组织人事部门、用人单位及相关单位考察和了解个人的重要依据就是人事档案，它是决定一个人的命运的重要工具。它是记录个人成长工作经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩的重要载体，装载着个人最原始的凭证材料。当今高速发展的经济社会对人事档案真实性、广泛应用诉求日益凸显，诚信化和数字化成为新时代人事档案的明显特征。
一、人事档案的“诚信”危机
经济高速发展、人才高速流动的当今社会，“跳槽”者们认为人事档案似乎不重要，更有甚者有人通过在档案中伪造干部履历、入党材料和专业证书，靠弄虚作假，平步青云走较高级领导岗位; 也有单位个别领导通过档案打击报复，给当事人带来极大的伤害。不同形式的虚假档案，“以档谋私”现象的屡屡出现。现有的人事档案，在很大程度上已经不能够帮助他们正确判断某个人的真实才能和准确的客观背景，有些甚至提供了与实际情况截然相反的结论，个人的信用记录及以往经历无处可查。因此面对这些社会信用危机，各阶层、行业、部门等用人单位对于人事档案的严肃性、准确性、惟一性产生了严重的质疑，为获取真实情况，越来越多用人单位转而去做人才的背景，个人信誉、守法情况调查，对这些异化了的人事档案加以仔细甄别，人力资源部门甚至通过非正常的方式和途径去了解，操作起来麻烦、困难，加大了用人单位的成本。因此，克服人事档案的诚信危机，建立具有社会公信力的真实的人事档案已经成为当前加快转变经济发展方式、促进人才合理流动，建设和谐社会的必然要求。
二、人事档案的“应用”危机
在实现了“单位人”向“社会人”的转变后，随着市场经济的发展和各种所有制市场参与者的大量涌现，关注人的自由和全面发展的人才社会化、市场化乃至全球化的趋势日益明显，同时随着国家机关、事业单位改革、干部人事制度改革，各行各业人才的竞争日益激烈，人事档案应用的广域化也愈加突出，过去那种单一的、小范围的、仅作为考评记录的人事档案功能已经远远不能适应大环境的要求。人事档案的能动性、超前性、参与服务和跟踪服务性，为用人单位发现人才、使用人才和人才合理流动提供丰富可靠的人事档案信息，是赋予人事档案新的使命、获得新生的起跑线。因此，扩大人事档案的“应用”范围和功能，使人事档案的价值得到“+ ∞”( 最大化) ，为加快转变经济发展方式提供快捷、灵活的服务，是化解人事档案应用危机的必由之路。就应用的广泛性而言，在人口仅 3 亿的美国，个人档案信息不仅本人可以看，社会上的一些私人机构也可以索取。美国档案信息制定的目标就是要给社会看，并着眼于未来。它是对一个人行为的历史记载，更是对个人未来行为的一种约束，让本人知道自己的问题所在以便知道如何改进。信用档案公司涵盖全国的数据库中就包括 1． 7 亿消费者的信用记录，占人口比例的一半以上。如果去掉未成年人，几乎所有人都榜上有名。不分贫富，不分行业，也不分区域，所有人都一视同仁，可见其广泛程度。
三、“诚信”危机的对策: “诚信化”
( 一) 诚信化重构势在必须。要把人事档案的诚信化提高到建立信任社会的高度来认识，社会发展的根本动因在于该社会的制度因素，一个好的制度必须是能够有助于社会持续良性发展的制度安排。随着时间的变迁和环境的变化，特别是在新形势下，社会要素的流动大大加快，人们开始感觉到更多的私人空间和活动自由对于个人发展的重要，对人事档案真实性出现了越来越多的动摇。因此，在社会人才流动中建立突出信息记录、信用凭证功能，为人们之间的普遍信任提供恒久的、真实可信的诚信人事档案，是有效地推进人事公共服务体系建设，加快转变经济发展方式的大趋势。
( 二) 诚信化的本质是真实准确。人事档案的一个最大特点就是严肃、真实、公正，具有很强的权威性，要针对档案材料中出生时间、工作时间等填写失实的问题，对所入档的材料逐一核实，特别要对员工的出生时间、工作时间、学历等情况认真鉴别，仔细审核，严格把关，及时修正，力求人事档案内容的严肃、真实、准确，使之符合历史的本来面目。要根据档案材料形成的规律，加强纵向、横向联系与协调，做好现有材料的入档工作，使人事档案不仅反映一个人的历史和过去，而且更应客观、及时地反映现实德才情况。
( 三) 诚信化靠法律维护。对人事档案管理机构可实行许可证及年检制度，制定硬件、软件的具体标准，并加强执法检查; 针对借口涂改、伪造档案材料，私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料按照《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》与知识产权等一系列法律条文及相关的章则制度以及中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》( 中组发〔2009〕12 号给予法律、党纪、政纪处分。
四、“应用危机”的对策: “数字化”
( 一) 数字化势在必行。人事档案既具有作为社会管理工具及公共信息的公共产品属性，又具有公民私人隐私的私物品属性。无论是作为公共产品还是作为私人物品的人事档案，为人服务、为经济社会服务是它生存的理由，其目的在于应用。只有及时运用最新科技成果、科技手段，把档案信息的作用充分开发、利用，才能最大限度地发挥人事档案自身的价值。
( 二) 数字化的实现途径。简单讲就是对人事档案进行信息化、集约化、动态化管理，形成人事档案信息数据库，由纸质型档案向数字化档案转变。譬如将档案中的人员信息按照年龄、学历、专业、职称、职务等进行归类、组合，编制成与之相照应的检索密码，把当事人的各种记录以数字文件的形式进行技术处理，同时设置密码加以保密，通过联网的手段建立起方便快捷的人事档案调阅、统计、考核系统，进而在本部门、本系统乃至全国范围内实现资源共享。
( 三) 数字化的先决条件: 一是通过技术处理，将已归档的数字文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，保护数字文件的原始结构，保证其可靠性，使之与纸质的诚信化档案一致。二是在未解决化学磁性材料为载体的数字文件保存问题之前，要进行定期复制和异地备份，以防损失。三是随着数字文件的介入，档案种类增加，其基础工作和利用工作进行多元化开发。四是管理人员需要及时更新知识，引进、消化、适应信息技术的新成果，成为复合型、多层次的管理人才。
在了解了新形势下人事档案的诚信危机、应用危机以后，建立诚信化和数字化的人事档案是化解危机、乘势而上的必然途径，也是新世纪赋予人事档案的神圣使命。保存诚信化的纸质档案资料能够反映历史真实面目，记录可靠，是“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的可靠保证。同样，数字化在检索、利用、传输和储存等方面优势得天独厚，档案工作者就可以从合理开发利用档案信息资源、提高工作效率等方面入手，大力发展数字化，最大限度地满足档案利用者的不同需要。在目前，二者可以并存，成为人事档案的“双驾”马车，并驾齐驱，以其各自优势来相互补充、相互兼容、相互促进，使之形成一个良性循环的系统，从而推进人事档案的不断完善和发展。
