一、社区矫正档案管理规范化的重要价值
1.有利于社区矫正机构开展具体的矫正工作。首先，完整、准确的档案是制订个案矫正方案的基础。个案矫正方案是社区矫正工作者根据矫正对象个性差异和个体需要拟定并予以实施的，旨在矫正其不良心理及行为恶习的，具有计划性和协议性的服务方案。社区矫正工作者运用犯罪学、教育学、心理学和社会学等知识，通过访谈、测试等手段，分析社区矫正人员的犯罪原因、危险程度、矫正需求等个性特点，进而制订科学的矫正方案。这就要求社区矫正工作者在接收和矫治时，注重收集、整理社区矫正人员个人层面、环境层面、个人与环境交互作用层面的资料，以求客观、全面地了解他们的特点。其次，完善、准确的档案是开展考核奖惩的基础。考核奖惩是指社区矫正机构根据一定的标准和程序，对社区矫正人员的矫正态度、行为表现等进行综合的考察与评定，并做出相应奖励与惩罚的管理措施。客观、公正的考核奖惩有利于调动社区矫正人员改造的积极性，促进他们分化和转化。这就要求如实记录社区矫正人员的思想、行为表现，避免主观臆断，为准确地考核奖惩提供素材。2.有利于社区矫正机构总结科学的矫治规律。社区矫正档案是对社区矫正人员矫正活动的历史记录以及矫正效果的综合反映。它客观地反映了社区矫正工作的发展轨迹。完整、准确的档案能够直接为社区矫正工作者教育矫正提供原始资料，可以为社区矫正机构研究不同类型、不同阶段社区矫正人员改造的特点和规律提供重要依据，还可以为国家有关部门制定社区矫正的法律、政策提供原始性素材。同时，社区矫正工作者在总结和提炼社区矫正的经验和规律时，也能够促进专业素质的提升。
二、社区矫正档案管理规范化的内容体系
为了提高规范化程度，档案管理应当坚持准确、齐全、科学、保密的原则，其内容体系应当包括以下几方面。1.科学建立。科学建立是指社区矫正工作者在建立档案时应当坚持规范、科学的原则。根据《社区矫正实施办法》第六条、第十条规定，在社区矫正人员报到时，县级司法行政机关应当及时为其登记接收手续，建立社区矫正执行档案，司法所建立社区矫正工作档案。结合《社区矫正实施办法》以及各地区的实践经验，执行档案包括：人民法院、监狱机关、公安机关送达的法律文书；社区矫正人员登记表；外出请假、迁居等监管审批表；警告、收监执行、解除矫正等的相关法律文书；社区矫正人员原判人民法院、原关押监所提供的其他应当归档的重要材料。工作档案包括：社区矫正宣告书；监督帮教协议书；矫正方案；考核奖惩材料；外出请假、迁居等的审批备案手续；社区矫正活动记录（包括学习教育记载、心理矫正记载、社区服务记录、日常报到记录、谈话记录等）；矫正小结；社区矫正期满鉴定表；社区矫正期满宣告书；解除管制通知书、假释考验期满证明书；缓刑期满证明书；其他应当归档的重要材料。社区矫正工作者建立档案时应注意两个方面：第一，认真审查。资料来源的多样性导致一些资料是虚假的，特别是社区矫正人员自身陈述，这要求社区矫正工作者进行审查和核实，将虚假、无用的资料去除，以保证档案资料的准确性和有效性。社区矫正工作者可以利用经验和常识判断资料的真伪，在掌握资料比较丰富的条件下，也可以通过对比分析进行审核。第二，及时整理。初次建立档案时，由于部分材料零乱、不规范，要求社区矫正工作者进行分类、修补。首先，要做到一人一档，目录清晰，登记无误，材料的内容、形成时间和页数等要一致。其次，要进行加工处理，对破损严重、小于规格的材料进行裱糊，对破边、破页、破洞的进行粘补。档案整理不仅使社区矫正工作者熟悉资料，而且能够加深对社区矫正人员的认识。2.合理保管。合理保管是指对社区矫正档案的放置、保存、查询、使用等方面进行管理。社区矫正档案应由司法所指定专人负责管理，并专柜存放，不得随意放置。存放处应该符合国家档案管理的一般要求，具备保密、防遗失、防潮、防虫、防霉等条件。档案实行微机化管理的应该遵守系统安全措施，不得与国际互联网或其他网络连接，有效地保证档案的安全。档案管理人员必须严格遵守保密制度，不得泄露档案内容，应定期对档案进行检查清点，对于损坏的要及时进行修补或复制。查阅社区矫正档案，必须履行严格的登记手续。社区矫正机构内部人员查档，必须经保管人同意。