一、面对挑战，发现发展契机
集团公司规划带来的难题，对于档案部门来说，既是挑战，也是机遇。在这一系列的变化中，档案部门面临着信息化的问题，如何运用有效手段实现档案安全传递，有效存储、查询，成为档案部门首当其冲需要解决的问题。经过分析，档案部认为，信息化是解决异地借阅、传输的有效方式，只有转成数字信息后，才能实现远程传递、存储的可能。于是提出购置扫描仪，并成立电子档案组，专门从事科技档案的扫描工作。为加快扫描进度，四台扫描仪以两班作业方式进行，此举为异地传输、借阅奠定了基础。此项工作一直持续到2008年，完成了全部库存260万张的图纸数字化转化工作。与此同时，为了便于管理，档案部门对电子文件的编辑、分类、入库、借阅、管理工作与扫描同步进行，把所有电子档案刻录两套光盘存放于密码柜，实行异地保管。设计院正式搬迁大连后，档案部经过分析认为，要提高工作效率，未来蓝图变白图是图纸打印的必然趋势。图纸管理是档案部门的优势，于是，他们又申请把原来设计院的autoCAD图纸打印的职能接收过来。这样，设计院原来电子数据传输、接收并打印的功能转移到了档案管理部，使档案部门与设计、生产的联系更加紧密，也使得企业档案工作介入生产和管理的时间由原来的滞后运行转变为超前参与。这一系列工作，奠定了企业档案信息化管理的基础，更指明了档案工作发展的方向。
二、服务生产，研发自主管理软件
档案部的工作人员向记者介绍，2002年以前，档案工作完全是传统的管理模式。那时用氨水锅醺图，作业环境危害很大。工人用自行车向车间送图，费时费力，所有工作完全靠手工操作，工作效率低。档案部门的业务职能也相对简单，只能“关门管理，被动服务”，属于“被人遗忘的角落”。随着电子数据的急剧增加，传统落后的工作模式已经完全不能满足企业生产经营的需要。档案部门开始思考如何开发适合企业技术文件和档案工作特点的档案信息管理系统，以满足高速发展的企业生产经营需求。2006年，经过反复的调研、需求分析，形成设计方案，档案管理部开始与清华紫光公司联合开发档案信息管理软件，整个开发过程都以一重的技术文件和档案管理业务为轴线展开。2009年1月，由档案管理部主导开发的中国一重档案信息管理系统正式运行。一重的档案信息管理系统不仅实现了自动接收设计图纸、工艺文件入库，并且可以判断图纸是否符合生产技术要求，除了电子文件的归档、整理、利用等工作以外，这套系统侧重于电子文件运行过程的管理和控制。建立归档管理系统。即与一重的财务信息管理系统、办公自动化系统、生产控制管理系统、物流管理系统、产品设计管理系统、产品工艺管理系统、人力资源管理系统，以及产品合同管理系统等各系统做好接口，将需要归档的各类电子档案进行分模块管理并开发。建立电子文件管理系统。根据不同部门档案管理职能，实现图纸、工艺等生产用技术文件的自动化分流；根据产品制造合同以及图号、版次的不同，自动分解并分发电子版文件到指定生产单位。完全摆脱以往依靠手工从计算机图库中挑选图纸的工作方法，提高工作效率和图纸分发的准确率。通过档案信息管理软件，建立集团公司档案管理联合目录，实现跨子公司、事业部和地域限制的目录级检索。将集团公司、子公司、（各行政）事业部形成的各类档案集中体现在联合目录之中，方便利用人员随时了解各类档案的馆藏结构。正如一重集团总裁马克在接受本刊记者采访时所说：“这套档案信息管理系统是为一重量身打造的，适合一重的企业生产经营特点，不仅实现了工艺文件与档案资料的异地传递，自动接收入库，而且拓宽了档案部门的职能，档案部门由原来单纯的文件分发、档案保管部门变为了企业信息化的信息管理部门，由‘被人遗忘的角落’发展为与信息部门、技术部门并列的企业三大信息中枢系统。档案管理与一线生产紧密结合，已经成为了一重生产经营中不可或缺的一个环节。”
