形码来代替档案号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅、归还档案的速度，最大限度地发挥信息化管理优势，提高档案管理效率。
3．4 重视原始资料的收集整理，加大档案信息资源开发
① 应做到档案接收齐全完整。 实践证明档案利用是否满足各方面的需求，首要的问题是档案是否齐全完整，只有档案收集齐全，才能为广大利用者提供珍贵的档案材料。 为此，应推行立卷部门领导和档案馆共同把负责的责任制， 确保当年档案能收集齐全；在此基础上为了保证信息的完整性，高校应对馆藏中一些重要类别的档案进行评估，如科研、基建等档案；发现问题，采取各种措施进行补救。② 加大档案信息资源开发力度。档案是最能生动形象地描述人类社会史实的信息载体， 是人类社会精神财富积累的直接体现，具有很强的凭证性和法律效力。 档案这种信息载体最能集中体现信息共享的价值。 为此，档案业务人员对信息的概念要有深刻的理解，对信息化的意义要有充分的认识，对档案的信息化工作有一个正确的把握。 档案的收集、整理和利用是档案工作的 3 个主要环节。 收集是主导，管理是手段，利用是目的。 我们不能满足于“坐堂会诊”，要主动出击。 通过开发利用可发挥其巨大效用， 如把经过开发加工的档案信息及时传递给学校领导及有关职能部门，为领导者的科学决策提供依据；把档案信息及时传递给教学科研人员可促进教学质量和科研水平的提高等。 ③ 档案编研是实现档案管理可持续发展的最有效措施。 用编写的参考资料和汇编的档案史料提供利用，既可减少档案原件的重复利用，又可为后代留下完备的文化财富［4］。
3．5 注重发挥现代技术手段，实施档案信息化建设
现代社会已进入信息化、数字化发展时期，快速、高效是现代社会的重要特点之一， 计算机和网络已广泛应用于各部门的日常管理工作中。 随着现代化技术在档案工作领域的广泛应用，档案管理工作的手段也应不断改进， 为适应知识经济和电子信息技术迅速发展的新形势， 保证高校档案工作为高校改革与发展和社会建设提供高质量的服务， 高校档案管理也要应用各种高新技术，为档案利用与发展提供全面的技术支持。 可将芯片技术、光纤和数字化技术、网络与监控技术等有效地用于档案信息储存、保管、开发利用各工作环节，提高档案信息的存储能力、传播速度，达到档案管理最优化效果，充分发挥档案信息的经济与社会效益， 高校档案管理要从单机管理发展到网络管理， 从案卷、文件目录管理发展到全文信息管理，从单一的档案管理发展到“文档一体化”管理，高校档案管理要进一步提升其信息化建设步伐。
