1高校基建档案为高校的后期建设和日常维修提供参考依据
高校基建档案不仅具有存档价值，而且对高校后期基本建设和维修改造都有着决定性的指导意义。基建档案具有通用性强、可重复利用的特点，因此，在高校的后期基本建设中可以借鉴已有基建档案，参考同类工程设计资料，不仅可以提高设计质量,还可以加快工程进度、减少设计成本[2]。高校基建档案为学校的日常维修工作和建筑物改造工作提供了详细的图文材料。例如，高校年初基建专项资金投资估算、暑期教学楼、学生公寓、学生食堂等校内建筑物的维修改造施工图纸设计、维修工程招标所用到的工程量清单以及竣工结算、工程款支付所用到的施工合同、地下管网改造所用到的管网图等均来自于高校基建工程档案。工程竣工图纸加入维修内容和要求的详细说明,可以成为一套完整的维修施工图纸;工程结算书中相关工程造价加以调整,可以成为一份极具参考价值的项目投资估算;工程竣工结算资料中的工程量计算书和审计工作底稿,对维修工程款的结算具有准确的指导意义。
2高校基建档案传统管理模式和数字化管理模式
2.1高校基建档案的传统管理模式基建档案管理工作是一项专业性、严谨性、系统性、持久性的工作。这项工作要求档案管理人员既要具备档案管理方面的专业知识，又要精通基本建设方面的专业知识，还要秉着细心、耐心、专心的工作态度。只有同时具备以上要求，才能保证基建档案的完整性和准确性。传统的高校基建档案管理主要采用的是整理、记录、归类、建档等环节构成的纸质管理模式。在这种管理模式下，基建档案既不能保证其完整性，又需要繁琐的人为劳动，而且增加了后期调档查阅的工作量。因此，针对以上问题，我们需要引入科学的、先进的档案管理模式来改善现状。2.2高校基建档案的数字化管理模式所谓基建档案的数字化管理是指借助计算机、扫描仪、多媒体技术以及数据库技术等各种高科技手段，将基建档案转变为数字化形式的档案信息，并采用数字化方式进行存储，最后通过计算机实现基建档案的科学化管理，建立起全面、准确的档案信息系统。基建档案的数字化管理模式不仅有利用建设资料的查阅，而且还能实现档案信息的共享。以电子材料为数据支撑、数据库为存储空间、管理软件为管理手段的数字化、一体化基建档案管理模式必将成为基建档案管理的一大趋势。实现高校基建档案的数字化管理能够保证基建档案的完整性、易查性以及档案之间联系性，对高校基建档案的保管、管理以及使用起到决定性作用[3]。
3GIS概念、构成及功能
3.1GIS的概念地理信息系统（GeographicalInformationsystem，GIS）是指在计算机硬件和软件系统支持下，对整个或部分地球表层（含大气层）空间中关于地理分布的数据进行收集、存储、处理、管理、输出和应用的一种特定的空间信息系统。3.2GIS的基本构成一个完整的地理信息系统包括以下几个部分：3.3GIS的基本功能功能较齐全的地理信息系统一般具备以下几种基本功能：3.3.1空间数据采集GIS的核心是一个地理数据库，因此建立GIS的首要任务就是将空间中的实体图形数据和描述该实体的属性数据存储到数据库中，即空间数据采集。3.3.2空间数据处理空间数据处理是将采集的空间数据，按照不同的方法进行编辑运算，清除数据冗余，弥补数据缺失，形成符合要求的数据文件格式。3.3.3空间数据管理[4]空间地理对象通过数据采集和数据处理以后，构成一个庞大的地理数据集。数据库管理系统（DBMS）就是用来对这一地理数据集进行管理的核心软件系统。它将地理对象的空间数据和属性数据进行统一管理。空间数据库管理系统的基本功能包括：1.数据定义；2.数据存取；3.数据库运行管理；4.数据库的建立和维护；5.数据传输。3.3.4空间数据分析空间数据分析是一种基于地理对象的位置和形态特征的空间数据分析技术，它利用特定的原理和算法，对空间数据进行操作、处理、分析、模拟，从而获得和传送空间信息，特别是隐含信息，用以辅助决策。空间数据分析的主要功能有：空间查询、空间量算、叠加分析、缓冲区分析和网络分析。
4GIS技术融入高校基建档案管理工作的可行性及优势
地理信息系统软件技术是一类军民两用技术，不仅应用于军事领域、资源调查、环境评估等方面，也应用于地域规划，公共设施管理、交通、电信、城市建设、能源、电力、农业等国民经济的重要部。GIS的应用领域覆盖较广，其中有城乡规划、灾害监测、资源清查、土地调查、环境管理、城市管网、作战指挥、宏观决策、城市公共服务、交通、导航、电子政务。根据统计显示，世界上有75％~80％的信息都与地理空间位置有关。比如，基于GIS的火灾应急指挥系统，就可以利用GIS技术定位灾区坐标，自动标注火灾地点以及灾区覆盖面积，并按照距离远近派出多个消防中队进行及时扑救。高校基建档案包括前期阶段全部规划审批材料、施工前期的所有建设施工材料、施工阶段隐蔽的工程验收记录、竣工资料这几大类。这些基建档案可以以多种形式存储于基建档案信息系统中，如前期阶段审批材料中的各类批文可以利用扫描仪转化成图片的形式存储起来，项目规划书、招标文件、施工合同等施工前期建设材料可以以文本的格式录入系统，工程图纸可以以CAD格式集成于系统中。基建档案从属于各个工程项目，而每一栋建筑物都具有各自特定的空间坐标及空间信息。将所有建筑物作为地理分布坐标点，通过数据采集、处理、存储、分析、管理等GIS技术建立的一个高校基建档案地理信息系统，可以实现基建档案的归档、查询、再利用等功能[5]。现代多媒体技术、通信技术以及系统开发软件等高科技技术必将促使高校基建档案管理工作从经验化向数字化的一种转变。地理信息系统是一种实用性的信息技术系统，引入GIS技术的高校基建档案管理系统通过计算机硬、软件系统的技术支持，能够为基建档案的数字化管理提供稳定的基础运行环境，能够使高校基建档案管理工作进入崭新的管理模式，实现了高校基建档案管理由单纯性的文件保管向开发利用的转化，成就了基建档案管理工作服务于高校建设发展的便捷化、数字化、高效化的重要意义。
作者：邓哲 陈刚 单位：江苏经贸职业技术学院 郑州测绘学校
