随着历史进步和科技发展，存储信息的载体和存储方式也随之发生着变革。各类信息所依附的载体由原始笨重的甲骨、皮革、竹简等演变为传统轻薄纸张。由于纸质的不易保存、易损坏等因素局限，加之计算机技术迅猛发展，而后逐步涌现了能存储大量信息、便携易保存的磁盘、光盘等新型载体。记录的内容也从最初单一的图形文字，到现在的图像、声音和视频。这是档案管理方式由传统纸质档案管理升级为数字化档案管理的过程，也是历史发展的必然产物。
2016年4月1日，国家档案局印发了《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》。其中明确指出：“十三五”时期档案工作要树立创新、协调、绿色、开放、共享发展理念，主动适应经济发展新常态，抓住机遇、改革创新，为全面建成小康社会作出应有贡献。目前，档案日益成为国家基础性战略资源，档案信息化与互联网利用成为发展趋势，档案信息化建设也初具规模。但在建设中，除了大势所趋和难得的机遇，面临更多的是发展新形势下的新挑战。比如：云计算、大数据和移动网络技术的发展，不仅深刻影响着档案工作的开展理念、运用技术及管理模式，也给档案信息安全和信息保存带来新的问题；又如，在档案管理工作领域更加广泛、内容更加丰富、需求更加多样，档案管理地位和作用越来越重要的新时代背景下，如何适应社会需求来改进档案管理服务水平、如何培养能适应档案管理需要的复合型人才队伍等一系列问题正日益成为档案信息化建设工作面临的主要挑战。
档案信息因具有的真实性、原始性特点区别与其他信息，决定了它在信息领域的特殊重要地位。而信息化的档案管理模式有助于档案管理部门从保管与利用档案信息的职能向信息采集与服务职能的转变，有利于进一步实现档案信息资源的合理配置与高效管理。档案管理信息化与传统档案管理方式相比，其存在形态不受时间与空间的限制，档案管理效率进一步提高，管理功能更加强大、信息覆盖更加全面、服务方式更加多样，所以，档案信息化建设具有重要现实意义。
档案信息化建设内容主要包括：基础设施建设、信息资源建设、信息共享建设、信息安全建设和人才队伍建设等五个方面的内容。
1 基础设施建设
实现档案管理信息化，其基础工作就是实现档案的计算机管理，充分发挥计算机在档案管理工作中的重要作用，全面加强各项基础档案设施建设，注重协调、持续、健康发展，筑牢根基，推动绿色环保的档案信息化建设。
1.要加强档案信息网络系统和档案数字化设备建设，它是档案信息传输、交换和资源共享的基础硬件条件，只有建设先进的档案信息平台，才能充分发挥档案信息化的整体效益。
2.要着力解决档案工作中的薄弱环节和重点难点问题，确保信息数据的持续、可读，全面推进档案资源管理数字化、电子化、网络化。
3.要创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，加快提升电子档案管理水平，进一步提升以信息化为核心的档案管理现代化水平。
2 信息资源建设
档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期而繁琐的细致工作。
1.要依法管理档案资源，加大档案收集整理力度。完善归档制度。确保各类档案资料应归尽归、应收尽收，这是档案资源真实完整、档案资源体系更加完善的重要保障和唯一途径。
2.尊重档案资源多样化，整合档案资源。档案信息的建设需要强大的，功能全面的档案数据库做保障，建立全文信息，图像信息，数据统计等功能。信息采集和接收的内容包括纸质档案的数字化和电子文件档案。
3 信息共享建设
信息共享建设主要包括档案信息的收集、管理、利用、共享等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。
1.提高档案信息资源共建共享意识，以实现档案信息资源社会共享为目标，提升档案信息整合共享程度，档案利用服务更加便捷普惠，统筹协调，加快档案信息资源共享服务平台建设。
2.创新档案信息共享服?辗绞健４邮褂帽憬莸慕嵌瘸龇?，为信息共享群体提供各种信息资源的使用方法和服务。
3.要建立健全档案信息公开发布保密审查制度，严格档案信息公开保密审查，确保公开的档案信息不涉及国家秘密和个人隐私。
4 信息安全建设
坚持安全第一，把档案信息安全摆放在档案工作头等重要位置，坚持实体安全与信息安全并重，切实提升安全保障能力，牢牢守住档案安全底线。
1.完善落实档案库房安全管理制度，改善档案库房环境，加强档案库房的安全管理和检查。
2.全面提升档案网络和信息系统风险管理能力。加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体管理，强化涉密人员保密意识。
3.建立档案数据安全管理制度，保障安全高效可信应用；保障档案信息安全。建立标准，采取措施，确保电子文件、电子档案长期保存和利用。
4.建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系。
5 人才队伍建设
开展档案信息化建设，人才是关键，更是档案管理工作的核心。不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。
坚持以人为本，以此作为档案信息化建设的核心。健全档案干部培养机制和人才评价机制。坚持以品德、能力和业绩为导向，注重实践和贡献的评价标准，建立合理的激励机制，优化人才结构，将档案干部交流、使用列入干部培训和选拔任用统一规划，为档案事业可持续发展提供人才保障；
创新培训内容，改进培训方式，积极运用远程教育开展档案干部继续教育，全面提高档案干部素质。通过让广大档案管理人员接受专业培训，来全面实现档案管理人才队伍专业化。努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案干部队伍是扩大档案专业技术人才队伍培养规模，拓展档案人才发展空间的关键。
6 结束语
档案信息化是档案发展的必然趋势，数字档案在档案信息化建设中的推广应用对信息化管理起到了积极地推进作用。档案信息化建设是一项长期而复杂的系统工程，在新时期、新形势下，迎接机遇的同时也面临着阻碍、困难和新问题。这些都有待于在实践中不断发展和完善，在开发建设过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的原则，用信息化建设思想统揽全局，保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。