三、精练内功，拓展服务职能
一重集团高层认识到，信息化是档案部门发展的大方向，因此每年都要求档案部门根据企业生产变化，围绕信息化有所创新，并与档案部门一起研究下一年度的发展目标。2004年，工艺、材料研发部门正式迁至天津研发基地，对工艺文件的入库、打印、发放、管理等工作又提出了新要求。而随着公司迅猛发展，产值连续翻番，在大连、天津、上海、鞍山等地又建造了加工基地，驻外子公司事业部对技术文件的需求越发广泛。于是，档案管理部门的远程查询、发放等网络服务应运而生并迅速展开。由于一重档案信息管理系统属于联合开发，源代码知识产权归属一重，工作中，档案管理部不断培养档案与计算机复合型人才。基于此，档案信息系统得以不断完善，每年都在调整和增加功能模块，使系统越来越适应生产特点，服务也越来越快捷、安全、准确。在产品外协数量逐渐增多的情况下，档案管理部利用信息系统引入加密功能，通过各事业部负责提交外协厂家的详细名录，档案管理部记录外协厂家准备的专用笔记本电脑基础信息（包括硬盘序列号，网卡的MAC地址等信息），进行密钥授权，并把每把密钥与专用的笔记本电脑捆绑到一起，使用培训、管理考核等流程，将原来需要8～10天的外协招标缩短为1天。经过实践，总结形成了《外协招标技术文件加密管理实施办法》，充分利用档案信息管理系统的网络平台,提高外协管理部门招标用图的传递速度，有效保障公司商业技术机密。随着档案管理部内部流程模块、换版文件查询功能、出厂文件管理模块、图纸加密管理模块等功能模块的不断开发和系统调整，档案管理部的服务职能不断拓展。
四、笃定前行，提升服务质量
在不断完善的同时，档案部还根据企业的生产形势变化和需求，利用档案信息管理系统的资源优势，为生产一线和技术人员提供了高效服务。如在产品包装设计工作中使用电子版图纸进行包装图、装箱单等绘制工作，每年可节省图纸18万张，使设计师直接在原电子版图纸上做包装设计，大大提高工作效率，减少工作环节，并且避免了纸质文件在管理方面的失泄密隐患，充分发挥电子版图纸快捷、准确的优势。经过实践，形成了《包装设计电子文件管理办法》。为提升服务质量，加强档案管理部与各级档案分室的业务联系，2003年，档案管理部以“定点服务”的方式，要求档案部门的技术文件配套管理人员在进行图纸回收、新换旧等工作时,要到定点单位了解情况、监督管理，并征求意见，以便及时完善服务方式，提高服务质量。档案管理目标考核小组在对各分室实施考核的同时，也对档案管理部定点服务人员进行考核，使考核工作起到一举两得的作用。利用档案信息管理系统，扩大电子技术文件的应用范围，提高效率，降低纸质成本。近年来，在各子公司事业部和技术部门的生产经营中在线浏览图纸、工艺、质量大纲等技术文件已经成为档案工作的主要内容，全公司3500名技术人员经过授权，实现了在线利用，并且在档案信息管理系统中明确了浏览、下载权限，进行日志跟踪管理，充分发挥档案工作的主动性和创造性。
五、永不停步，前路无止境
“职能拓展，作用加强，地位提升，档案部门的作用是否已经发挥到位了？”面对记者的提问，一重总裁马克的回答却是：“档案部门的作用永远不会到位！”2014年，作为一重深化改革、试行事业部制的开端之年，各事业部从订货、生产组织、售后服务全面独立，面对公司市场化改革的大潮，一直免费为各事业部提供图纸的档案管理部该怎么办？档案管理部立刻制定了《中国第一重型机械股份公司制图成本内部市场化实施方案（试行）》，与各事业部签订供图合同，按月与各事业部结算。这一次，档案管理部再一次实现了与一重的改革同步发展。
作者：纪方超
