一、唐代文书档案管理机构及职官设置
1.唐代中央文书档案管理的机构及职官设置。唐代的文书档案在档案管理上三省的职权按照“中书处令、门下审议、尚书执行”的分权运行体制，将文书的拟定权、审核权和执行权分别赋予中书省、门下省和尚书省。在操作中，中书省负责草拟中央文书以及转呈与草拰批复各级官府上呈的奏章文书，中书省以中书令为首长，下设中书侍郎、中书舍人、起居舍人、右补阙等，其中中书舍人掌管“侍奉进奏，参议表章”[1]，在中书省中，中书舍人具体负责对全国各地上呈的奏章文书进行阅示，然后提出相应的意见再提交给皇帝批阅。同时皇帝的诏命文书也由中书舍人起草，即“凡诏旨敕制及玺书册命，皆按典故起草进画，既下则署而行之。”[1]门下省的最高长官为侍中，下设给事中、起居郎、门下录事、符宝郎等，其中给事中负责具体办理文书封驳事务，即“掌侍左右，分判省事。凡百司奏抄，侍中审定，则先读而署之，以驳正违失”[1]，符宝郎则负责对具体文书档案的保存和收集，《新唐书·百官志》当中记载符宝郎“掌天子八宝及国之符节。有事则请于内，既事则奉而藏之。大朝会，则奉宝进于御座；行幸，则奉以从焉。大事出符，则藏其左而班其右，以合中外之契，兼以敕书；小事则降符函封，使令而行之。凡命将、遣使，皆请旌节，旌以专赏，节以专杀”[2]。尚书省负责文书的具体执行，在尚书省下设吏部、礼部、户部、兵部、刑部和工部，合成“六部”，六部负责中央各项政务档案的具体管理，各个部门均设有都事，专门负责对本部门的文书档案进行管理，不仅负责收受文书、转发文书，还负责稽查缺失和监印等职责。唐代的中央档案管理机构和档案管理的职官及其职责的规定，从事档案稽查管理的官员在中央以尚书省为主要负责机关，在六部中都分别设置都事对该部门的档案文书进行监督管理，这就奠定了唐代文书档案勾检制度的机构和职官框架。2.唐代地方文书档案管理机构及职官制度设置。唐代的地方行政实行州县制，后在州县上设置道，构成三级地方政权。在档案管理上，各级政府都有相应的专门管理机构和官员。在道一级，专门设置参谋、书记，书记是直接负责文书档案管理的职官，书记的职责是“掌朝觐、聘问、慰荐、祭荐、祈祝之文与号令升拙之事”[3]，州一级设置录事参军专门负责档案管理，县一级设置主簿、录事等职官专门对文书档案进行管理，其中录事参军主簿负责文书档案的勾检工作。可见，在地方各级，在设置文书档案管理机构的同时，都有专门从事文书档案勾检工作的人员。
二、唐代文书档案勾检制度
勾检制度是指文书档案监督检查制度[4]176。史料显示，唐代的文书档案勾检制度体系，不仅通过档案管理体系体现出来，还在文书档案监督检查事务上，上至中央，下到地方，普遍实行，构成一个独立的系统，存在着专门的职官、专门的职能和专门的机构。唐代的行政立法和相关的历史资料中都可以找到关于对勾检官员及其任职的规定。《唐六典》中称专门从事文书档案监督检查的官员为“勾官”，从事文书档案监督检查工作的机构为“勾司”“，勾官”从事的事务称为“勾检”，关于“勾官”的职责，《唐六典·尚书省》中规定“：凡文案既成，勾司行朱讫，皆书其上端，记年月日，纳诸库。”[5]从该法的规定中可以看出来，唐律中规定的勾官的职责主要是对已经经过归档程序入册保存的档案进行检查，如果合格了就在文档的上端用红笔标出标记，并且记录好年月日，之后才能入库保存。后经考古发现，在唐代的文献档案中，确实发现有红色标注和日期标署，可见当时的档案管理中勾检工作已经十分普遍。同时在《唐律疏议》中，对文书档案的勾检工作及其内容也有着详尽的规定。根据《唐律疏议》记载“：检者，谓发辰检稽失，诸司录事之类。勾者，署名勾讫，录事参军之类。”