外来人员查阅，必须持单位介绍信和本人有效证件（身份证、工作证），经司法局（所）负责人批准，在指定地点查阅，并填写“社区矫正人员档案查阅登记表”备查。查档人员不得改变档案原样，如需摘抄、复印材料的，须经司法局（所）负责人批准。无关人员一律不得查阅档案，也不得用电话查询档案。3.及时移交。及时移交是指在矫正过程中，社区矫正工作者或社区矫正人员发生变动时及时将档案进行移交的活动。它能够保证矫正工作的正常进行。及时移交的具体情况主要有：保管人因工作调动或其他原因不再从事此项工作的，应提前做好档案移交工作，办理交接手续。社区矫正人员迁居、异地委托管理等导致地址变更时，保管人应及时将档案移交变更地的司法所。社区矫正人员重新犯罪、收监执行的，档案应移交侦查机关、监狱机关。移交双方均应做好交接登记手续。社区矫正人员解除矫正后，司法所将执行档案副档以及工作档案移交县（市、区）司法局统一保管。
三、社区矫正档案管理规范化的实践路径
鉴于我国社区矫正制度正处于探索和完善阶段，有关管理制度不健全，以及部分社区矫正工作者档案管理意识不到位，专业化素质不高等因素制约，目前档案管理的规范化程度不高，主要表现在接收过程中相关法律文书不及时、不完整的现象，矫治过程中档案管理不规范，例如：档案编号不统一，没有专门的档案盒、档案柜和档案室，司法所违规将档案交给社区管理，发生变更时移交不及时，等等。这些都直接影响了档案在矫正工作中的功能。推进社区矫正档案管理规范化的具体路径有以下几点。1.统一档案管理制度。统一的档案管理制度是促进规范化的前提。社区矫正工作开展以来，各地区司法行政机关十分重视档案管理，浙江、青海、湖北等省市出台了本省社区矫正人员档案管理规定，对加强档案管理起到了规范性作用。这些规定在内容上有所差异，具有地方特色。然而，国家层面的社区矫正档案管理制度缺失。这导致各省市在档案管理上不一致，影响了刑罚执行的统一性。我国是一个单一制国家，建立统一的法律和制度是其内在要求。因此，司法部应当在调查研究的基础上，尽快出台社区矫正档案管理的规章制度，以保证档案管理工作的统一性和标准化。2.提高管理人员能力。提高档案管理人员的能力是促进规范化的关键。档案管理的规范化在一定程度上取决于管理人员的能力和素质。档案管理是一项基础性工作，繁琐且持续时间长，这就要求管理人员保持认真态度和耐心。在日常工作中，管理人员应当做到口勤、脚勤，主动与形成材料的有关部门加强联系，保持信息畅通，使档案内容及时得到补充、更新。但从目前人员配备来看，一些司法所力量薄弱，人数不足，甚至只有一人，加之任务繁重，精力不足，导致对档案管理工作重视不够。同时，社区矫正在我国处于探索阶段，一些工作者没有受过系统训练，不具备社区矫正工作的专业知识和技能，造成档案管理停留在材料的收集、整理和装订，缺乏从档案中寻找矫治方法和规律的能力。因此，一方面，国家应增加司法所的编制，以保证社区矫正工作的有效执行；另一方面，社区矫正机构应当加大在职培训力度，以提高管理技能。培训方式可以聘请有关专家、学者对社区矫正工作者进行集中培训，或者利用高等院校、科研机构、学会等单位的相关人才对他们进行帮教，也可以定期组织外出学习、考察。此外，在招聘、录用时，司法行政机关可以对与社区矫正相关专业的或具有一定经验的人员给予适当的政策倾斜。3.加大管理费用投入。充足的管理费用是促进规范化的保障。社区矫正本身蕴含刑罚经济的理念，特别在降低国家行刑成本方面优势明显，但不容置疑，作为刑罚执行的重要组成部分，国家应当建立社区矫正工作经费保障制度。在财政预算中，与档案管理有关的档案柜、档案室以及电脑等设备属于基本设施，应当给予保障。同时，电子档案和信息化管理是社区矫正发展的趋势。这要求加大档案管理的基础设施建设。从社区矫正管理经费保障的情况来看，尽管各地进行了努力和探索，一些地方有了相对充足的经费保障，但是，正式的、多层次的经费保障体制尚未建立，一些地方的社区矫正工作仍缺乏必要的经费保障。因此，我国应尽快建立以政府划拨资金为主，社会捐助资金为辅的经费保障体制，加大对档案管理等基础性工作的投入，以保证社区矫正工作的有效开展。
作者：朱晓杰 张凯 单位：河北科技学院 中央司法警官学院
