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建筑企业档案管理问题及对策

放大字体  缩小字体 发布日期:2018-12-10 15:02:46    浏览次数:761    评论:0
导读

档案是社会发展过程中所形成的重要资料,包括很多类别,比如单位经营档案、科技档案等,档案的收集、整理和应用,是社会发展过程中的重要内容,是为社会发展、教育发展、经济发展提供必要的资源和信息支持的重要途径。对于建筑企业而言,传统发展过程中档案管

档案是社会发展过程中所形成的重要资料,包括很多类别,比如单位经营档案、科技档案等,档案的收集、整理和应用,是社会发展过程中的重要内容,是为社会发展、教育发展、经济发展提供必要的资源和信息支持的重要途径。对于建筑企业而言,传统发展过程中档案管理工作受到的重视程度不高,有的企业只注重经济效益,忽视了对档案部门的建设,导致建筑企业发展过程中的档案出现流失,对企业发展造成一定影响。新时期必须要加强对档案管理工作的重视,尤其是要加强档案管理工作制度的完善,确保档案管理工作实现规范化发展,为建筑企业创新发展提供更多依据和资料。
  1 建筑企业档案管理存在的问题
  (一)档案管理工作混乱
  在档案管理过程中,应该要有一个明确的目标,比如对档案类型、档案的保存形式、档案的用途等都要进行确定,然后按照不同的档案类型进行分类收集、整理、管理、利用。在建筑企业发展过程中很多档案管理目标不够明确,因此导致企业档案管理工作比较混乱。
  (二)档案管理体系不健全
  当前很多建筑企业档案管理过程中,管理体系不够健全,是一个十分严重的问题。大多数的建筑企业都比较重视各项建设活动的开展,对于档案管理的重视程度不够,因此导致各种档案管理体系不够完善,比如在进行档案管理时随意调用工作人员负责档案管理这项工作,没有专业化的档案管理队伍,在工作时对公证文书立卷、归档和保管等工作的执行不到位。
  (三)信息化程度不高
  随着建筑企业档案管理制度不断改革,建筑企业负责人必须重视档案管理体系和引入先进的管理技术,从而能够实现对档案管理工作的创新,当前很多建筑企业的档案管理工作的信息化程度不高,一方面,缺乏相应的设施设备,例如网络信息管理系统的建立不完善、计算机设备的配备不足,都会导致档案管理水平较低。另一方面,缺乏信息技术人才,当前有的档案管理人员综合能力水平较低,对信息技术的学习不够,不能借助各种信息技术手段对各种档案管理问题进行解决,因此导致档案管理工作不规范。
  2 建筑企业档案管理工作策略
  随着建筑企业的不断发展,档案数量越来越多、类别越来越复杂,档案管理不?H能促进建筑企业对自身活动进行规范,还能间接促进建筑行业快速转型发展。如何加强档案管理成为当前建筑企业发展过程中的重点,在加强档案管理的过程中可以从以下几个方面出发。
  (一)明确建筑企业档案管理目标
  在新时期,建筑企业管理者应该要根据建筑企业的发展情况制定一套完整的管理目标,对档案管理工作加以重视,对于档案管理工作而言,要进行系统性规划,单位的档案管理部门要结合单位的发展目标,对档案管理目标进行制定,首先要制定阶段性目标,如在一定时期内要对建筑企业的所有档案进行归类整理、实现档案信息化管理等,从而使得档案管理部门可以根据这些目标进行工作调整,对档案管理过程中存在的各种问题和障碍进行解决。其次,要制定整体目标,档案管理的整体目标要结合建筑企业的发展目标,对当前建筑企业发展过程中的问题进行分析,并且从档案管理角度着手,提出解决建议和方案,促进建筑企业的快速发展。
  (二)完善档案管理制度
  1、完善建筑工程档案保管制度。在建筑企业发展过程中,建筑工程档案是十分重要的内容,企业参与建设的工程项目繁多,每一个项目都有独特的特点,企业在建设项目过程中可能存在一些问题,对工程档案进行详细记录、保管,有助于企业及时对以前的工作过程进行总结,发现自身存在的问题,并且积极对这些问题进行解决,以提高企业的发展水平。为了更好地确保工程档案管理和工作的高效进行,企业必须要根据自身目前实际的情况,及时建立健全工程档案保管制度。例如,建筑企业应该要成立专门的档案管理部门,在档案管理过程中由于一些不规范的操作行为,会导致档案丢失、被盗窃等,在档案管理过程中应该要积极加强对档案的安全管理,档案管理人员应该要具备安全意识,从而确保建筑企业档案的完整性、规范性。
  2、积极加强责任制度的完善,档案管理人员要肩负档案管理的直接责任,一旦出现档案泄露、损毁等问题,要找到相应的责任人对问题进行解决。
  3、对档案管理工作进行监督。在建筑企业档案管理过程中,各种档案管理的阶段性目标以及管理方式都应该要接受建筑企业的监督,从而能够确保档案管理工作的落实,在监督管理过程中要定期对档案管理人员的工作进行监督管理,确保各项阶段性管理任务得到落实。
  (三)实现信息化管理
  在建筑企业的发展过程中,科学合理的管理目标对于建筑企业的管理模式的创新改革有一定的导向性,不仅是在档案管理过程中,整个建筑企业都应该要践行全新的管理理念,对传统的管理模式进行创新,从而不断促进建筑企业的发展。信息时代背景下,建筑行业发展不断转型,建筑企业发展过程中也必须要积极加强对各种信息技术和管理系统的应用,从而确保档案管理工作水平得到提升。首先,企业应该要建立档案信息管理系统,将档案管理了工作从线下转移到线上,在档案管理系统中实现对各种档案信息的收集、整理。其次,要按照信息化管理方式,实现对档案的调用,当某个部门或者人员需要利用这些档案时,必须要经过单位领导人员的批准,并且还应该持有相关的手续,档案保管人员才能将档案借给他们。第三,信息化管理和传统的纸质化管理相结合。在档案管理逐渐实现信息化发展的过程中,也不能完全摒弃传统的纸质化与人工化管理,对于某些重要的档案信息,也可以形成纸质档案文件,实现档案信息的双重保护。
  3 结语
  综上所述,档案管理在建筑企业发展过程中具有十分重要的意义,有助于建筑企业实现全面、科学、可持续发展。传统的档案大多是纸质人事档案,不利于保存和保护,在信息化时代,档案管理也要逐渐从传统的人工管理转变为信息化管理,同时要对档案管理模式进行创新,促进建筑企业档案管理的转型发展。
 
(文/小编)
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