[6]从《唐律疏议》的记载中可以发现，唐代的勾检工作是由“检”和“勾”两个部分构成的“，检”是指检查，主要是对已经处理完毕，交送到“勾司”的文书档案进行检查，确认是否存在差错漏失，有无处理不当或者迟办错办的档案；检查完毕以后还有一个“勾”的环节，“勾”就是指“勾讫”，是指检查人员在检查完毕以后用红笔在被检查的文书档案上签署姓名和日期，以表示对该检查行为负责。《唐律疏议》中对勾检工作的内容、操作流程和相关责任的规定如此细致，甚至在有些地方比今天的法律规定的还要细致。从上述唐代的档案管理的职官体系可以看出，唐代档案管理职官体系从中央到地方都设置了文书档案的勾检人员，事实上唐代文书档案的勾检官吏及其职责不仅限于此，在《唐六典》、《新唐书》和《通典》中都有对唐代勾检官吏的职官及其职责有着具体详尽的规范和记载。根据唐代的三省六部制的职能规范，中书省由中书舍人具体负责该部门的文书档案勾检工作，门下省由符宝郎具体负责门下省的文书档案勾检工作，尚书省下设了六部，各部也都设置了专门从事档案勾检工作的人员。事实上，中央文书档案勾检工作的主要负责机构是尚书都省，根据《唐六典·尚书都省》规定“：左右司郎中员外郎，各掌付十有二司之事，以举正稽违，省署符目，都事监而受焉。”[7]这一规定可以看出，唐代的尚书省设置了左右司郎中员外郎，这一官职主要就是对中央的档案“举正稽违”。同时，《新唐书·百官志》还记载：“以都事受事发展，查稽失、监印，给纸笔；以主事令史、书令史、署复文案，出符目。”[2]从这些记载可以看出，尚书省设置了两类专门从事文书档案构建工作的人员，第一类是主管人员，这些人员通常作为领导人员，统筹负责领域之内的文书档案的勾检工作，同时还可能从事该事务以外的其他事项的工作，比如“左右郎中员外郎”就是负责十二司的文书档案的勾检工作；另外一类是办理事务的人员，这一类人员是按照领导的部署安排，直接从事具体的文书档案勾检工作，直接从事档案内容的检查、文案的签署等，他们往往是级别较低的官员，其业务往往将档案勾检工作作为唯一工作，比如主簿、主事、令史、书令史等。此外御史台作为监察机构，也设置专门从事档案勾检工作的人员，在《通典·职官》中记载“：主簿掌付勾稽，省署抄目。监印给纸笔。”唐代的文书档案勾检制度，不仅仅体现在机构和职官上，还体现在操作流程上。唐代尚书省作为全国最高的文书监察检查机构，统领着全国的文书档案勾检工作。在工作上，尚书省不仅负责对各个官府文案的“稽失”工作，还要勾检京师各个衙门和地方州县前一年的“制敕计奏之数，省符宣告之节”，即对文书数量情况进行核对。在检查程序上，从尚书省到各个单位，都要按照登记、检查、复查三个步骤进行，首先要经过上报单位或者制定单位向勾检部门的“省署抄目”，即对文书档案的数目进行核对登记；其次由勾检人员进行检查；最后由主管官员复查完毕后根据检查情况进行署名和日期。唐代档案管理以文书档案为主，文书档案管理提议以三省六部制为核心的职官体系为制度基础，从而构成从上至下，联系各个部门、各个环节的制度体系。在中央由尚书省统管全国的档案勾检工作，其他各个部门分别设有勾官，对各自负责的部分进行检查监督。在勾检程序和勾检内容上，各个部门都无差异，主要是对档案办理情况、签署情况以及档案数目等情况进行确认，并且签署姓名日期后归档保存。通过本部门设置专门的人员进行勾检的制度，能够发挥本部门人员对档案内容熟悉了解，从而可以有些检查的作用。同时，上下级勾检部门的配合与互补，又确保了勾检工作的有效性，提高勾检工作人员的责任心。唐代的文书档案勾检制度说明了当时统治者对文书档案的重视，同时也反映了唐代勾检制度的先进性。
作者：姜剑云 王晓曦 单位：河北大学文学院
