分析防震减灾科研项目档案管理现状
1．缺乏系统的档案管理规范
20世纪80年代以来，国家有关部门相继发布了一些科研项目档案管理的规范性文件，这些规范具有较强的概括性和普适性。随着科研项目种类的增加，项目的规模、执行期、管理方式、验收要求等也有了一定差别，普适性的规范不能满足各类科研项目档案工作的实际需要。归档范围方面，科学技术研究课题档案管理规范》(DA／T2—1992)仍是科研项目文件材料收集的基础性依据，但随着科研项目研究内容的丰富和国家对科研工作管理要求的提高，它对各类项目档案收集工作的指导作用已逐渐显现出局限。案卷整理方面，科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T11822-2008)为科研项目档案整理工作提供了明确依据。但目前各类项目缺乏固定的编号原则，往往是验收前由项目主管部门或承担单位确定临时编号，项目验收后各单位再根据《地震档案分类表》编入本单位科技档案。验收要求方面，虽然科学技术档案工作条例》(1980年)和科学技术研究档案管理暂行规定》(1987年)提出应对科研项目档案进行验收，但各类科研项目的主管部门并未以制度形式对档案验收的条件、程序作出规定。
2．前端控制和过程管理相对薄弱
《科学技术研究档案管理暂行规定》提出的科研工作和建档工作在任务下达、进度检查、验收鉴定、报奖考核各阶段的“四同步”管理，是科研项目档案管理工作的基本原则之一。但在防震减灾科研项目档案管理实践中，往往无法做到前两个“同步”，即“下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步”，大部分档案工作集中在“验收鉴定”阶段进行。究其原因，一是档案部门不掌握项目报批、启动、执行情况，无法及时指导、督促文件材料的收集整理；二是项目主管部门下达项目任务与年度或中期检查通知时，未提及文件材料归档要求与档案工作进度检查要求，课题组人员未对档案工作引起足够重视。
3．电子文件材料管理不规范，档案管理“重藏轻用”
在电子文件材料管理方面，文书档案、基建项目档案注重以签字、印章等作为文件有效性的依据，纸质文件材料原件在档案中占有更重要的位置，电子文档一般仅作为备份和档案信息化的途径进行保存和积累。而基于防震减灾科研项目的特点，项目执行中形成较多的试验数据、野外照片、测量资料、观测数据、软件、源代码、电子图纸等各种形式和载体的材料，其中部分材料无法形成纸质档案，电子文件材料具有不可代替性。但目前电子文件材料的收集和归档还未受到足够重视，课题组人员往往仅收集纸质文件对应的电子文档，造成项目重要过程材料甚至核心成果未得到归档。科研项目档案不齐全，整理不规范，导致查询不方便，利用价值降低。
4．档案工作队伍不稳定，缺乏专业培训
课题组人员与档案部门人员作为科研项目档案管理工作队伍的重要组成部分，都应熟悉档案工作流程，掌握档案工作技能。在地震系统科研项目档案管理实践中，一些单位科研档案人员流动性较大，年龄结构偏大，人员经验不足。而课题负责人往往将档案工作交给课题组中的在读研究生完成，这些人员不熟悉档案工作要求，且流动性大，易导致项目文件材料的流失，也增加了档案部门指导、监督档案工作的难度。另外，与文书档案、基建项目档案人员相比，科研项目档案人员的学习途径和培训机会较少，业务能力无法得到有效提高。
提高防震减灾科研项目档案管理水平对策分析
1．加强科研项目档案管理制度体系建设
中国地震局档案部门作为地震系统档案工作的主管部门，首先应制定统一的科研项目档案管理办法，对系统各单位的科研项目档案工作提出统一的规范性要求；档案部门还应联合各类科研项目的主管业务司室，针对各类项目的不同需求分别制定档案管理办法；对规模较大、形成文件材料多，或协作单位较多的科研项目，项目承担单位的档案部门也应根据项目实际情况制定本项目的档案管理实施细则。各层面的档案管理制度应根据其规范对象的特点，重点明确以下内容：一是档案管理各主体的职责。主要包括中国地震局档案部门和科技管理部门的职责，项目承担单位和项目协作单位的职责，各单位档案部门、课题负责人和档案兼职人员的职责。二是文件材料收集范围。以科学技术研究课题档案管理规范》为基础，一方面可根据防震减灾科研项目实际情况，增加具有行业、学科特色的内容，如野外照片、测量资料、观测数据、图纸等；另一方面应根据国家对科研、采购、软件开发等工作的最新要求和项目所涵盖工作内容的增加，补充反映相关工作过程的文件材料。三是档案编号原则。可为防震减灾各类科研项目档案规定统一的编号原则，如采取“项目类别号一项目代号(一承担或协作单位代号)一案卷流水号”的编号原则；或根据各类项目主管部门的要求分别为各类项目制定编号原则。四是档案整理各环节工作要求。档案整理过程需要参照的国家规范较多，为便于档案工作人员理解和把握，应将这些规范中对各环节工作的要求进行整合，主要包括文件材料收集、鉴定、分类、组卷、保管期限划分、编页、编号、编目、电子档案整理、照片档案整理、卷盒和表格规格等内容。五是档案验收要求。档案验收的条件、验收要求、工作报告和自查报告的格式和内容等应予以统一。档案验收的组织主体和形式可根据各类项目主管部门的要求分别进行规范。
2．加强科研项目档案全过程管理
任务下达阶段，项目主管部门应在下达项目任务的同时，提出档案收集和归档的要求；项目承担或协作单位档案部门应及时了解项目下达情况，以制度规定的收集范围为基础，结合项目任务书，向课题组提出应收集文件材料清单，并对课题组兼职档案人员进行档案工作培训。进度检查阶段，项目主管部门应在下达年度或中期检查通知的同时，提出对档案收集整理情况进行检查的要求；项目承担或协作单位档案部门和科技管理部门应根据项目执行进度，对照检查档案收集整理工作进度，对文件材料收集不齐全、不及时的，应督促课题组进行补充，对分类、组卷、编目等工作不规范的，应给予指导并协助整改。．验收鉴定阶段，项目承担或协作单位档案部门应对项目档案进行形式审查，并68I卫国档寨2014．7协助课题负责人完成档案工作报告。项目承担单位档案部门应对协作单位(子课题)档案进行检查验收。在项目通过鉴定验收后，档案部门还应继续督促课题负责人提交验收报告、验收意见、成果奖励申报、推广应用等方面的后续文件材料，补充完善项目档案。报奖考核阶段，项目承担或协作单位档案部门应根据有关部门的需求如实出具归档情况证明材料，有关部门应切实将其作为科技报奖、科研人员提职考核的重要依据。
3．推进档案信息化建设，实现档案“藏以致用”
一是电子文件材料收集归档。应根据科研项目档案的特点对电子文件材料收集范围、收集方式、整理要求进行细化界定。二是数据库平台建设。在电子文件档案齐全、完整的基础上，由中国地震局档案部门组织建立科研项目档案数据库管理平台，整合系统内科研项目档案信息资源。三是资源共享利用。通过科研项目档案数据库管理平台，局属各单位档案部门可以更高效地做好本单位科研项目档案的归档和查询管理，同时按一定权限查询利用其他单位的档案信息。
4．加强档案管理网络和档案工作队伍建设
为加强对系统内各单位档案工作的归口管理和业务指导，中国地震局应建立由档案部门统一领导、科技管理部门协助配合的档案管理体制。档案部门负责档案管理制度建设、人员培训、监督指导和检查验收等。科技管理部门应协助档案部门，针对各类科研项目的特点确定项目档案的归档范围、管理流程、验收要求等，并从科研项目制度建设和项目执行层面加强管理，确保档案管理作为项目管理的重要组成部分得到落实。而局属各单位应建立由档案部门牵头组织、科技管理部门协助配合、课题组具体负责的档案管理网络。
作者：毛莅霞 单位：地壳运动监测工程研究中心
